电商进销存软件如何做内账？没有软件怎么办？

韧诸萧

·

2025-07-28 03:33:59

阅读10分钟

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在电商运营过程中，如果没有进销存软件做内账，可以通过1、手工台账、2、Excel表格管理、3、使用第三方SaaS工具（如简道云进销存）、4、自建数据库系统等方式实现基础的商品与财务管理。其中，最实用且易于上手的方法是利用Excel表格进行商品采购、销售和库存动态的记录，但随着业务量增加，人工方式容易出现错误和效率瓶颈。因此，推荐借助像简道云进销存这样的低代码平台，快速搭建适合自身流程的内账系统，不仅自动化程度高，还能灵活自定义报表与权限，大幅提升工作效率。

《电商没有进销存软件怎么做内账》

一、手工与Excel台账管理方式

在缺乏专业进销存软件时，大部分电商企业会采用以下传统方式来做内账：

方式	优点	缺点	适用场景
手工记账	成本低、门槛低	易错漏、统计慢、不易追溯	初创小店铺
Excel表格	功能灵活、可批量处理数据	难以多人协作、高级功能需自学	小型/中小电商

具体操作步骤如下：

1. 建立采购明细台账：记录每次采购商品的名称、数量、单价和总金额。
2. 建立销售明细台账：每日统计各渠道销售数据，包括订单号、客户信息及出库时间。
3. 建立库存流水：同步更新每次入库和出库后的实际库存数量。
4. 定期盘点核对，修正误差。

优劣分析 手工与Excel虽简单易用，但随着SKU增多或订单量大时，人为录入极易出错；历史数据查找也非常费力。例如，一家月均处理1000笔订单的小型网店，仅靠人工Excel就可能每天花费数小时整理对账，还难以实时掌握库存动态，对经营决策支持有限。

二、第三方SaaS工具助力高效内账管理

为解决传统记账效率低下、电商业务复杂等问题，不少企业选择第三方SaaS工具，如简道云进销存。其优势体现在：

• 快速部署上线，无需开发基础；
• 灵活自定义各类单据（采购单/销售单/库存调整单等）；
• 多人协作与权限分级；
• 自动生成报表，一键导出对帐及统计。

下表对比了不同数字化方案：

方案	投入成本	上手难度	协同能力	自动化水平
Excel	极低	较易	弱	无
简道云进销存	适中	极易	强	高
自研系统	高	难	强	可定制极高

详细介绍：简道云进销存 作为一款无代码/低代码定制工具，简道云进销存提供了丰富的模板和组件。比如，你可以根据实际业务自定义字段（如SKU编码/仓库位置），设定流程审批节点，实现从采购到出库全流程数字化。其多视图展示，例如“看板视图”帮助运营人员直观跟踪订单状态，“自动提醒”减轻漏单压力。此外，它还能灵活导入ERP或主流电商平台数据，对接财务系统，一站式提升工作效率，有效规避人工失误带来的损失。

三、自建数据库与专业ERP系统

对于具备技术能力或有长期发展规划的大型电商，可以考虑自建数据库或上线专业ERP系统。这些方案通常包括：

1. 搭建MySQL/MongoDB等数据库，开发专属后台管理界面；
2. 对接线上商城API，实现自动同步订单和库存；
3. 支持复杂权限分级、多维度报表分析及移动端应用访问。

优点在于高度定制、安全性好，可深度整合公司多业务线；但投入成本较高，周期长，对IT团队要求较大。通常适合年销售额千万以上、有自主研发能力的大型电商集团。

四、电商企业选择合适“内账”管理方案要素

不同阶段的电商企业应结合自身情况选择最合适的内账管理方法。主要考虑因素包括：

• 业务规模与复杂度：SKU数量多、电商渠道多建议上云端SaaS或ERP。
• 团队协作需求：多人同时操作更需权限与流程控制。
• 成本预算：初创期可先用免费模板或开源工具，发展壮大后再升级。
• 数据准确性要求：日常盘点频率高者建议使用带扫码硬件支持的软件。

举例说明： 某服装类淘宝店起初采用Excel台账，仅有两人操作。但随着品类扩充到50款以上，每天十几个订单后出现频繁差错。转用简道云进销存后，通过扫码入库+自动扣减库存+每日报表推送，不仅节省大量复盘时间，还能及时发现热卖品断货风险，实现了业绩增长30%的突破。

五、电商“无软做内账”常见问题及应对建议

未使用专门软件时常遇到如下挑战，应采取针对措施加以优化：

问题类型	常见表现	应对办法
数据混乱	库存不符/丢单/重复发货	建议及时更新数据并双人复核
工作量大	人工录入耗时多/难以汇总历史	使用批量处理函数或模板
权限泄露	敏感价格或业绩被无关人员获取	Excel加密设置+分文件保存
无法溯源	出现问题难查找到底环节	保留日志，多版本文件备份

若资源允许，可逐步引入更加智能化的信息化工具，从而将原始人工模式向数字化升级过渡。

六、“简道云进销存”上手实操指南

对于希望快速搭建个性化内部“流水帐”的用户，以简道云进销存为例，可遵循如下步骤高效落地：

1. 注册账号并选用现成的“标准模板”，如《通用版·超好用》。
2. 按需修改字段（商品名称/SKU编号/供应商/客户等）。
3. 配置角色权限，让不同岗位（采购员/仓管员/老板）只看自己相关内容。
4. 设置自动提醒，如当某SKU低于安全库存线时APP消息推送预警。
5. 导入历史数据，并开启日常录入，从此全程无纸质流转！

下列表格对比了各阶段所需操作要点：

阶段	操作任务
入门配置	注册账号→套用模板→字段调整
日常记帐	新增采购→销售→退货→转仓
报表分析	查看日报/月报→利润毛利统计
审计校验 ｜历史追溯→导出明细备份

这种灵活组装+可视化看板模式，非常适用于成长型团队迭代升级，也方便领导随时掌控公司经营动态。不论是PC还是手机微信端均可同步操作，大幅降低沟通成本，提高整体经营透明度和抗风险能力。

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总结与建议

综上所述，在没有专业进销存软件的情况下，虽然仍可借助人工台帐或Excel实现基础内帐功能，但面对现代电商不断增长的数据体量和业务复杂性，这些传统方法很快会暴露出效率低下和风险隐患。建议广大中小卖家尽早采用如简道云进销存这类智能化平台，通过模块组合、自定义场景快速搭建专属自己的数字化体系，实现降本增效、安全可靠地支撑业务扩展。如果你还在为如何规范内部流水而困扰，不妨直接试试我们公司正在使用的免费模板，一键开通即刻体验，无论是直接套用还是个性修改都非常便捷！

分享一个我们公司在用的进销存系统模板，需要的可以自取，可直接使用，也可以自定义编辑修改：https://s.fanruan.com/xrxfy

精品问答:

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电商没有进销存软件，如何高效管理内账？

作为一个刚开始做电商的小白，我没有进销存软件，感觉内账管理特别混乱。有没有什么方法能让我高效管理内账，避免数据错漏？

没有进销存软件的情况下，可以通过Excel或Google Sheets搭建简单的进销存表格，实现内账管理。具体做法包括：

1. 建立“采购入库表”和“销售出库表”，分别记录每笔进货和销售数据。
2. 利用公式自动计算库存余额，如“库存=期初库存+采购数量-销售数量”。
3. 定期核对财务流水与库存数据，确保账物相符。

案例：某电商卖家通过自制Excel模板，实现了月度库存准确率达98%，有效控制了资金流动。

电商内账不使用进销存软件，会遇到哪些风险？

我听说不使用专业的进销存软件做内账可能会有风险，但具体有哪些方面的问题呢？我想知道如果不用软件，会给业务带来什么隐患。

不使用进销存软件，主要风险包括：

• 数据错漏频发：手工登记容易出现输入错误，导致账实不符。
• 库存积压或缺货：无法实时监控库存，造成资金占用或断货。
• 财务对账困难：缺乏自动化工具，月末对账耗时长且易出错。

一项调查显示，没有使用进销存系统的中小电商企业，其盘点误差率平均达到7%-12%，明显高于行业平均3%的水平。

如何利用Excel实现基础的电商进销存和内账管理？

我想用Excel替代进销存软件来做内账，不知道具体应该怎么设计表格和工作流程，有没有详细的指导或者模板推荐？

利用Excel实现基本的电商内账管理，可以按以下步骤操作：

表格名称	功能描述	核心字段
采购入库表	记录所有采购商品信息	商品名称、数量、单价、日期
销售出库表	跟踪所有销售出库数据	商品名称、数量、单价、日期
库存汇总表	自动计算商品当前库存及成本	商品名称、当前库存、单位成本
财务流水表	汇总日常收支与费用	日期、收入金额、支出金额

操作技巧包括使用SUMIF函数统计销量，用条件格式标记低库存商品。网上有大量免费模板可以下载，也可以根据自身业务定制调整。

没有专业系统时，如何保证电商内账数据的准确性和合规性？

我担心不用专业的软件做内账会导致税务审计时出现问题，有哪些方法能保证在无系统情况下做到数据准确且符合财务规范？

保证无系统情形下的数据准确性和合规性，可以采取以下措施：

1. 制定标准化记账流程，每笔业务及时录入并复核；
2. 使用双人审核机制，一人录入一人复核；
3. 定期进行盘点，与财务记录进行交叉核对；
4. 保存完整原始凭证，如采购发票、销售订单等；
5. 合理归类费用和收入科目，符合当地税务政策要求。

例如，一家中小型电商企业通过上述措施，将年度审计差错率降低至1%以内，同时顺利通过税务检查。

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