详解合同审核的流程及关键步骤

详解合同审查的流程及关键步骤

合同审查，是为的是严防交易信用风险、维护公司自身利益，在合同签定之前，公司法律职能部门或其他有关职能部门依照法律法律法规及公司规章的明确要求，特别针对各个职能部门定稿的合同文本及资料，通过检查、录入、分析等方法，就合同中存在的法律难题或其他瑕疵明确提出修正、校订、修正等建言献策的专精活动。

一、审查流程

一般来说，一份合同的完备审查的流程主要包括如下两个全过程：

1、委托人草拟合同；

2、业务人员职能部门领导审查；

3、合同需要职能部门或执行职能部门审查；

4、项目主管职能部门审查；

5、财务股权投资职能部门审查；

6、法律职能部门审查；

7、公司领导审查；

有的是公司还将纪检职能部门列入审核全过程。

各个全过程审核人员，在审查完后，应开具明晰、具体内容的审查意见建议。每一个审核全过程均理应审核限期，各个职能部门应按期顺利完成审核，如有特定情形可适度延长。招标或非招标合同、常见与十分见合同的审查关键步骤、限期理应所不同。常见合同审查应著重工作效率，十分见合同审查应著重信用风险严防。

二、合同审查的关键步骤

从合同媒介的方式上看，在合同审查的对象可分成纸本合同审查、电子合同审查三种，下如以电子合同审查为例（在合同管理系统中同时实现合同的电子流程审核），单纯如是说一下电子合同审查的基本上关键步骤：

第一步：合同管理系统合同委托人员在合同管理系统中草拟合同，填写合同基本上信息、审核表、并依照规定将合同正文文本、合同附件和公司呈批件或其他背景文件上传到系统。通常情形下，除合同正文文本及附件，还需提交审查的有关资料，应主要包括如下方面：

1、对方当事人主体资质证明，主要包括法人营业执照或其他登记证照、经营许可证、资质等级证书等资格证明、签约授权委托书；

2、项目决策文件（中标通知、中选通知、不招标项目申请表等）、批准合同事项的签报、会议纪要、领导批示等；

3、可行性研究报告及合同审查所需的其他文件，主要包括双方往来信函、邮件、电传、图表等。

合同业务人员职能部门不能提供上述文件材料的，建议书面说明原因；不能及时提供有关材料或说明的，后续审核职能部门则可以相应顺延合同审查期限或者将合同退回委托人处进行补充修正。

第二步：业务人员职能部门领导及合同会签职能部门按照各自的审查职责对合同的内容进行审查，并填写审查意见建议。

第三步：法律审查人员在合同系统中收到合同审查待办工作之后，对合同正文文本、附件及有关背景资料进行方式审查。如果上述资料方式上不完备，则与合同委托人员沟通，明确要求委托人员补充提供相应资料。

第四步：合同管理系统合同定稿资料审查完备后，进入合同文本内容的法律审查阶段。法律审查人员开具同意意见建议后，将合同提交下一全过程审核。如遇委托人人员不接受法律审查人员的修正建议的情形，法律审查人员开具保留意见建议并说明原因之后，也可以将合同提交下一全过程审核。

第五步：公司领导审查合同文本及有关材料，并结合上述各全过程审核 人员的意见建议，同意签定合同的，在合同审核表上签署同意意见建议；不同意签定合同的，可以将合同退至合同业务人员职能部门或合同管理职能部门处理。

第六步：公司领导审核同意之后，合同审核完。委托人从合同管理系统中打印并装订合同文本，最好首先交由合同对方先行签字盖章。合同委托人员因审查是否明晰签署合同签定日期。因为签字日期直接关系到合同生效的时间。如果未明晰签署合同签字日期，可能使合同生效时间无法确定。现实中，此类情形较多。另外，还应该核实签字日期是否在公司审核和授权顺利完成之后。如果在审核和授权顺利完成之前，则在第三方审计时可能出现难题。

合同委托人员将对方签章完的合同及归档所需的背景文件送交公司法律职能部门，由合同管理员负责办理签章手续。

合同管理员在签章之前，应就纸本合同进行如下审查：

1、审查对方代表的签字；

2、审查对方的盖章；

3、审查委托人员是否按照明确要求在合同正文及附件上页签，提供的背景资料是否符合合同档案归档的明确要求等。合同管理系统

经审查，如合同对方的签章合法有效，拟归档的纸本合同文本及有关背景资料完备齐备，且委托人员已按明确要求页签等，则合同管理员根据规定将合同送交公司领导签字并加盖公司合同专用章、公司骑缝章。签章完，合同生效后，有关职能部门根据公司档案管理办法的规定归档实物合同，建立合同台账。需交他方的合同，由合同委托人员负责送达。

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