在项目管理中应该如何解决跨部门沟通这项难题

如何解决项目管理中的跨部门沟通障碍？我们都知道沟通对于项目管理的重要性，但是跨部门、跨区域、跨公司的沟通，因为大家不认识，不熟悉，无形中增加了沟通的障碍。

项目管理中的沟通实际上是效率的体现。如果提前做好计划和安排，沟通效率也会显着提高。那么，项目经理应该如何避免跨部门沟通中的这些“坑”呢？

1.识别并整理项目关系人

对于新组建的项目团队，项目经理首先要做的就是确定项目干系人，根据项目计划对干系人进行分类，制定姓名、部门、​​上级、工作职责等清单. 清单应根据项目计划变化和人员调整实时更新。

第二步是梳理项目干系人。我们可以用四象限法根据权益的高低对利益相关者进行分类：关注管理，满足他们，随时通知他们，最少关注他们。对于不同的利益相关者，使用不同的沟通策略。例如，关键管理层需要每天定期沟通，分享项目目标、进度、风险和决策内容；另一个例子是相对边缘的利益相关者，可以每周进行调整。通知项目进度和风险。

2.提前计划沟通问题

如果与利益相关者的沟通只是为了连接感情，那么放下负担会让沟通更有效。但是，提前想好要沟通的问题，不仅可以连接沟通中的感情，还可以促进项目的进度。这些问题包括：您希望其他人为您做什么？你觉得他会要求你做什么？如果对方不同意，是否还有其他选择？如果双方没有达成共识，会有什么后果？

3.积极倾听，注重沟通方式

先学会倾听，然后再表达你的意见。人与人之间的沟通方式很重要，错误的沟通方式甚至会给项目造成毁灭性的打击。

作为项目经理，首先要积极沟通，尤其是在项目初期。花 80% 的时间与利益相关者沟通，倾听他们对现状的评价和发现问题，然后对其进行提炼和总结。投入的能量会相对较少。

其次，我们必须诚信沟通。既然大家都是为了同一个项目，大家可以尽快相互信任，相互配合，更好的完成项目。在工作过程中，应避免作弊、隐瞒事实。这会破坏信任关系。如果部门之间缺乏信任，就会增加彼此的防备心，在沟通上就会有所保留，甚至会隐藏一些重要的信息。

最后确保通讯信息正确。在进行跨部门沟通时，项目经理必须向项目成员传达最新的进展和信息。有时，跨部门会议会决定很多事情，这些事情必须由不同的成员来进行，这样才能保证信息的准确传达，这样难以达成的共识才不会受到影响。

4.使用工具让沟通更好

作为连接整个项目的“灵魂人物”，项目经理大部分时间都花在从上到下、从内到外的沟通上。事实上，项目管理工具的使用可以大大提高沟通效率，在保证项目进度的前提下，使各部门之间的沟通更加顺畅。

例如，简道云项目管理工具，它允许所有项目利益相关者、所有参与项目的部门和团队成员在一个平台上处理各种任务。多人在线协作、文档共享、进度查看、资源利用一目了然，从根本上节省了大量沟通成本，提高了效率。