为什么企业越做越大，管理人员越来越累？
不解决这个问题，你会越来越累。
试想一下：
在一个相同容量的桶子里，放入一些大大小小的石头，还有一些细沙。它会因为你放入的先后顺序不一样，你会得到截然不同的结果。
你可能会是非常优雅的，很顺利把这个桶子给填满，所有的东西都放进去。当然也有可能压根儿都放不进去，怎么塞都塞不进去。
聪明人会怎么做？
按石头从大到小的顺序，而最后才放入可塑性最高的细沙，来钻那些空子，填满所有的空间。
这不是什么高深技巧，其实只是一个容积空间运用的简单原则。但如果我们翻译直白一点，其实就讲了一个核心——优先级。
聊到这个词。不少人脑中几乎会立刻反射性的想到这个矩阵：
但我特别想问，有多少人拿起纸笔写过/长期运用过它？或者真正认可它？
这让我想到了一位老师分享的故事——
有个有趣的现象，几乎在他每一堂课都会发生。他多次邀请大家拿起纸笔亲自画一画这个重要紧急矩阵分析。
但是最后，大家几乎所有的工作任务都会挤在上半段——“重要紧急”或者是“重要不紧急”。
没有人觉得自己做的事情不重要。
所以这个分析做不下去了，你会发现这个矩阵没啥用啊、用不上啊。那是因为用好这个矩阵，需要先做一件事，而你没做：
强制排序、限定数量
你要强迫自己把你既定的工作清单依重要性相对排序，由最重要的第一个依序排到相对不重要的最后一个。
然后你要规划你的特定数量，哪一些多少数量归到重要的那一格去，相对的哪一些就要归到不重要的这两类去。
这会让你四个象限的工作内容会更平衡些。当你把工作清单做好相应的分析之后，你才能够有计划的投入更合理的时间与资源。
而初步的梳理完排序后，我们又面临最纠结的下一步——
B区和C区的工作，怎么办？
我们的理智都知道——B区的工作其实非常的有价值。
- 它可能是一个年度的作业效率提升的改善计划，或者是把一些繁琐的事情或常常出错的事情给制度化或标准化。
像这一类的事情，其实是让我们未来工作更加的高效，它是非常有价值的。但实际上的工作中这一类的事情却常常被搁置在一边。
原因很简单——因为我们老是忙于C区救火型的任务，它可能是一个临时帮忙找个图片档案之类的琐碎任务，也或者只是下属一个求助性的引导需求。
仔细回忆一下，你是不是有过类似情况：
- 下属：老大，我遇到个问题……（在下属这边，你是个解决问题的人）
30分钟后，你答复：这个问题我需要思考一下，现在有点忙，晚点告诉你怎么做（你接受这个认定并给自己揽了活）
下属：老大，刚才的问题你想的怎么样了，有点急（变成他们来监督你了）
你：有些还没搞清楚，再等等，下班前告诉你（你接受监督并给自己下了deadline）
但是正确的答复应该是：
- 我暂时不能给你建议。你把你负责的事情再考虑下，下午4点半，和我沟通可行的进一步想法。
通常，当下属向上司求救时，他所寻找的不是一个解决方案，而是一个解决问题者。但作为管理者要认定一点——任何时候，在我帮你解决你的问题时，你的问题决不能成为我的问题。而这个答复——“下午4点半”， 先安排讨论时间是为了减少延误的可能性。
所以团队扩张之后，作为管理者必须学会2件事：
- 正确分派任务
- 有效实现监督
结合一个有意思的【猴子理论】和大家分享下：
- 猴子是双方谈话结束后的下一个步骤，简单来说就是：todo（待办）。主管的工作是将适当的猴子放在适当的部属身上，部属的责任是喂养猴子。
正确分派任务
1、保证每件任务（猴子）都在下属的背上，当他离开办公室时，主管与下属双方对于自由程度与下次会面的时间、地点要达成共识，下属尤其要牢记约定时间，以确定猴子不至于饿死
2、管理者可以运用的5个任务层次：
- 等待指示（最低级别）
- 请示要做什么
- 建议，等待裁示再行动
- 行动，但需要立即请示（意味着报告频率超过例行性报告）
- 独立行动，例行性报告
3、用工作报告禁止下属采取第一等级。工作报告要写出每个人在未被授权、无所事事时，所必须完成的任务与责任
4、帮助下属改掉“请示你应该做什么”的习惯，以禁止第二等级，努力把下属提高到第五级，独立行动。
5、千万不要帮他们做分内的事，当下属来找你时，他们要的不是协助，他们需要的是杀人武器上有你的印章。你的手千万要远离他们的扳机。
6、必须协助下属时，不要让你的上级来干预，除非下属做好了准备；协助前应该有足够的对话，对下属的能力、人品也有十足的把握
总之，要培养下属自力更生的能力，而自力更生是每个人经过自制、耐性与坚持，才能获得的后天特质。
- 这一块的核心是要从你的老板那里接受猴子，而不是从你的部属身上。你要让你的部属具备独立行动的能力。
有效实现监督
1、按照喂食进度表上的时间和地点喂养猴子是部属的责任，主管不必再沿途追逐即将饿死的猴子，胡乱的喂食：把临时发现的猴子归入系统性工作的猴子之中，不能做救火队员，不告诉他如何去喂，让部属自发的拿出系统性全局性的解决方案和实践行动。
2、过细、过于频繁的后续追踪是骚扰。
3、越级监督，混淆了任务的优先次序，使管理者本人和接到指示的部属都费力不讨好。所以不要直接对非直属下属给予指令，容易造成组织结构混乱，如有问题找到最近一级高级领导，让其决策、监督、执行，效果将更好。
4、即便没有进展，也应该喂养猴子。无进度的喂食方式：应该达到什么进度，目前进展情况，为什么产生此情况及相关建议等内容。
5、无论何时，尽可能面对面地喂养猴子，否则便使用电话，绝对不要用信件。备忘录、电子邮件、传真和报告可以使用于喂食过程，但不能替代面对面的对话。
6、可以给下属方向，可以提出建议，但猴子还是他的，如果没有及时可以给予答复，让他主动去找寻问题的答案，因为猴子在他的背上。
最后，管理者们，请搞清楚自己的价值：
- 【你们的贡献】来自于判断力和影响力，而非个人投入的时间长短和埋头苦干的程度。管理者必须用技巧增加自己的可支配时间，管理者必须要分得清主次，充分利用下属的时间，才能让自己的贡献值和产出值最大。
- 【下属的贡献】来自于时间和努力，他们的时间管理主要是：自我管理技巧的改进、自制力的提升、自我评价和自我考核的技巧。注重在较少的时间里做更多的事情，原则是做好计划、按照计划执行。
以上是一个用于管理和领导力的常见工具和手法了。
其实重点是在忙碌、疲惫不堪的管理需求下，你如何来找出你工作中的重中之重？——去决定优先级、将压力下放、权责下放。
这对每个管理者来说，都是一个活的很优雅，有计划组织的人生必要的一环。
