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进销存

1. 场景:

采购、采购退货、销售、销售退货、财务结算、系统设置等等




2. 所用功能:

关联数据关联查询聚合表 ,子表单等。(点击可以直接链接到功能教程)

注意,在调用数据时,关联查询控件/关联数据控件/数据联动功能均可以实现。区别在于是否入库,大家可以根据需要自行选择。本文档根据进销存模板,采用关联数据控件和关联查询控件。

①数据联动:手动添加控件,诸如下拉框,单行文本,数字等。然后对这些字段定义数据联动,联动到聚合表,可以实时调取聚合表的数据,并且随表单一起提交入库;

②关联数据:关联数据是一种通过主动查找的方式寻找数据。通过一个叫“主键字段”的字段,比如说“商品编号”,选择了商品编号,可以动态显示出关联数据所设置的“显示字段”。这些数据都是存在别的表单或者聚合表中的,不会随着当前表单一起提交入库;

③关联查询:关联查询,是介于关联数据和数据联动之间的功能。是根据已有字段的值,来从别的表单或聚合表中调取要查找的数据,比如库存量。这个值也是不提交入库的。

这里要说一个概念:什么叫入库。入库就是,把这个值随着表单一起,提交到数据管理中。如果不进行人为的改动,这个值是不会变的,就算之前调用的那条数据已经产生了变化,这个入库的值也不会变化。不入库是指,这个数据每次需要显示的时候,都去读取一下被调用的表单或聚合表的数据,是实时的。入库的数据可以参与表单计算(公式等),不入库的数据可以实时更新。



3. 为什么要用聚合表

(1) 聚合表 vs MAPX函数--提高速度,解决前台计算问题

在有聚合表之前,在表单中计算库存时,是用MAPX函数。这样每次计算都是在前台,当数据量非常大时,MAPX函数会变得特别慢。有了聚合表之后,就可以在聚合表中进行计算,然后到表单中,用关联查询或者关联数据控件调用聚合表的数据就行了。

(2) 聚合表 vs 汇总表--数据可以调用到表单中

虽然汇总表也可以计算库存,但是聚合表支持数据调用到表单中,而且计算速度更快。这样就可以在填写表单时(如销售单),直接查看当前库存,做好库存预警、负库存校验等等功能。


4. 设计思路

4.1 系统设置

系统设置,包括仓库、商品、供应商、客户管理等基础信息。以便于采购、销售、退货等场景中,直接调用这些基础信息,提高数据填报的效率。

系统设置中的几张表单,设计比较简单,这里就不再详细说明。大家可以在模版的基础上,根据自己的需求,进行修改。并录入数据。



4.2 商品采购表

(1) 供应商:下拉框,调用[供应商管理]表单中的供应商信息



(2) 仓库:下拉框,调用[仓库管理]表单中的仓库信息



(3) 采购时间:日期控件,默认值为填写当天,即获取显示填表时的时间



(4) 商品详情:子表单,记录采购商品的具体信息

① 添加[关联数据]控件


② 设置关联表[商品管理],添加显示字段,即调用商品管理表中的数据。设置编号为主键字段,作为这个关联数据控件的值,为之后做聚合表求库存做准备。


③ 在预览中看下关联数据的效果。在填报商品时,可以直接选取[商品管理]表中的数据,提高填报效率。


④ 在子表单中添加数字控件,记录实际采购价、采购数量、单品总价。其中,单品总价通过公式计算出来



(5) 采购单总价数字控件,编辑函数计算商品的总价



(6) 实际支付金额:数字控件,用于填写实际支付金额


(7) 备注:多行文本,用于填写备注或者说明


(8) 看下商品采购表的整体效果



4.3 采购退货表

(1) 供应商:下拉框,调用[供应商管理]表单中的供应商信息


(2) 仓库:下拉框,调用[仓库管理]表单中的仓库信息


(3) 采购时间:关联数据,根据供应商和仓库,调出所有的采购时间,以供选择。



来看下关联数据的效果。在选定供应商和仓库后,可以直接选取[商品采购]表中的对应的采购时间,确定是对哪一天的采购进行退货。



(4) 采购详情:关联查询,通过供应商,仓库,采购时间,这三个字段,查询出这张[商品采购]表单中的详细信息。


来看下关联查询的效果。在选定供应商,仓库,和采购时间后,可以直接查询出[商品采购]表中的对应的采购详情。



(5) 退货时间:日期控件,默认值为填写当天,即获取显示填表时的时间


(6) 退货详情:子表单,和[商品采购]表单中的[商品详情]字段设置类似。

① 添加[关联数据]控件



② 设置关联表[商品管理],添加显示字段,即调用商品管理表中的数据。设置编号为主键字段,作为这个关联数据控件的值,为之后做聚合表求库存做准备。




③ 继续添加数字控件,记录实际退货价、退货数量、单品总价。其中,单品总价通过公式计算出来



(7) 退货单总价数字控件,编辑函数计算退货的总价



(8) 实收金额:数字控件,用于填写实际退款金额


(9) 备注:多行文本,用于填写备注或者说明


(10) 看下采购退货表的整体效果


4.4 商品销售表

与[商品采购表]的设计相类似

(1) 客户:下拉框,调用[客户管理]表单中的客户信息


(2) 仓库:下拉框,调用[仓库管理]表单中的仓库信息


(3) 销售时间:日期控件,默认值为填写当天,即获取显示填表时的时间


(4) 商品详情:子表单,记录销售商品的具体信息

① 添加[关联数据]控件


② 设置关联表[商品管理],添加显示字段,即调用商品管理表中的数据。设置编号为主键字段,作为这个关联数据控件的值,为之后做聚合表求库存做准备。


③ 在预览中看下关联数据的效果。在填报商品时,可以直接选取[商品管理]表中的数据,提高填报效率。


④ 在子表单中添加数字控件,记录实际售价采购价、销售数量、单品总价。其中,单品总价通过公式计算出来


(5) 销售单总价数字控件,编辑函数计算商品的总价


(6) 实收总额:数字控件,用于填写实收金额


(7) 备注:多行文本,用于填写备注或者说明 


(8) 看下商品销售表的整体效果




4.5 销售退货表

与[采购退货表]的设计相类似


(1) 客户:下拉框,调用[客户管理]表单中的供应商信息


(2) 仓库:下拉框,调用[仓库管理]表单中的仓库信息


(3) 销售时间:关联数据,根据供应商和仓库,调出所有的销售时间,以供选择。


来看下关联数据的效果。在选定客户和仓库后,可以直接选取[商品销售]表中的对应的销售时间,确定是对哪一天的销售进行退货。



(4) 销售详情:关联查询,通过客户,仓库,销售时间,这三个字段,查询出这张[商品销售]表单中的详细信息。


来看下关联查询的效果。在选定客户,仓库,和销售时间后,可以直接查询出[商品销售]表中的对应的销售详情。



(5) 退货时间:日期控件,默认值为填写当天,即获取显示填表时的时间


(6) 退货详情:子表单,和[商品销售]表单中的[商品详情]字段设置类似。

① 添加[关联数据]控件



② 设置关联表[商品管理],添加显示字段,即调用商品管理表中的数据。设置编号为主键字段,作为这个关联数据控件的值,为之后做聚合表求库存做准备。



③ 继续添加数字控件,记录实际退货价、退货数量、单品总价。其中,单品总价通过公式计算出来


(7) 退货单总价数字控件,编辑函数计算退货的总价


(8) 实收金额:数字控件,用于填写实际退款金额


(9) 备注:多行文本,用于填写备注或者说明


(10) 看下商品退货表的整体效果


4.6库存盘点


(1) 仓库:下拉框,调用[仓库管理]表单中的仓库信息


(2) 盘点时间:日期控件,默认值为填写当天,即获取显示填表时的时间


(3) 商品详情:子表单,记录库存盘点的具体信息

① 添加关联数据控件,与[商品销售]表单中的商品详情字段设置类似





② 添加数字控件,录入盘点数量,盈亏数量。


(4) 备注:多行文本,用于填写备注或者说明


4.7 库存计算

在库存盘点时,需要和现有库存进行比较,计算出盈亏。在采购/销售/退货等多个环节中,查看各类商品的即时库存,可以有效避免负库存情况,设置库存预警,更好的管理进销存。


因此在以上5个表单设计完成之后,通过聚合表计算出库存,然后再回到表单中添加关联查询控件,调用聚合表中的库存,实现实时查看。


(1) 新建聚合表



(2) 设置多表关联,选取[商品采购][采购退货][商品销售][销售退货][库存盘点]5个表单,以[仓库]和[商品]为关联字段进行关联。



此处5个表单中的商品字段,都是关联数据控件,其主键均设置为[编号],即对商品编号进行关联。



(3) 添加行表头/列表头,在指标中添加函数计算库存。



(4) 根据需要修改显示名



(5) 这样库存就计算出来了



(6) 回到[商品采购][采购退货][商品销售][销售退货][库存盘点]表单中添加关联查询控件,调用聚合表中的库存。

[商品销售]表中的商品详情字段为例,在子表单中添加[关联查询]控件,关联表设置为库存计算(聚合表),显示字段为库存,关联限定条件为仓库和商品(编号)。





即在填写表单时,填写了仓库和商品,库存字段会调用出聚合表中相同仓库和商品编号的库存数据。看下效果:




4.8 负库存校验

出库时,往往不允许超卖,即出现本次销售数量大于库存数量时(即负库存),不允许提交销售表单。

在聚合表中,可以对库存进行校验,使得库存小于0时,不允许提交表单。



看一下填写销售表时的效果:




4.9 进销分析

基于[商品采购][采购退货][商品销售][销售退货][库存盘点]5张表单,以汇总表为主,对于商品进销进行分析。具体可以参考模版中心的进销存应用。



4.10 财务分析

新建供应商汇款和客户收款两个表单,并配合[商品采购][采购退货][商品销售][销售退货],进行供应商对账,客户对账和毛利统计。具体可以参考模版中心的进销存应用。