进销存系统做账指南，做账没开通进销存系统怎么办？

鸭翼吕

·

2025-07-28 02:29:24

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许多企业在未开通进销存系统时，往往会面临数据分散、出错率高、管理效率低等问题。那么，做账没开通进销存系统可以通过1、手工台账管理，2、Excel等电子表格辅助，3、选择简道云等云端进销存工具临时解决，4、尽快上线专业的进销存系统优化流程。其中，推荐第三点——利用如简道云这样的在线进销存模板和工具进行过渡性管理。这样不仅能快速搭建基础的库存与账务体系，还支持自定义扩展，并且为后续系统升级打下数据基础。下文将详细阐述各种方法的优劣及操作建议，并介绍适合中小企业的实用解决方案。

《做账没开通进销存系统怎么办》

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一、做账未开通进销存系统的常见困境与初步对策

许多公司在业务初期或者因预算约束，没有及时部署专业的进销存系统，这会导致如下问题：

• 采购、销售和库存信息分散在不同表格或纸质单据中
• 数据统计依赖人工汇总，极易出错
• 难以及时掌握库存动态和资金流向
• 财务做账难以做到精细化核算

针对这些困境，可以采取以下几种初步对策：

方法	优点	局限性
手工记账（纸质/台账）	简单易行，无需技术门槛	易丢失、查找慢
Excel管理	灵活、自定义强	多人协作难，同步不便
临时云端工具（如简道云）	快速上手，可多人协作，自带模板	高级功能受限（免费版本）
自建数据库/小程序	个性化强	技术门槛高

推荐使用像简道云这样的SaaS平台，可以直接套用成熟模板，如简道云进销存 ，既能降低试错成本，又方便后续数据迁移。

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二、各类替代方案详细解析及操作流程对比

下面将常见的四种替代方式进行详细拆解，包括适用场景与注意事项。

1. 手工台账方式

• 适合业务量极低或刚起步的小微企业。
• 操作步骤：

1. 准备专用笔记本/纸质台账。
2. 按采购入库、销售出库分别登记，每日更新。
3. 定期人工盘点核对差异。

• 缺点：数据分散、不便查询、容易出现人为疏漏。

2. Excel表格管理

• 优势在于灵活，可以设计多表关联，实现简单的数据分析。
• 推荐结构设计：

工作表名称	功能说明
商品资料	商品编号/名称/规格
入库流水	日期/商品/数量
出库流水	日期/商品/数量
库存汇总	动态计算当前库存

• 操作建议：
• 利用公式实现自动加减；
• 保持定期备份防止丢失；
• 注意多人编辑时的信息同步问题。

3. 使用在线SaaS平台（如简道云）

• 推荐理由：
• 无需本地安装，即开即用；
• 支持多人协同编辑和移动办公；
• 模板丰富，可随需调整字段与流程；
• 数据自动备份，更安全稳定。

操作实例流程如下：

1. 注册并登录简道云官网

2. 搜索“进销存”相关模板，一键复制到自己的空间；

3. 按实际情况自定义产品目录、供应商信息等字段；

4. 每次采购或销售后及时录入对应单据信息；

5. 利用内置报表自动生成采购统计、销售明细及库存余额；

6. 自建数据库/开发小程序

• 多用于有IT资源或特殊需求的大型企业。
• 优势是高度定制，但开发周期长且维护成本高，不推荐一般企业采用过渡性做法使用。

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三、“补救”期间的风险提示与数据规范建议

为了确保财务做账准确无误，即使暂未上正式进销存软件，也应注意以下规范：

• 所有原始凭证妥善保存，不得随意涂改
• 入库、出库必须双人复核并签字确认
• 定期（月度或季度）进行实物盘点，与账面核对差异
• 财务人员应建立一套《库存商品明细帐》，每笔业务清晰可追溯

建议员工培训基本的数据录入规范，比如统一产品编码规则、防止重名混淆；推行“先登记再流转”的操作习惯，以减少漏项或重复记账风险。

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四、中小企业为何要尽快上线专业化进销存系统？

长期依赖手工或零散电子台帐，会带来如下隐患：

1. 信息孤岛：各部门各自为政，无法实时共享关键数据
2. 数据滞后：业务决策缺乏及时准确的数据支撑
3. 风险积累：因错误累计导致财务报表失真甚至税务风险
4. 合规难题：无法满足税务稽查的数据完整性和可追溯要求

现代化SaaS平台（如简道云）的优势体现在以下几个方面：

功能模块	手工台帐	Excel电子表格	简道云/SaaS平台
多人协同	差	较弱	强
移动办公	不支持	限制较大	随时随地
自动统计分析	无	有限	丰富
权限分配	无	有但不完善	精细
模板可扩展性	差	可自建	一键配置，多行业覆盖

特别是对于成长型公司来说，从一开始就采用标准化的信息化工具，有助于形成良好的内部控制体系，也便于后续快速扩展业务规模。

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五、“过渡+升级”：高效解决方案实践分享（以简道云为例）

如果当前尚未开通正式ERP，但又急需提升库存及财务管控能力，可以采用“过渡+升级”的组合模式：

1. 短期内快速上线免费版或轻量版SaaS模板（如简道云进销存 ）

• 利用平台现成模板，省去自行设计时间
• 支持导入历史Excel数据，实现平滑迁移
• 可根据实际需求增删字段，如加上批次号、有无条码等

2. 中长期逐步迭代升级功能

• 随着业务发展，将基础模板升级到付费版本，引入更丰富报表、多仓库、多用户权限等高级功能
• 实现与财务软件的数据接口，无缝衔接总账凭证生成

3. 案例说明：某贸易公司应用过程示例

公司A原采用Excel记录货品购买和销售明细，经常出现遗漏和统计滞后。试用简道云 的标准进销存模板后，仅一天即可完成初始化配置，并让采购部和仓储部同时在线录入。从此每晚都能自动生成当天的采购汇总和销售毛利报告，为老板决策提供了极大便利。半年后，公司根据自身发展需要，将部分高级权限开放给新加盟分仓，实现了跨地区统一管控。

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六、自主实施指南与常见疑问解答FAQ

很多用户关心如何最快落地，以及遇到问题如何排查，这里总结如下实施步骤及FAQ供参考：

实施步骤推荐

1. 明确核心需求（如只关注商品收发还是需连带财务模块）
2. 收集整理已有商品资料及历史交易记录
3. 在简道云官网 一键获取并复制适合自己行业的“进销存”模板
4. 按照指导视频或文档完成商品目录初始化
5. 培训相关员工按流程录入新业务单据
6. 每周/月导出报表，与实际盘点结果进行比对校验

常见问题解答

• Q: 免费版会不会有很大限制？ A: 简单日常业务基本满足，如需批量导入导出、大量并发用户则考虑升级付费版。

• Q: 数据安全如何保障？ A: SaaS平台每天自动备份，并支持权限控制；重要敏感信息可设置访问限制。

• Q: 如何保证未来切换到其他ERP不会丢失历史记录？ A: 可随时导出全部原始业务与报表至Excel格式，为未来迁移预留接口。

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七、小结及行动建议：迈向数字化管理的第一步

面对未及时部署正式进销存系统的问题，中小企业完全可以通过利用纸质台帐+Excel+在线工具（如简道云 ）组合补救，在最短时间内建立起基础的信息流转机制。这不仅降低了前期IT投入风险，更为日后的数字化升级打下坚实基础。建议大家尽早梳理内部流程，从规范商品编码开始，通过引入高效协同工具实现数据实时共享，为公司的持续成长赋能！

最后分享一个我们公司在用的【进销存系统】标准模板，需要的小伙伴可以直接领取体验，可自定义编辑修改：https://s.fanruan.com/xrxfy

精品问答:

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做账没开通进销存系统怎么办？

我最近做账时发现没有开通进销存系统，担心数据管理混乱和效率低下，不知道该如何解决这一问题，是否有替代方案或者补救措施？

如果做账没开通进销存系统，可以采取以下几种方法来弥补：

1. 手工登记账本：通过Excel或纸质账本进行采购、销售和库存的手动记录，适合小规模企业。
2. 使用简单的财务软件：选择支持基本库存管理功能的软件，如用友、金蝶等入门版。
3. 分步开通进销存模块：部分ERP软件允许逐步激活模块，先完成核心财务记账，再逐渐引入进销存。
4. 外包给专业服务商：委托会计师或第三方服务机构进行数据整理和管理。

根据《中国中小企业信息化调查报告2023》数据显示，约62%的中小企业通过简易工具管理库存，有效降低了20%的运营错误率。

没有进销存系统对做账有哪些影响？

我听说没有开通进销存系统会影响财务数据的准确性和报表生成，但具体有哪些方面会受到影响，我想了解清楚后做好准备。

缺少进销存系统对做账的主要影响包括：

影响方面	详细说明
数据录入错误率提升	手工操作易出现重复或遗漏，导致账目不清晰
库存信息滞后	无法实时同步库存变化，可能造成断货或积压
报表生成困难	缺乏自动化统计工具，财务报表制作耗时增加
成本核算不精确	难以准确匹配采购成本与销售收入，影响利润分析

根据2022年财务行业研究报告，无进销存支持的企业其月度差错率高出有系统企业约35%。

如何快速搭建简易的进销存辅助工具？

我现在还没条件启用正式的进销存系统，但急需一个能辅助做账和管理库存的工具，有没有快速搭建的方法推荐？

快速搭建简易进销存辅助工具可以采用以下策略：

• Excel模板制作：设计包含采购、销售、库存三大模块的工作表，并利用公式实现自动汇总。
• 低代码平台应用：使用如钉钉、腾讯文档等内置模板快速配置简单数据库应用。
• 免费在线工具利用：选择市场上免费的在线库存管理软件，如『石墨文档』或『微盘』等，加快数据录入流程。

案例说明：某服装零售店通过Excel自制模板，在一个月内将手工统计时间缩短了50%，库存差异减少了15%。

未来应该如何规划开通完整的进销存系统？

我担心以后业务扩大后，如果一直没开通完整的进销存系统，会导致管理混乱，请问应该怎样科学规划这一步骤？

科学规划开通完整进销存系统建议如下：

1. 需求分析阶段：明确业务规模、交易频次及关键痛点，如库存周转率低或发货错误多。
2. 供应商调研对比：选择支持云端、多终端访问且兼容现有财务软件的解决方案。
3. 分阶段实施计划：先导入采购与销售模块，再逐步接入仓库与财务核算，实现平滑过渡。
4. 培训与反馈机制建立：确保员工熟练掌握新系统操作，并收集使用反馈持续优化。

数据显示，引入完整ERP及进销存方案后，中型企业运营效率平均提升30%，资金占用率降低12%。

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