优惠思维篇五：了解excel常用的几个工具，表格处理能力提升100%

在日常工作中，在excel中的函数应用能力非常重要，能力极大的提升数据处理能力，减少不必要的加班。但是优秀的表格设计能力，也能提高办事效率。下面介绍三个简单使用的表格处理小工具。

一、数据有效性。

遇到问题：如果有统计任务，下发后收集回来的表格经常会遇到一些低级错误，比如身份证号码漏掉一位、出生年月没有按照要求格式些、性别写法不统一等问题。

解决办法：数据有效性的功能帮你解决各种问题。选择路径：数据--有效性--允许，在允许中选择需要的功能，能够实现多种功能，如可要求填整数（如限定填写年龄范围）、序列（定向选择几个选项，如填写性别、机构等）、文字长度（如填写身份证号码、电话号码等有固定长度项目）

数据有效性：设定长度

数据有效性：设定序列

二、条件格式。

遇到问题：有时需要标注出排名前三和排名末尾纪几位的要求，如果使用rank函数需要另列一列破坏原有表格，且花时间；有时候需要标注出高于平均值得所有数，使用average函数，也存在和上面一样的问题。

解决办法：条件格式的功能帮你解决这类问题。选择路径：格式--条件格式，在这个功能项下，可以实现包括选出表格中所有的特定文本或数字、选出排名前几或后几、选出唯一值或重复值等。excel做甘特图

条件格式：排名前后几名凸显

三、隐藏零值。

遇到问题：有时经常年度考核时，为了美观，统一保留两位小数，这样格式虽然统一了，但是对零值也会提出为0.00的模式，为了去掉零值，使得分情况一目了然，如果不会这个功能，工作量就很大了。

解决办法：选择路径：工具--选项--视图--窗口选项，将零值的勾去掉即可，本文的零值将变为空白格。

隐藏零值

四、在原行列加减乘除。

遇到问题：有时在收集表格后，发现有的统计的单位不同，有的以万元为单位，有的以元为单位，这样计算的合计数显然不能使用。

解决办法：使用选择性粘贴解决问题。这个计算办法不会破坏单元格中原有公式，而是在原有公式上加减乘除。

例子：乘

最后，教大家一个简单拖拽创建表单和生成报表的方法。使用简道云表单在线创建“云表格”，通过简单拖拽，即可制作出一个个柱形图、折线图、饼图等图表，1分钟实现数据可视化分析！非常方便~