进销存表发票准备指南，做进销存表需要哪些发票？

窦蛙围

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2025-07-29 01:20:07

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做进销存表需要什么发票

《进销存表发票准备指南，做进销存表需要哪些发票？》

在制作进销存表时，核心需要关注1、采购发票（进项发票）；2、销售发票（销项发票）；3、库存相关凭证或单据。其中，采购发票是进销存管理的基础数据来源之一，对企业采购成本核算、税务抵扣及后续库存台账管理等环节起着至关重要的作用。企业在采购商品或原材料时，需索取规范的增值税专用发票或普通发票，用于登记入库、财务入账及合规纳税。此外，销售环节对应的销项发票用于登记出库和确认收入，两者共同支撑了整个进销存体系的数据准确性和合规性。

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一、采购发票（进项发票）在进销存中的作用

采购发票是企业从供应商购入商品或原材料时取得的重要法定凭证。其主要作用包括：

1. 作为库存商品入库的依据；
2. 支持财务部门准确核算采购成本和进行会计凭证处理；
3. 用于增值税进项税额抵扣，提高企业税负管理效率；
4. 保障供应链合规，便于内外部审计追溯数据。

常见的采购发票类型有：

发票类型	适用场景	是否可抵扣
增值税专用发票	一般纳税人之间货物交易	是
增值税普通发票	小规模纳税人/服务类业务	否
其他收据/简易单据	非正式供应链场景	否

实际操作中，应严格按照国家相关规定索取并保管合法有效的增值税专用或普通发票，并及时将相关信息录入简道云等数字化系统，确保数据流转与后续业务衔接无缝对接。

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二、销售发票（销项发票）与出库流程配合

销售环节开具的“销项”类增值税专用或普通发票，是商品出库及收入确认的重要凭证，其关键价值体现在：

• 明确客户应付款金额，并支持后续应收账款管理；
• 为财务核算收入与成本提供法律依据；
• 满足客户索要合法凭证和合作协议要求。

简道云平台中，可通过自定义模板将每笔销售订单与对应销项发票绑定，实现自动化的数据同步和报表生成，大幅提升工作效率。

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三、库存单据及辅助凭证的重要性

除正式的购销类增值税发票外，还需注意各类内部单据对完善进销存表格体系的重要辅助作用，包括但不限于：

• 入库单：记录货物实际到仓时间与数量，对比采购合同及时发现异常。
• 出库单：反映某批次货物出仓情况，与销售订单及对应销项发票联动。
• 调拨单：跨仓调拨商品时生成，用于内部库存流动追踪。
• 盘点单：定期核查账实差异，根据盘盈盘亏调整台账。

这些辅助凭证可通过简道云等系统灵活自定义模板，实现流程自动化和数据实时汇总，有效防止手工录入错误，并利于多部门协作与监管。

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四、不同类型企业对进销存所需“发票”的详细需求分析

不同经营规模和行业属性的企业，在制作进销存表时对于“所需开具/收集哪些类型的合法有效‘发票’”存在差异。具体如下：

企业类型	常见业务模式	必须收集/开具哪些类型“正本”
一般纳税人工贸企业	批量采买—批量分销	增值税专用/普通购货&销售
小规模纳税人零售门店	零散采买—零售	增值税普通购货&小额销售
电商平台	虚拟订单—快递直邮	平台电子版增值税普通
加工业制造业	原料采买—成品分段领料—产成品销售	分阶段增值税专用&领料单

建议所有企业均应建立完整的电子归档机制，将上述各类纸质及电子版正规合法凭证同步上传至类似简道云这样的SaaS系统，通过字段校验、防重检验以及审批节点设置来实现规范化管理，从而高效应对财务稽查与风险控制需求。

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五、利用数字化工具提升进销存表管理水平——以简道云为例

现代企业普遍面临多业务、多渠道、多维度数据整合难题，仅依靠Excel等传统工具已难以满足复杂业务场景。以【简道云】为代表的新一代无代码数字化平台，为打造科学高效且灵活可扩展的进销存体系带来革命性变革，其优势体现在：

1. 模块自定义：根据不同行业细分，自由配置“收/开发票”“入/出库”等功能模块，无缝衔接各业务节点。
2. 数据实时同步：所有信息一键录入，系统自动汇总生成动态报表，大大降低人工统计误差。
3. 智能预警与审批流：设定阈值条件自动提醒异常，如未及时取得有效采购/销售类正式“正本”则无法进入下一步流程。
4. 多角色协同办公：支持多部门分级授权操作，确保每一张关键“原始凭证”都能被追溯并责任到人。
5. 法规合规保障：内置多种国家标准会计科目与报表模板，有助于规范台账内容，应对政策检查要求。

举例说明：A公司使用简道云搭建了个性化【采供-仓储-销售-结算】全链路模板，每次收到供应商开具带有正确抬头和金额明细的增值税专用纸质或电子版购货正本后，由采购员扫码上传系统，经负责人审核无误即自动生成新一条库存明细，并同步到财务模块用于月底报账及申报；如因特殊原因暂未取得正规正本，则该批次物资无法列入正式资产统计，有效防止虚假资产注水风险。这种方式极大提升了数据透明度、安全性以及工作效率，也为后续融资、审计提供坚实支撑。

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六、常见问题解答及案例说明——关于做进销存表必须要哪些类型‘原始凭证’？

以下为实际运营过程中涉及较多的问题整理，并附以典型案例解析：

1. Q：“没有取得供应商正规‘正本’可以记账吗？”

• A：不建议！如无合法有效‘正本’，该笔支出既不能作为正式成本，也无法享受相应抵扣权益，会被视为违规操作。

2. Q：“电商订单只有电子小额普通‘正本’，怎么做台账？”

• A：电子‘正本’具有同样法律效力，应下载保存PDF并留档，同步到系统并根据流水号进行唯一标识归集即可。

3. Q：“如果丢失了某张关键‘原始凭证’，如何补救？”

• A：须第一时间联系开具方补办挂失作废手续，同时备案说明情况。有条件可设置双重备份机制，将全部影像留存在如简道云此类平台上，以防意外丢失造成损失。

4. 案例分析：

• 某食品公司2023年初因员工疏忽遗漏30笔牛肉进口采购正本录入，仅有部分快递底单留档，被主管部门抽查发现少计成本200余万，不仅导致所得税多缴，还影响年度利润考核。事后，公司上线了基于【简道云】搭建的一站式资料归档+审批流模板，每笔购货均须先拍照上传正本照片，经财务审核后方可计入台账，此举一年内零漏记错记，有效堵塞漏洞！

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七、小结与行动建议——如何规范高效制作符合要求的进销存表？

综上所述，“做进销存表需要什么样的‘原始凭证’？”这一问题答案明确，即必须完整收集并妥善保存所有规范合法有效且内容真实详尽的【采购类+销售类+库存流转】环节所涉全部纸质或电子版正规“正本”，以便形成闭环式动态管控的数据链路。建议大家结合自身行业特点，一方面加强日常培训，提高全员合规意识；另一方面积极引入如【简道云】这样成熟易用且支持深度自定义的平台工具，实现全程数字化智能管控，从源头上消除疏漏隐患！

最后分享一个我们公司在用的进销存系统模板，需要的小伙伴可以自取，可直接使用，也可以自定义编辑修改：https://s.fanruan.com/xrxfy

精品问答:

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做进销存表需要什么发票？

我在做公司的进销存表时，发现发票种类很多，不知道到底需要哪些类型的发票才能准确反映库存和采购情况？

制作进销存表时，主要需要以下几类发票：

1. 增值税专用发票：用于采购原材料或商品，支持抵扣增值税，是最常见的进项发票。
2. 普通发票：适用于小额采购或无法开具专用发票的交易。
3. 销售发票（增值税专用或普通）：记录销售出库情况。

通过合理分类这些发票，可以确保进销存数据的完整性和准确性。根据国家税务总局数据显示，约85%的企业使用增值税专用发票进行进项抵扣，提升财务透明度。

为什么增值税专用发票对做进销存表特别重要？

我听说增值税专用发票在财务核算中很重要，但具体为什么对做进销存表那么关键呢？它和普通发票有什么区别？

增值税专用发票含有详细的货物信息、金额、税率等数据，不仅可以作为入库凭证，还能进行增值税抵扣，直接影响企业成本核算和利润计算。相比之下，普通发票缺乏抵扣功能，仅作为简单的费用凭证。举例来说，一家制造企业月度采购额约100万元，通过使用专用发票抵扣，可减轻约13%的税负，有效优化现金流。

没有完整的发票能否做准确的进销存表？

如果有部分采购没有及时取得相应的正规发票，我还能做出准确反映库存和成本的进销存表吗？这会不会影响后续财务审计？

缺少正规有效的发票会导致采购成本确认不完整，从而影响库存价值和利润计算，同时增加财务风险。建议采取如下措施：

• 尽快补开发票或索取电子版凭证。
• 对无凭证部分采用合理估价法，并附注说明。
• 建立严格的采购审批流程以避免类似问题。

根据《中国注册会计师协会》数据显示，无凭证费用占比超过5%可能引起审计关注，影响企业信用评级。

如何通过结构化管理提升进销存表中发票的数据利用效率？

我想知道怎样利用技术手段，将各种类型的采购与销售发票高效整合到进销存系统里，从而提升数据分析能力和报表准确度？

采用结构化管理方法，如电子化扫描、OCR识别及数据库分类，实现自动录入与校验，具体包括：

技术手段	应用案例	优势
OCR识别	自动提取增值税专用发票关键信息	减少人工录入错误，提高效率
数据库分类	按供应商、日期、品类归档管理	快速查询与统计，实现数据可视化
API接口	与ERP系统集成实现实时同步	保持信息一致性，提高决策速度

据统计，引入电子化管理后，企业录入错误率降低30%，报表生成时间缩短50%。

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