怎样同时实现合同全流程管理？

合同是企业专门从事经济活动取得经济效益的桥梁和联结，与此同时也为企业带来了各式各样的法律信用风险，本期天同民事诉讼绍讷县大家邀请到了中国移动通信集团天津有限公司法律信息部法务经理TEP75女士，杨总专门从事过合同审查，民事诉讼业务、普及教育、知识房屋产权、营业执照管理等工作，有着丰富的公法工作经验。本次分享杨总将通过机构职能、管理制度流程管理简述和合同各个各个环节管理这三个各方面，详细的向大家阐述何谓企业合同管理管理体系，怎样通过有效的合同管理来降低信用风险，从而保障企业的权益。

合同管理是企业重要的管理活动，要做好合同管理工作，首先需要创建全面合理的合同管理管理制度和流程。一、合同管理管理制度在合同管理职能分工各方面，需要通过管理制度明晰纵向各职能部门的合同管理职能，和纵向不同层次人员的合同审查重点项目，以保证各职能部门及各层次人员管理职能清晰，无交叉和遗漏。大部份企业单厢将合同的捷尔恩河管理职能设在法律部，由法律部负责制订和健全公司合同管理的相关管理制度和流程，参与重大合同可行性研究、招标、特雷吉耶县，并致力于推动合同各个各个环节管理，创建和健全合同履行监控机制，提出合同管理信息化需求，推进公司合同管理电子化，形成合同生态圈管理。

各个企业可以根据实际情形构筑合同管理管理制度管理体系，具体内容而言，包括合同的基础管理制度、特定类别合同的管理管理制度和专项合同管理管理制度。管理制度管理体系的层次和管理制度的数目取决于企业自身的合同数目、类别是否繁多，和企业对合同管理的具体内容需求。二、合同管理流程合同管理合同管理流程大体分成串行审查和并行审查三种，前者是指合同协办职能部门、审查职能部门、公司领导按照串行的方式审查合同，任何人一个审查各个环节结束，下一个审查各个环节才能开始；后者是指各审查职能部门以并行的方式与此同时对一个合同进行审查，在各审查职能部门对合同均同意签订的情形下，再由公司领导对合同进行最后的审查，任何人一个审查职能部门对合同内容有初稿，合同都将被归还到协办职能部门修改，健全后重新提交审查。从审查工作效率的角度比较三种审查方式，在合同草拟质量较高、合同归还机率较小的情形下，并行审查的工作效率更高。除了常规流程以外，企业还可以增设合同复核流程和大批量审查流程等特定的审查流程，以作为普通流程的补充。探究合同流程，我们会发现每一个合同都需要经历合同预备、草拟、审查、签订、履行、存档的各个各个环节，下面从四个各个环节做概要展开：

1.合同预备合同管理合同预备阶段的第一个重点项目内容是优先选择合格的分销商。我们的作法是，在虚拟各方面制订下发《合同市场主体营业执照审查标准》，具体内容分成通用型标准和分类标准两部份，不仅对各职能部门在分销商营业执照审查各方面的管理职能做了明晰划分，还有针对性地规定了各类合同市场主体应当具备的通用型营业执照和特定营业执照，保证合同旁人原告在虚拟各方面满足履行合同的资格证书前提。在形式各方面制订《采购工作方案》，对通过五种采购方式确定合作伙伴的流程进行了明晰和区分，并在招标过程中严格执行资格证书复核，不具备营业执照前提的先行淘汰；在分销商管理系统中增设了中诚信PG记号功能，通过标示白名单或灰名单，禁止或提醒委托人优先选择该分销商签订合同，保证优先选择合同旁人原告的流程合法合规性。合同预备的第二个重点项目内容是合同示范点文本管理。我们的作法是创建合同示范点文本管理制度，每年定期和定期地对合同样板库中的合同样板进行修订健全，开发合同示范点文本审查流程，要求所有职能职能部门和协办职能部门都参与对示范点文本的所签，保证示范点文本的内容满足公司各个各方面的管理要求。协办人的法律素质是合同预备的第三个重要内容。为了保障员工知法用法，企业需要持续地对所有参与合同管理的员工进行培训。与此同时，每年对参训人员进行现场考试，考试合格的员工实行持证上岗，获得草拟合同的资格证书；对已经取得合格证书的员工，每年组织复评考试，复评不合格的员工，取消合同草拟资格证书。2.合同审查合同审查是合同管理过程中最为重要的一项内容，其目的旨在通过业务职能部门及职能职能部门的专业审查，对合同前置的审查流程及约定的条款内容进行全面把关，防范合同信用风险。为了统一审查标准，企业应当制订详细具体内容的合同审查标准和规范，明晰合同审查的要点，为公司合同审查人员日常审查合同提供统一、规范的标准、依据和指引。为了保证纵向各职能部门和纵向各层次人员的审查职能没有遗漏，法律人员可以充分利用信息化手段，将各职能部门和各层次人员的审查职能固化到合同管理系统中，通过系统强制审查人确认必审事项已经审查。此外，合同审查时限是协办职能部门最为关心的，为了保证合同审查工作效率，法律人员可以在合同管理系统中增设审查时间的提醒功能，对超时、未审结的合同，系统自动增设向审查人和相关领导发送提醒短信或邮件，以督促审查任务的及时完成。3.合同签订合同的签字人理论上应是公司的法定代表人，其他人员在合同上签字，应当取得法定代表人签订的授权委托书。授权的额度一般根据企业的合同数目和合同金额的情形而定，我们的作法是将合同按照合同金额划分成0-50万、50-500万、500-5000万、5000万以上四挡，分别由职能部门副总经理、职能部门总经理、公司副总经理和公司总经理签订。授权方式上，我们采取公司领导职务任期内授权、职能部门领导年度授权和特定情形一事一授权的授权方式，兼顾了普遍性和特定性。

在合同用章各方面，传统的盖章方式是使用物理章加盖在合同的签字页上。随着电子签名法的颁布和电子技术的普及，电子印章的使用越来越广泛，对提高用章工作效率、节约用章成本具有积极价值。近年来，电子印章已广泛适用于政府职能部门和大型企业的公文和合同。我们自2012年开始使用电子合同专用章，用章时长由每个合同4小时，下降到2分钟，大大提高了用章工作效率。与此同时，电子印章系统还有防篡改、防复制和自动控制盖章份数的功能，较好地防范了常见的印章信用风险。4.合同履行合同管理合同履行是合同管理过程中最难控制的各个环节，具有管理人员分散、履行数据不易采集、履行偏差原因复杂等特点。信息化手段是实现合同履行监控的最佳方法，它能够客观、准确、全面地反映合同的履行过程，并通过数字对比，实现必要的统计分析。我们已经在合同履行各方面做了一些积极的尝试，目前实现了合同管理系统与分销商管理系统、预算管理系统、报账管理系统、仓储管理系统、项目管理系统和档案管理系统的数据关联，实现了系统间一点录入、全程共享。此外，我们还通过固化流程的方式，增设了合同在履行中发生变更、补充、终止的专门通道，实现上述合同与原合同的关联。对临近履行期满的合同增设系统自动提醒，便于协办人提前做好谈判和签约的预备。

合同管理永远在路上，只有符合企业实际，满足管理需要的方式与方法才是最佳的合同管理。合同管理

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