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教育行业案例:简道云对学生工作信息化实践解析

2016-05-24 标签: 

兰州交通大学创建于1958年,由唐山铁道学院(现西南交通大学)和北京铁道学院(现北京交通大学)部分系科成建制迁兰组建,原名兰州铁道学院,2003年更名为兰州交通大学,学校开展学历教育、技术改革、科技攻关、勘测设计、工程监理等工作。

作为高校学生工作人员,实现学生工作的信息化哪怕是实现部分信息化一直是我们的痛点。目前虽然高校学生工作人员已经基本配备了移动设备和PC以及互联网,但是学生工作的信息化还停留在使用IM软件群群发通知,各部门填表后使用IM软件发回,发通知者汇总的阶段上,存在通知难、填报难、收集难、汇总难(信息填报不准确,因为日常的报表工作都是通过excel甚至word来收集的,大多不能进行有效的填表,数据收集来后,发通知的人还要进行反复修改甚至再次发通知)的问题,每年都要做很多毫无意义费时费力的工作,相信所有的高校学生工作人员都存在着和我们一样的痛点。


各个高校的学生工作覆盖面都不一样,但是都有共同涉及的方面,现在以本校为例,说明简道云对学生工作信息化的实践。

日常的学生工作基本分为评优评先工作、资助工作(助学、贷款、奖学)、学生公寓管理、就业工作、党委工作、团委工作等,我们细分析一下,无一不和报表对学生信息的收集、查看、修改有关系,我们从这点入手,并以学生工作中最常见的评优、资助和公寓管理来说明。


一、 信息的收集工作

首先在制作报表前,为了保证收集信息的准确性,我们需要招生部门提供最原始的信息,包括学生的学号、姓名、性别、学院、专业、班级和身份证号码等,我们最后希望收集的完整信息由于牵扯过多,一次收集不完整,有的时候还依赖于其他部门来后期导入,所以在设计报表的时候,我们建议大家分类建立。以下是我们建议大家收集基本信息前做的工作。

1.建立基本参数表,我这里举例说明建立参数表的原因和重要性,比如你在信息收集完毕后通过钉钉或者微信企业号限制数据权限时,就不用一个个表分别来进行设置了,你只要把参数表的权限控制好就可以了。另一个好处是所有表都可以引用参数表,比如每个学院下有若干个专业,这时你的其它的任何一个表单就都可以引用学院的参数表使用数据联动来加入学院信息了,以下是我们正在使用的参数表。未来还会增加新的参数表。这里建议大家不要使用中括号“[]”来命名表格,因为导出的数据用数据透视表和其它软件处理数据的时候还需要改名,非常麻烦。


2.以学生基本信息为例,说一下怎么建立表单,其中学院信息等通过参数表进行数据联动来引入。建立学生基本信息:学号(单行文本)、姓名(单行文本)、性别(单选按钮组)、学院(下拉框)、专业(下拉框)、年级(下拉框)、班级(下拉框)、联系方式(单行文本)、身份证号码(单行文本)、分割线、家庭详细住址(单行文本)、父亲姓名(单行文本)、父亲联系方式(单行文本)、母亲姓名(单行文本)、母亲联系方式(单行文本)

3.数据填报前的准备工作,我们需要做一个确认是否填报的装置,因为我们是通过开放外链来填写的,既不能泄漏信息,又要让学生查到自己是否填写,所以我们想到这么一个办法,首先建立这样一个表单。



原理是这样的,使用数据联动来填入身份证号码(当然也可以是别的),因为只要学生填了,这个数据的长度肯定就是大于0的,所以我们只需要在是否填报这里填入这样一个公式,IF(LEN(`身份证号码`)>0,"已经填报数据","未填报任何数据"),同时隐藏容易泄密的身份证号码,使它不可见,那么学生打开检查工具,看到的是这样的:

其实这里他们是否提交已经不重要了,这个装置可以有效让他们检查自己有没有填信息,或者让班长去检查,至于怎么通知,就是见仁见智的方式了。个人建议使用钉钉的公告来做这件事情。

4.发布表单外链

5.制作报表来确定每个学院信息各自填了多少,这里建议使用报表的汇总表。然后可以把这个报表开放给各学院负责学生工作的负责人让他们去督促,一般来说,这样信息的收集者只需要督促不到20个人就够了

二、 信息的管理工作

这个时候你的参数表就派上用场了,你只要设置好哪些学院只能查看自己学院的信息,那么几乎左右的报表和表单,他们都查看不了别人的信息,建议所有的表单根据需要至少配套三个报表(数据表,汇总表和图)。然后把他们放在各个文件夹下分享给不同的人。最后贴一张图来说明我们已经开放的表单、报表和数据分享的页面(实际表单数量四五倍于此)。

最后以图片方式留一个联系方式(不贴工作邮箱了这里),大家如果有更好的办法可以互相交流,在钉钉的钉钉教育之家里也可以找到我。

联系方式: