2022年如何让项目管理走向卓越

文 | 零代码轻量级应用搭建 阅读次数:1,130 次浏览
2022-01-04 14:20:36

如果用一个词来形容项目管理,那就是“平衡”。

在整个项目的执行和管理过程中,不断地寻求平衡:在领导者和成员之间寻求平衡,在创造性思维和合理解决方案之间寻求平衡,或者在任务计划和范围变化之间寻求平衡等等。

每年年底,都是总结经验、规划未来的好时机。2022年,如何走出各种项目的泥潭,让项目管理更上一层楼?我们将在本次分享中找到一些答案。

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一、专注于风险管理

为什么项目失败了?

传统观点认为,项目失败通常是由于缺乏相应的技术技能,或由于预算不足、进度延误、范围变更等原因造成的。但数据显示,事实并非如此。Gartner 做过详细调查,只有 1% 的项目因技术原因失败,而大部分项目失败可归咎于组织管理技能。

项目的潜在风险可能很多,但大致可以分为两类:

1. 隐藏风险是与项目结构、性质或范围相关的风险。

2. 显性风险,即与特定交付物(或交付物组)、资源或利益相关者相关的外部风险。

有一些项目隐藏的风险很高。例如,如果制定了登月计划,那么由于任务本身的困难,该项目很可能会失败。应对此类隐藏风险的最佳方式是确保项目结构和组织健全,同时拥有清晰的项目管理方法、监控进度的项目仪表板、完整的沟通计划和强大的资源管理工具.

然而,显性风险是不同的,因为它们通常更容易识别和分类。因此,您的首要任务是将这些显性风险记录在不同的类别中,并制定应对这些风险的详细计划。可以参考以下两个 定制化风险应对计划的维度:

1.历史项目数据:吃一个沟,长一个智慧,挖掘老项目,把所有的瓶颈和问题都编目。

2. 寻求专业分析:在制定项目计划之前,请咨询团队中的领域专家,以发现潜在风险。问他们过去在类似项目中遇到过哪些问题,可以采取哪些措施来缓解这些问题。

当然,还有更详细的项目风险应对计划。可以参考我们之前分享的内容:【简道云观点】做好项目风险管控比想象中重要!

二、制定项目范围管理流程

范围蔓延是项目经理面临的最大挑战之一,尤其是在大型复杂项目中。调查显示,在大大小小的项目中,超过一半的项目都经历了范围蔓延。因此,很多人认为项目范围的蔓延几乎是不可避免的。

但事实真的如此吗?如果您想实现更好的项目管理,那么找到消除范围扩展的方法是每个项目经理都必须面对的主要问题。当然,只有知己知彼,才是生存之道。如果要制定处理项目范围扩展的程序和规则,首先要弄清楚范围扩展是如何产生的:

不明确的范围定义:范围蔓延在范围被简单地定义为一组目标而不是一组清晰的可交付成果的项目中非常普遍。项目的范围应该来自工作分解结构,而不是项目章程或愿景文件。换句话说,在分配任何预算之前,您应该确切地知道必须构建什么以及目标是什么。

有限的利益相关者参与:经常缺席或不感兴趣的利益相关者很容易导致项目超出范围。这个问题在需要利益相关者做出微观决策的项目(如创意项目)中尤为严重。更好的沟通可以解决这个问题。

缺乏范围管理实践:您是否有记录变更请求的正式流程?你有办法跟踪变化吗?如果答案是“否”,则范围管理过程显然是不够的。开发此过程是减轻范围扩展的最简单方法。

如上所述,解决方案是加强项目的范围管理方法。开发一个统一的、详细的、可扩展的过程来记录、调查和实施变更比在恐慌中临时处理变更请求更可靠。我们已经分享了如何处理“范围蔓延”的内容。如果你有兴趣,可以进一步阅读:【观点】如何防止“范围蔓延”使项目脱轨?

3.打造更好的项目团队

事实上,项目的成败最终会落在人的身上。如果一个项目团队本身组织不善,那么即使有一个强大的项目经理,也无法力挽狂澜,甚至受到团队的制约也不是没有可能。

因此,改善项目团队的组织可以对项目的成功产生持久的影响。打造更好的团队,可以从以下两点入手:

1.提高团队参与度

项目低效通常是由一系列连锁反应造成的。例如,成员目标不明确,工作量太饱和,导致士气和效率低下,导致旷工增加、积极性下降、负面情绪,甚至蔓延到其他成员。最终导致项目执行效率低下甚至失败。

其实根本原因是会员在参与项目的过程中没有得到正面的反馈,或者无法在项目中获得收益。如果他们只是机械地做任务,而对项目的目的和价值一无所知,这种情况就会加剧。

因此,如果你想打造一个更好的项目团队,你必须让项目成员充分参与,让他们可以随时得到关于项目的反馈,比如进度、里程碑、决策等,让他们觉得自己是在项目利益相关者之间。一。你越让他们参与项目的进展,你就会发现他们越关心它。

2.优化跨部门成员结构

项目成员的组成来自多个部门。这种现象非常普遍,尤其是在小公司。一个人迫不及待地被用作五个人。他需要在不同部门、不同项目之间来回切换身份。这种方式可以在很大程度上缓解由于资源不足导致项目成本增加或进度缓慢的问题,但对于项目成员来说,这种过度饱和的方式显然是不可持续的。

在制定项目计划之前,与成员充分沟通非常重要,比如询问他们对项目任务的理解,他们的任务是否可以划分为不同的类型,如何在不同的任务之间切换并保持效率等等。在。在交流的过程中,你会发现不同会员的特点。有些人适合专注于一项任务,而另一些人则适合同时完成多项任务。

当他们的特点明确,然后根据具体任务进行分配,成员结构得到优化,只会为后期的项目执行带来更多的好处。

2022年给自己定个新目标

在项目管理的道路上,从合格到优秀再到优秀,其实没有固定的路可走。更多的是探索和实践,从各种障碍和碰到障碍中总结经验教训,然后在实践中不断优化、进步。

2021年即将结束。为迎接2022的到来,为自己立下新的目标,让项目管理从卓越走向卓越!

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