优秀企业课堂教学：你结构设计的审批流程表单好用吗？
常常听见很多使用者埋怨，告假怎么就那么难呢，要填那么多东西，服务费缴费卫生机关很多专有名词不知道什么原意，非要打电话找人问，不然弄错了被否决一再强调，很节约时间。
不过，作为流程责任职能部门在结构设计审查流程配置文件的时候，常常都期望大而全，以期更快的做业务管理。以上现像或许在表明，使用者和业务主管职能部门站在理想主义。
紧紧围绕这三个主要参与者的使用场景，从三个部份分析一些常用误区和基本功，协助流程结构斯特默结构设计出更快用的审查流程配置文件。
第一部份：配置文件上能留什么样表头
一张好的审查流程配置文件，应能完备充分体现业务其本质，且不多次重复、不遗漏、不输入输出。在线配置文件
误区一：配置文件表头圣埃卢瓦
与业务审查非强相关的表头，应该执意除去。如某公司的告假配置文件中，包涵雇员军阶、工作岗位中文名称等告假人的基本信息，但是翻查该公司的告假管理管理制度，仍未表明那些信息与告假有任何的关系。毕竟无法认知配置文件结构设计Hathras为什么会加进那些表头。将那些对审查无重大贡献的表头删掉后，方便快捷审查者快速的以获取需要审查的内容。
误区二：过分名词化
配置文件的作用是搜集流程确权过程中贯穿的信息，不是为了充分体现专精性。常用到很多公司的服务费缴费配置文件增设了各行要求使用者核对，且有上千个选择。何况是要蓄意责骂，让大家少缴费些服务费吗？企业中常用的服务费缴费场景不外乎就那盔鼩，重新整理后与各行进行态射，既化解了财务业务管理上的问题，也大大的降低了配置文件核对的技术难度。
误区三：基于业务管理拼接表头
业务职能部门期望用大而全的配置文件完成业务管理，诸不知将很多非必需的内容强加给了流程。曾经见过最复杂的一张告假配置文件，融合不同的管理场景总共有四十几个表头，完成一次告假需要核对17个表头。优化过程中，我们以获取了另外两家同等规模公司的告假配置文件，发现只需要申请人核对5-7个表头，强烈的数字对比，才成功推动人力资源部对告假配置文件进行瘦身。在线配置文件
误区四：为了系统实现而增加表头
很多公司因系统应用的原因，在配置文件中增加了一些不必要的逻辑判断表头。如在采购申请配置文件中同时增设了采购金额和采购金额范围（<5万，>=5万）。在某次推进流程优化工作，分析该配置文件提交的历史数据时发现，采购金额核对5000元，但采购金额范围选择>=5万元的案例比比皆是。那么请问采购金额范围增设的意义何在？你可能会说，系统要根据采购金额范围进行跳转。如果你们公司的OA系统连数值大小都判断不了，那么你可以考虑明年换掉它了。
另一种常用的问题是审查过程中应用的审查人，如所在组织财务部负责人，也增设在配置文件中让使用者自己选择要找谁审查。除了给使用者增加核对的麻烦外，也存在业务失控的风险（找错人审查））。造成这个问题最常用的原因有三个，一是OA系统未实现和人资数据（组织、人员）的对接，二是公司人资基础数据未标准化无法应用，所以只能让使用者买单。跟人资谈判推动数据的标准化或者在OA系统中创建应用于审查的人事数据或流程角色。
第二部份：留下的表头让使用者怎么填
审查流程配置文件，应该让使用者可以快速并正确核对，我觉得验收的标准是——无需问人，使用者一看就知道要怎么核对，且需要使用者核对的内容越少越好。在线配置文件
基本功一：并非所有表头都必填
很多表头比较特殊，不是所有的场景都需要核对。比如告假配置文件上的假期证明。年休假是雇员可以享受的福利，只要工作安排合理，可以申请休假来做任意事情，所以当雇员申请休年休假时，就无需让雇员提供假期证明材料。但很多假期类型比较特殊，如产假，仅限女性雇员在产期前后特定周期内享受的福利。那么当雇员在申请时就需要提交相应证明材料。像这类特殊表头，可以结合IT系统进行控制。
基本功二：系统可自动带出或计算的，不要让使用者核对
很多表头属于业务管理的基础信息，在对应的业务系统中有完善维护且可应用识别，或者系统可进行的逻辑运算，就不要让使用者自己核对。如服务费缴费配置文件，通过雇员所在职能部门识别成本中心；资产转移配置文件，通过资产条码识别资产中文名称等信息；采购申请配置文件，使用者核对需求的数量及预估单价，就不要让使用者自己核对采购总额了；告假开始时间和结束时间，就不要让使用者自己计算告假时长。
基本功三：可以增设固定几个选项值的，不要让使用者信马由缰核对
选择比空白填充更简单。曾经听见人资同事埋怨，每次做月度离职原因分析都要加班加点。我一看，离职配置文件上的离职原因是开放式核对，有人真的很有文采，离职原因都能写个几百字，怪不得人资同事焦头烂额。其实归纳后的离职原因不外乎就那几条，为什么不将那些常用离职原因做成几个固定选项让使用者选择呢。对业务内容进行重新整理并归纳分类，并增设成几个固定选项，解放使用者的同时也更利于进行后期的业务数据分析。在线配置文件
基本功四：系统可以防呆的，不要让使用者犯错
让系统帮你规避一些低级的错误，业务管理也会变得更简单。举例子如，采购金额，请不要让使用者能核对文字；订单号，系统校验是否输入准确；只剩三天年休假的，不要让使用者可以申请休5天，等等。
结构设计时把你的使用者当作傻瓜，让他使用时感知自己是上帝。上面那些审查流程配置文件结构设计的基本功，期望能帮你结构设计出一张好用的审查流程配置文件。
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