流程表单结构设计的基本原则

流程配置文档的结构设计应遵循一下几个原则：

一、流程配置文档要受控

很多企业各职能部门都可以根据临时需要结构设计各种类型表单，结论企业存在很多职能部门导向的表单，这些表单的必要性值得怀疑，而且很多表单之间是重叠甚至冲突的，所以，企业流程配置文档都应该是统一管理和受控的，这样有利于确保配置文档的有效性和整合性。

二、流程配置文档要IT化

尽可能把大部份的流程配置文档都结构设计到IT系统中，这样便于信息的处理。即使对于部分配置文档还无法实现IT系统化，也要尽可能通过EXCEL实现基本的电子化，避免大量使用纸质配置文档。云表单

三、流程配置文档要精简

虽然流程配置文档化很关键，但并非说配置文档越多越好。配置文档一定要尽可能整合精简，同一个工作尽可能减少配置文档的数量。我就发现有的公司在工作申请时需要填写一个申请表，下一个职能部门处理后又要提供一个正式的信息反馈表，其实这两个表单完全可以整合成一个表单。

四、流程配置文档要可落地

之前，我曾经给某一个企业提供营销人员拜访流程标准化工作。其中就包含结构设计一个《营销人员拜访报告》。第一个版本结构设计时考虑十分周全，每次拜访报告需要分10个大类，每一个大类又按照个性的结构化数据分析结构填写信息，这样整个拜访报告需要填写70个信息。在与营销团队代表充分沟通后，最终版本只保留了10个大类。即使大家一致认为，在该公司以前没有填写任何拜访报告的情况下，一下子要求大部份销售人员每日拜访完都要填写包含70个信息的配置文档简直就是噩梦，前半年不如先要求大家思考10个大类的问题，大部份销售人员拜访时首先能基于10个方面去拜访和思考归纳早已是十分了不起的事情，至于每个大类应该如何更细化分析，可以采取逐步细化的思路，而非一步到位。所以，配置文档的结构设计不能完全基于理论要求，而是要结合公司具体情况，以价值落地为最终目标。云表单

五、流程配置文档要素齐全

一个配置文档一般包括以下要素：配置文档名称、版本号、表头信息、具体内容信息、签批意见、填表说明，常备忽略的信息是填表说明。

一般填表说明包括名词说明、流程简要说明、授权说明、特殊情况说明、各关键信息填写指引、相关标准说明等。

另外，有些企业在结构设计流程配置文档时还存在一个误区，特别是需要关联附件时，比如订单审批流程，一般包含合同/技术协议等附件。有些企业在结构设计订单审批表时，仅仅充分体现了签批信息，说白了仅仅是一个签字表，具体每一个审批人还是要打开附件查找与自己相关的信息去审批。这是极其错误的，流程配置文档应该尽可能把大部份业务核心信息充分体现出来，可以让商务助理/信控专员把初步处理的信息填写到配置文档中，各专业负责人基于这些信息就可以进行审批，当然如果想进一步了解额外细节再打开附件。

六、流程配置文档展示要有层次

流程配置文档内容根据需要可以包含很多信息，但展示一定要有层次，这样才让使用者感觉配置文档简单易用。

如下图案例所示，根据信息的属性，首先分为申请信息专业意见签批意见特色情况四大类，并通过双线框隔离；云表单

一般区分层次的方法有：通过边框的形状、通过色块颜色、通过字体属性（包括粗体/颜色/大小等）来区分。

七、流程配置文档要集成结构设计

流程配置文档不是孤立的，所以流程配置文档之间一定要充分考虑其逻辑关系，尽可能实现信息的整合集成。

比如计划管理体系结构设计到的相关表单：年度经营计划表、各预算计划表（出货/资金/人力/费用）、季度计划表、月度计划表、各事业部计划表等，即使表单使用职能部门有多个，都需要大家站在计划整体管理的角度去结构设计，确保信息一次录入全局使用，确保基本信息框架的一致性便于信息处理分析，并通过公式进行信息的自动处理。

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