企业合同管理的四个关键步骤

每一企业单厢有许多合同，大的有项目投资合同、全面收购资本运作合同、架构合作合同等，小的有日常业务合同、劳动者合同、廉租房合同、办公设备买回合同、出租合同等。合同管理管理制度的健全能够推动企业的经济经济效益、避免民事诉讼出现，充分发挥着不容代替的作用。

所以，本栏提议企业要全各方面的对合同进行管理，充分发挥合同给企业增添利润率、推动企业合规性、充分反映企业新一代动向的各式各样作用。那时责任编辑就分四步谈一下企业合同管理。

一、合同签订前

1、确认签订合同的目的

签订每一个合同都有它的目的，在签订合同之前要明晰那个目的是什么，紧紧围绕那个目的才能子集企业各个单位的精神力量来对这本合同做预备工作。合同规范

2、审核合同旁人市场主体中诚信

当代社会风气是其他人的社会风气，企业常常即使不介绍交易对象的详细情形而遭遇经济损失。因此在签订合同前，要对旁人的中诚信进行进行调查。

（1）请旁人自行提供更多另一各方面基本上情形，如企业注册登记、地税登记证等企业注册登记。

（2）必要性不然，明确要求旁人到工商行政管理局、地税、银行等开据其企业的新一代档案信息。

（3）自查旁人与否具备即将合作业务的注册登记也许可。比如要委派旁人进行建设施工，则要自查与否具备有关施工注册登记；要转投旁人的连锁店项目，则要自查与否具备特许权经营注册登记。

（4）进行调查旁人与否牵涉民事诉讼或是举报、行政行政处罚等。

（5）在签订重大合同时，企业应聘请独立财务、法律服务团队进行专业的尽职进行调查，如果进行调查结果不理想则应取消合同的签订计划。企业切勿不容因前期中诚信进行调查费时费力或聘请专业服务团队费用高而不进行该项工作。如果进行调查结果发现交易对象确有中诚信瑕疵，做了注册登记进行调查对企业而言只是耗费了相应成本，没做进行调查签订了合同经济损失可就远远不止如此了。

二、合同签订时

1、有关负责人分工

（1）确认谈判负责人。进入合同签订的阶段就需要确认与旁人谈判的人员。一般情形下谈判人员为企业的业务人员，但牵涉较大合同，则需由企业业务人员、法务人员、有关技术人员等会同参加谈判。合同规范

（2）确认文本内容审核负责人。文本内容的全面审核工作一般会交给法务部门，本栏认为这是一个不太合适的方式。法务故名思议是侧重审核法律条款的，而且法务人员常常没有参与合同签订的全过程，审核内容时难免会有遗漏或是偏颇。合同是整个项目谈判的呈现载体，也是日后履行中的依据，因此应由全程跟进项目的业务人员与法务人员共同负责合同内容的全面审核。

（3）须指定一人跟进合同签订、执行的全部流程。责任编辑将合同的签订分为

四步，这四步中的前三步是前后连贯、相互衔接的，如果中间被隔断将造成合同文本内容与谈判内容不符，或合同履行与合同文本约定内容不符的情形。故，应指定一人全程负责合同的整个签订、执行过程。

2、合同文本的审核

每一类型的合同有着不同的审核要点，比如买卖合同重点审核对标的物的

质量约定、价款约定、数量约定等；运输合同重点审核运输方式的约定、运费核算的约定、运输风险的约定等。责任编辑从一般合同的通用条款审核要点进行简单的梳理：

（1）双方市场主体信息。合同首部应列明签订合同市场主体的准确名称、地址、负责人等。

（2）合同签订的背景及目的描述清楚明晰。在合同条款前，一般会有鉴于部分，该部分主要描述了合同签订的背景及目的，在日后出现纠纷时可以用来明晰与否违背了合同的根本目的，或用来主张旁人不具备鉴于部分描述的有关能力。合同规范

（3）审核合同双方的权利义务。权利义务条款是合同的核心条款，对权利义务的描述应详细、准确、体现合同谈判结果并具备可执行性。企业的合同绝大多数是双务合同，有权利必有义务，权利与义务应为对等或基本上对等。在设定权利义务条款时不容太过倾向于自己一方，这样的文本发给旁人审核会让旁人认为我们在谈判结果之上做文字游戏，没有合作诚意，因而影响合同签订的进度。

（5）违约条款。违约条款应具备可执行性，我们不鼓励做过度严苛的违约约定，这样常常在签订过程中影响签约进度，在出现纠纷后也很难得到法院的支持。违约责任应与合同的权利义务条款相对应，避免出现高度概括性的违约责任条款，即使这在实践中很难实际操作。合同规范

（6）法律适用及管辖条款。我们在谈判地位允许的前提下，尽量争取有利于自己的法律适用及管辖地点。如果实在难以约定在另一各方面所在地点管辖，则退而求其次与旁人协商约定为被告所在地或原告所在地这样的方式。另外如想约定仲裁，则切记保证仲裁条款有效，不容出现仲裁或民事诉讼或对仲裁机构约定不明的情形。

（7）签订与生效条款。明晰合同签订的与生效的条件，比如明确要求要加盖公章并且由法定代表人签字。

3、合同签订的形式健全

（1）双方均需签订。确保合同市场主体均按照合同生效条款完备签订，如约定需加盖公章且授权代表签字，则要注意不能忘记自查与否签字。

（2）骑缝签订。合同一般单厢在两页以上，要确保除落款页外，每一页都要有清晰的骑缝签订或每一页都有简签。对于合同内容有手写修改的地方，需要保证每份合同所修改的内容一致，并且由双方在修改处进行签订确认。

（3）自然人市场主体的注意内容。合同市场主体一方为自然人的情形下，要确保自然人加印指纹，并将自然人身份证件复印件留作合同附件。合同规范

（4）当面签订或安排签订见证人。本栏提议最好双方在场条件下通时签订合同，避免其中一方签订完成寄送给旁人，而旁人却不签订回寄也不说明情形，这时已经签订的一方将会比较被动。另外，由于自然人签字无法辨别真伪，故提议当面签订或安排见证人，以能够当面核实自然人身份避免出现代签的情形。

三、合同履行时

合同签订完成后应交由专人保管，并严格按照合同约定开始履行。合同的

履行需要注意以下问题：

1、签订合同后，应及时将原件交给存档部门存档，并由合同执行的负责人留存合同副本，以便随时查阅合同并按照合同约定内容履行合同。

2、合同执行负责人督促企业各部门推进合同履行进度，比如作为建设施工合同的发包方，既要及时提供更多设计图纸、控制施工节点又要按时付款、及时验收。在保证另一各方面如约履行的情形下，也要按照合同约定的节点确认旁人与否及时履约，如旁人没有按照合同约定履行义务，则要及时行使合同履行的三种抗辩权（同时履行抗辩权、先履行抗辩权及不安履行抗辩权），以保证另一各方面不会因单方继续履行而产生更多的经济损失。

3、合同履行过程中若出现履行障碍应及时通知旁人，并协商处理方式。许多时候合同履行出现障碍及时通知了旁人可避免造成严重经济损失甚至不产生经济损失，而不及时通知旁人则会造成根本违约。如买卖合同的卖方，因另一各方面货源不足无法供货，及时通知旁人后，旁人可寻找其他卖家，但若临近交货期，则旁人没有时间再更换卖家，最终影响买家使用造成严重违约后果。合同规范

4、合同履行过程中注意使用约定的联系方式，对于旁人的通知、变更也要核实与否是约定人员、约定地址发出。

5、合同履行过程中若出现旁人违约，应及时采取救济手段，进行催促或提起法律救济程序，以免超过时效。

四、合同履行后

合同履行后，应对合同进行妥善的归档、保管并对合同进行登记、分析。

1、合同应交由企业档案管理部门进行归档，档案管理一般为法务部门或行政部门。为保稳妥，提议企业每一合同至少应留存两份原件，并分别放置两个地方独立留存。

2、合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总，共同完成登记工作。有些企业仅登记合同中的收、付款信息，这是远远不够的，登记应至少包括旁人市场主体信息、主要项目内容、本企业合同负责人、旁人合同负责人、主要权利义务履行期限、付款节点、收款节点、牵涉资产买回的还应进行资产登记。

3、合同归档之前进行扫描，留存合同电子版，做到纸质文件与电子文件的统一。日后非要使用原件时，查询电子版本即可。合同规范

4、建立客户档案信息。通过签订合同得知的客户信息进行汇总，方便日后查询。汇总的信息应包括客户市场主体信息、联系方式、业务成交过程中的重点注意事项等，为日后客户回访及老客户维护提供更多信息支持。

5、建立客户评价系统。每签订一份并执行完毕的合同，请客户对本企业进行评价，以收集另一各方面企业在合作过程中的不足，并进行对应的健全改进工作。

责任编辑将合同签订、履行分为四关键步骤，简单对合同管理进行梳理。这四个关键步骤既有前后顺序也有交叉，在实际管理中应对具体问题制定对应的管理方式。合同类型纷繁复杂，每一企业的情形也各有特点，责任编辑仅是粗略的通用方式，企业要提高对合同管理的重视，结合另一各方面情形来制定全过程、全岗位的的详细管理模式，使合同充分发挥风险防控、盈利、充分反映企业发展等各式各样职能。合同规范

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