如何有效避免“范围蠕变”让项目脱轨？

“范围蔓延”是指项目范围控制的变化。当这种现象发生时，项目的范围被错误地定义、记录和控制。一般来说，在发布具有项目开始时列出的功能和服务的产品时，项目范围必须涵盖必须完成的任务和目标。

但是在项目即将发布之前，如果客户要求的新功能不是初始计划的一部分，会发生什么？如果对维护项目范围的要求置之不理，客户可能会不满意。但是，如果您接受并低估了请求的复杂性，您最终可能会错过最后期限并超出预算。在这个困境中，你必须找到一个平衡点。

像这样的场景是最常见的“范围蔓延”。那么，如何更好地避免和应对“范围蠕变”？

1、明确项目愿景

为了在截止日期前完成项目，项目经理和项目成员必须有一个清晰的愿景。越早计划，结果就会越好。几乎每个项目都会临时添加需求并需要进行更改。即使你愿意批准对项目完成至关重要的变更，如果你不知道项目的路线图，那么整个团队也会处于犹豫状态。尽早规划并清楚地了解需求将有助于您的团队取得重大进展。

2、平衡“限制”和“自由”

就像父母教育孩子一样，是给他绝对的自由还是最大的控制权，这都不是标准答案。同样，您必须在项目管理中找到正确的平衡点，即是否太灵活或根本不灵活。当项目必须按小时计费时，零变更容忍度成为一个大问题。虽然你可以继续增加工作时间来完成工作，但这并不能真正为项目增加价值。项目的范围将被视为理所当然，但会浪费时间。相反，为整个项目留出一些改变的空间。它不仅允许对项目进行细微的更改，而且还有助于在客户中建立良好的声誉。

3、建立正确的期望

总是期望客户清楚地告诉您他们想要什么，这可能是不现实的。如果项目经理未能正确传达他们的期望，可能会导致大量返工和混乱。为了解决这个问题，在项目开始之前，必须提前沟通可能出现的问题，并经常与他们讨论项目中的“必须”和“替代方案”。尽早让他们参与进来，并定期向团队传达他们的反馈。通过这种方式，您可以避免最后一刻的忙碌并创造一个更轻松的环境。

4、适当的拒绝

如果您是一个对所有事情都说“是”的项目经理，那么该项目很容易发生范围变更。在项目期间对项目进行更改。作为管理员，项目经理应该控制更改项目的权限。您可以接受它们并将它们放在同一个项目的范围内，也可以将它们转换为小项目以备将来计费。决策在避免范围传染方面发挥着重要作用，您需要知道何时说“不”。

5、保持沟通顺畅

随着团队规模的扩大，团队成员之间的沟通可能会受到影响。当出现问题时，很多人倾向于推卸责任，给团队带来不必要的麻烦。为避免此问题，请始终关注质量项目管理工具，这些工具可以帮助您创建和跟进任务、发送提醒、与团队成员聊天以及生成报告。通过强调协作的重要性，可以消除团队之间的沟通中断。

周密的计划、明智的决策和清晰的沟通，都是让项目处于受控状态的法宝。优秀的项目管理工具也可以让项目更加顺利。欢迎试用简道云项目管理工具。