企业如何优化项目管理中的沟通效率

在任何项目管理过程中，高效流畅的沟通能力是项目成功的重要因素。所有参与项目的人都需要参与沟通，交流需要的东西，使分散的部分能够有效地结合起来，最终将一个完整的项目结果交付给利益相关者或需求方。

从项目管理思维出发，规划是不可忽视的一步。同样，项目中的沟通也可以制定出详细的计划。如果说尽早获得项目干系人的支持是项目成功的关键，那么制定项目沟通计划是在项目成员和干系人之间建立有效沟通方式的最佳选择。

什么是项目管理沟通计划？

项目管理沟通计划是整个项目管理计划的一部分，最终应以正式文件的形式呈现。例如，利益相关者将从项目经理那里获得哪些信息，以及他们在整个项目过程中如何或如何接收信息，甚至包括何时接收信息、接收信息的频率以及他们如何向项目经理提供反馈等等。

项目经理需要不断地了解项目的目的、项目在任何给定时间的状态和效果，以及与项目相关的所有参与者的角色和职责。这些是参与项目的各方都需要具备的基本信息。因此，在制定项目管理沟通计划之前，有必要明确计划的要素。项目经理也可以根据项目的独特需求量身定制项目沟通计划，但这些基本要素也不容忽视：

目标受众——利益相关者是谁？他们的需求是什么？

信息类型？格式？是否详细？

频率 - 多久进行一次沟通？

Owner——除了项目经理，谁是负责沟通的人？

渠道——赞助商将使用什么类型的渠道或方法？

工作负载——发起者需要多少时间进行通信？

目标——沟通目标和预期结果是什么？

日期 - 预计何时进行通信？

如何制定项目沟通计划

可以从项目管理计划中获得创建综合项目沟通计划所需的信息。由于 PM 计划指定了团队将如何执行、监视和控制项目，因此在制定沟通计划时可以基于项目计划。当然，项目经理必须根据实际情况做出最终的计划和决定。

制定项目沟通计划，可以从以下几个方面着手：

1.选择平台

沟通计划最终将以文件的形式呈现。一般来说，项目经理会选择用一个文件来列出详细的计划，然后将计划分发给所有相关人员。规划文件虽然不需要多人参与编辑，但能够被相关人员快速访问并发挥其参考作用是非常重要的。因此，选择具有文档管理功能的在线项目管理工具，可以大大提高沟通效率。

当然，平台的作用不仅仅是共享文档，比如简道云 Projects项目管理软件，在线共同编辑共享文档只是最基本的功能之一。在整个项目管理过程中，简道云 Projects 可以发挥作用。推荐阅读：为项目保驾护航：项目质量管理。

2.设定目标

众所周知，沟通计划的总体目标始终是促进更好的沟通。但是，面对项目的实际情况，非常有必要设定更加具体的目标。例如，制定项目沟通计划的目的是提高公司对项目的认识，特别是当项目影响到绝大多数员工时，目标应该更加详细，并为所有相关人员所接受。

3.列出利益相关者

利益相关者名单可以从项目管理计划中获得。当项目经理制定沟通计划时，更容易定义目标受众、首选渠道、目标、日期和频率。列出利益相关者并与他们面谈将有助于项目经理衡量如何让他们参与到项目中，并继续获得他们的支持以提高他们对项目的满意度。

4. 首选频道

在项目过程中，让合适的人获得合适的信息是非常重要的。除了列出正确的收件人之外，沟通计划还应说明项目经理将如何与他们沟通。沟通渠道可以是正式的书面形式，例如工作陈述和报告，也可以是正式的口头形式，例如进度和审查会议。当然，您也可以在非正式场合进行交流，例如使用即时聊天工具、午餐时间等。

无论选择何种方式和渠道，最重要的是信息必须用直截了当的语言清楚地传达。

一般来说，在项目管理中，制定详细的沟通计划，不仅可以提高执行过程中团队沟通的效率，还能让团队与利益相关者更加紧密地联系在一起，制定沟通计划。也是非常严谨的项目管理思维，项目成功率肯定会大大提高。