如何帮助企业实现——以流程为核心的动态合同过程管理

一、背景叙述

随着进出口贸易市场的不断发展与变化，给国际贸易企业带来大量机遇的同时，问题和风险也随之增大；比如在合同签订阶段，FIDIC条款的合理运用保护自己身利益，贸易全周期综合费用的合理估算；在履约阶段，合同的执行周期长，合同执行过程难监管和追踪；在支付阶段，大量使用以信用为核心的支付方式(如L/C信用证、T/T电汇、D/P付款交单)，虽然减轻了企业现金流压力，但对企业的合同执行效率和支付时效性提出了更高要求。

针对这样的行业特性，国内大多数国际贸易企业的信息化建设，仍停留在通过进销存管理系统实现企业管理和统计分析的思路上，实则已不能满足企业发展、管理以及面对行业挑战所需；因此，精准掌控企业动态资金流情况，并进行合理的利用，既预防和应对合同执行过程中的例外和风险，又保证支付时效性的同时，还能为企业带来新的利润增长点。

客户期望通过全新的信息化系统建设，实现企业即时掌握当前的盈亏情况、垫付/预支等资金情况、以及各项目合同的执行，货物收发，检验等情况，加以执行和资金管控，进而促进企业向着良性健康的方向稳步发展。

二、系统化管理的可能性

从信息化系统建设的理论体系来讲，我们不试图用一个庞大的系统去覆盖用户的全部管理需求，而是始终坚持三个基本原则：从结果管理入手，逐步向过程管理深入；从一线业务人员入手，逐步向管理人员推行；从帮助工具入手，逐步向管理系统完善。以确保软件系统能够友好低敏的被业务人员熟悉接纳，稳步渐进的实现业务执行和管理构想的融合贯通。合同管理系统

我们着眼于客户的合同操作过程管理，利用流程为核心，信息流管理为主线构筑管理系统的萨温齐；并结合客户的实际业务商业模式和我们网络平台已有的功能模块展开关连资源整合，构筑适宜客户产业发展的业务管理系统。

三、增添价值

（1）静态信息流管理

根据客户企业制度工程建设、业务办事流程、事务流转依据建立事务管理机制的合同流程管理体系。具体事务根据事务流转依据静态触发对应的业务办理事项，与此同时实现业务权责的明确，事务办理更具条理。通过流程打通产品的采购、仓储、销售等合同继续执行业务环节，与合同中约定的账期数据展开关连互动，从而与此同时实现静态的和继续执行操作过程控制。让使用者对全公司合同整体继续执行情形更加细致、及时的全面支配。

（2）全面的数字化合同台账

在合同管理系统中从合同准备、合同起草、合同审批、合同签定到合同履行和合同归档的全操作过程。优化合同审批流程、降低信用风险风险，缩短合同签署时间、提高工作效率，合同数据得和时掌控。以客户熟识的原始EXCEL合同台账为模板，从实时的合同继续执行数据中抓取数据，构筑数字化的合同台账。与此同时实现按原EXCEL模板样式记录、查询、导出台账功能与此同时，扩展衍生出更多的合同分析，统计，控制的信息系统管理功能。合同管理系统

（3）实时投资收益统计分析

在合同管理系统中，从合同签定、合同继续执行到合同归档全操作过程的控管中，资本金结算作为合同管理的最终结果，需要相关人员仔细筹划，以符合企业经营需要。资本金结算管理，为合同细化了何时应该结算账款；无论是对收款还是退款均有重要意义，可和时安排资本金调度及收回款项；既保证按时守信，又科学合理充分利用资本金，降低继续执行信用风险风险

（4）继续执行操作过程的智能化预警：在合同（采购、销售、代理）继续执行操作过程中，我们增加了财务与业务环节的联动，并在业务继续执行的关键环节添加自动预警功能（如发货、验收、仓储、缴付时段等），与此同时实现业务继续执行智能化提醒，督促业务继续执行和工作效率提升的与此同时，降低合同继续执行信用风险风险和权责跟踪。

（5）基于大数据的使用者信用风险评级：合同管理系统通过多维度采集供应商/采购方历史数据（如供应商的交货周期性、交货质量、采购方过往退款情形等），建立分管数据库，与此同时实现对客户信用风险评级管理，并为后续业务的开展提供数据指导和应付措施，从而降低业务继续执行信用风险风险。

四、如何展开流程化管理

外贸对外贸易的合同管理，它全面覆盖了整个外贸对外贸易的业务系统（如：销售子系统、采购子系统、出入库管理等），其管理的核心是合同继续执行操作过程的账期与缴付管理， 通过与各业务系统的对接，使得合同的继续执行操作过程关连业务操作，并利用流程使之成为统一的整体，而合同继续执行操作过程关连的业务系统和继续执行商业模式有很多，我们以直接采购-再销售的商业模式为例，详细介绍如何通过流程展开管理。

1、对客户业务与控管目标的采集，构筑采购业务流程图。

2、结合流程图，定制软件开发

3、签定采购合同，并按合同要求展开退款和开票

（通过合同的继续执行顺序，与此同时实现业务的流程化管理）

4、入库管理，通过入库继续执行步骤利用流程展开管理，有效提升数据真实性和反向促进各分项子系统的业务继续执行

5、销售合同关连入库数据，精确的数据展现和业务开展。

6、销售合同审批完成，签定销售合同，并按合同继续执行顺序展开收款和开票。

7、收款和开票后，进入发货流程；

8、发货业务流程继续执行完，进入出库管理，通过系统和业务继续执行顺序，利用流程展开管理；