进销存帐由出纳做吗？出纳与进销存职责有何区别？

飞文用

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2025-07-28 13:50:35

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进销存的账通常不是由出纳做的，原因有三：1、职责分工不同；2、专业要求不一样；3、风险与内控需要分离。 其中，最核心的原因是职责分工不同。企业中，出纳主要负责现金和银行收付业务以及日常资金管理，而进销存账则属于仓库管理或会计范畴，需要记录商品采购、销售和库存等环节的数据。将这两项工作混为一体不仅增加了差错和舞弊风险，还违背了现代企业内部控制的基本原则。例如，如果出纳同时负责资金流动与货物流动记录，就可能出现账实不符或财务漏洞。因此，合理岗位分工对于企业运作至关重要。

《进销存的帐是由出纳做的吗为什么》

一、进销存与出纳职责界定

1. 进销存账务本质 进销存账目主要涉及商品或原材料采购（进）、销售（销）及库存（存）的全流程数据管理，是企业物资流转的信息基础。其内容涵盖：数量、单价、金额、供应商/客户信息及各类凭证。

2. 出纳工作范围 出纳人员主要负责以下事项：

• 现金收支
• 银行账户收支
• 日常资金结算
• 支票等票据管理

3. 岗位分工对比

职责	出纳	进销存账务
工作内容	现金/银行结算	商品采购、销售及库存记录
目标	管理资金安全，保证收付准确	保证物资流转数据真实
专业性	财务基础操作	仓储/财务复合型知识
内控要求	不可兼任其它财务岗位	与会计岗位相互监督

二、为什么不能由出纳做进销存账？

1. 职责冲突与内控风险 现代企业实行岗位责任制和内部控制制度，明确规定：现金（资金）管理与实物资产管理应相互独立。如果由同一人兼任，则难以有效防止舞弊、失误。例如：某员工既能操控货物数据，又能操作资金流入流出，一旦发生盗窃或虚报损失，将极难察觉。

2. 专业能力需求差异

• 出纳需掌握的是银行结算流程与各类票据操作规范；
• 进销存更侧重于物流跟踪与成本核算，对ERP系统和业务流程有深入了解。 举例说明：某批货品入库后，需登记数量和单价，这需要懂得产品分类及成本归集方法。而这并非所有出纳都熟悉。

3. 工作量与效率影响 将两项繁重工作交由同一人，会导致工作疏漏。如月底盘点期间，同时要对账款流水和库存进行核对，很容易因精力分散而遗漏关键细节。

4. 案例分析 2018年某制造企业因未区分岗位，由出纳兼任仓库统计。结果半年后发现数十万元货物短缺，却因缺乏独立监督无法查明责任归属。这直接影响了企业资产安全，也损害了经营者利益。

三、标准化操作流程解析

列出现代企业在处理“进销存”与“出纳”两个岗位时的标准流程：

步骤	操作人	操作内容
原材料采购申请	仓库/采购员	填写采购申请单
审批入库	仓库主管	验收数量质量并录入系统
入库凭证生成	会计/仓管	建立入库台账
开具付款申请	财务/会计	根据入库凭证审核后提出付款请求
出纳付款	出纳	审核会计资料后完成银行付款
销售发货	销售/仓管	根据订单配货并记录发货明细
应收款确认	会计	开票及应收确认

通过此流程可以看到，各环节均有独立人员负责，确保每一步都有复核机制，有效提升数据准确性与安全性。

四、防范风险的重要性分析

1. 风险类型

• 舞弊风险：同岗操作易形成“内部人作案”，难以追溯。
• 差错风险：因兼顾多岗导致记录遗漏，对账困难。
• 法律合规风险：违反《会计法》等法规可能被追责处罚。

2. 内部控制制度解读 根据《企业内部控制基本规范》明确要求：

“涉及资产保管及相关记录的岗位，应当相互分离，不得由一人兼任。”

3. 实际影响举例 假设一家中小型贸易公司让出纳记库存账，结果月末盘点发现实际库存比台账少20%。由于没有第三方复核，只能推测原因，但无法追究具体责任。这种情况在审计时也将被指出为重大内控缺陷。

4. 信息化助力防范 采用如简道云等数字化工具，可以实现权限配置和数据追溯。例如：

• 仓管录入商品动态，仅可查看自身权限范围的数据；
• 财务端审批付款，与实际库存变动无直接交集。 这样即便有异常变动也能及时锁定问题环节，有效降低损失概率。

五、高效协作建议及工具推荐

1. 岗位说明书制定 建议各类公司均制定详细岗位说明书，下列为示意表：

岗位	核心职责
仓库管理员	入库验收、台账维护
会计员	原始凭证审核、成本归集
出纳	现金银行支付

这样可以让员工明确自身边界，也方便管理层监督考核绩效。

2. 信息系统支持——简道云进销存模板 简道云作为低代码平台，可自定义搭建适合自身业务场景的进销存系统，实现如下功能：

• 多用户协作，每人只接触本职模块；
• 自动生成采购单据与付款提醒；
• 实时查询库存动态，并自动预警低库存状态；
• 完善的数据权限设置，有效避免越权操作；

实际应用案例： 某电商公司通过简道云部署模板，实现仓库员录入发货，会计实时查阅销售情况，而财务部门只能处理付款事宜，各自独立又高效协同，大大减少了人为错误和舞弊空间，提高了整体运营效率。如需体验该模板，可前往 https://s.fanruan.com/xrxfy

六、小结与行动建议

综上所述，“进销存的帐不是由出纳做的”这一原则，是基于现代企业内控制度设计、安全合规以及高效协作等多重考虑。合理划分岗位，既保护了公司资产安全，也提升了运营效率。强烈建议广大企业主：

1. 明确各类财务职能边界；
2. 建立完善的信息化体系，如采用简道云这样的工具进行数字化升级；
3. 定期组织内部培训，加强员工职业素养建设；

最后分享一个我们公司在用的进销存系统模板，需要的可以自取，可直接使用，也可以自定义编辑修改：https://s.fanruan.com/xrxfy

精品问答:

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进销存的帐是由出纳做的吗？

我一直在想，进销存系统里的账务到底是不是出纳负责处理？他们的职责边界在哪里？我需要弄清楚出纳在进销存中的具体角色和工作内容。

进销存的账务管理通常不是完全由出纳负责。出纳主要负责现金及银行收支管理，而进销存系统涉及采购、销售和库存的记录与核算，更多由仓库管理员、业务员及财务会计配合完成。具体来说：

• 出纳负责资金收付和银行对账，确保资金流安全。
• 财务会计根据进销存数据做账务处理与报表编制。
• 仓库管理员维护库存数据，保证库存准确。

例如，一家中型企业中，出纳每日核对现金流，但采购入库与销售出库的数据录入则由仓库和业务部门完成，再由财务人员统一审核并入账。

为什么说出纳不完全负责进销存帐？

我看网上有些说法是进销存帐是财务会计做的，那为什么不让专门掌管现金流的出纳来做呢？这两者之间有什么区别吗？

这是因为进销存涉及多方面的数据录入与核算，职责分工明确有助于提高效率和防范风险。具体区别如下：

职责	出纳	财务会计及其他部门
工作重点	现金、银行收支管理	采购、销售、库存等业务数据核算
数据来源	银行凭证、现金单据	订单、发票、仓库盘点等业务单据
风险控制	防止资金流失	确保业务数据真实完整

因此，将进销存账簿交给专业财务人员或相关岗位分工协作，可以实现更精准的资金与物资管理。

实际工作中，出纳如何配合进销存管理？

我想了解一下，在日常企业运营里，出纳和负责进销存的人是怎么协同工作的，他们之间信息如何传递，有哪些关键点需要注意？

在企业实际操作中，出纳配合进销存管理主要体现在资金收付环节，与库存变动形成闭环控制：

1. 出纳根据采购付款申请支付货款，并做好付款凭证记录。
2. 财务人员根据仓库提供的入库单据核对采购货物数量。
3. 销售收款后，出纳及时登记收入并回传给财务更新应收账款数据。
4. 定期进行资金与库存盘点，对异常情况及时反馈调整。

通过上述流程，确保采购到付款、销售到回款信息一致，提高企业资金安全性和库存准确率。

如何通过系统优化进销存与出纳账目的衔接？

我觉得用传统手工方式处理这些账目效率太低，而且容易出现错误，有没有什么系统或工具能帮助我们更好地整合进销存和出纳工作流程？

采用集成化ERP（企业资源计划）系统可以极大提升进销存与出纳账目的协同效率。例如：

• 自动同步采购订单生成付款申请，减少人工录入错误率达30%。
• 销售完成后自动触发应收款登记，缩短月结时间20%。
• 实时库存更新辅助资金预测，提高现金流周转率15%。

案例：某零售企业引入ERP后，实现了从订单生成到付款核算的一体化操作，不仅减少了人力成本，还提升了数据准确性和决策速度。建议结合企业规模选择适合的软件方案，如金蝶、用友等。

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