请问怎么可以管理好一个团队?

文 | 零代码轻量级应用搭建 阅读次数:3,715 次浏览
2021-12-29 10:07:14

先上大纲,接下来详细讲:

团队管理方案和方法,团队管理的七个要点,团队建设和团队管理方案

作为一个团队的主管,你有两大任务:「员工管理」和「业务管理」,即对工作本身的管理和对人的管理,那么具体的内容都有什么

团队管理方案和方法,团队管理的七个要点,团队建设和团队管理方案

上图摘自《10 人以下小团队管理手册》, (日) 堀之内克彦 著(文末有分享这本书的电子版,如有需要可以自行下载)

这个图上写的很细,拎几个重点出来讲。

一、员工管理——“掌控”下属

1.了解下属和团队

团队是人组成的,要想管理好一个团队,就要了解团队里的人,关注不同层次员工的需求,这些需求关系到员工的工作热情和工作绩效。只有知己知彼的管理者和知己知彼的下属相结合,才能充分发挥战斗力。所以,多了解下属想要什么,并根据不同的点提供帮助。

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2.制定清晰的目标—目标不清晰,下属不行动

公司是追求利润的地方,所以公司需要有年度经营计划,还有需要举全公司之力去实现的利润目标。 想必你管理的部门也要根据公司的经营方针制定部门的目标,主管的定义是“通过下属实现经营目标的人”

主管最先应该实现的是部门的目标,如何实现?当然不能“靠自己拼命干”说到底目标还是需要“通过下属”来实现的。 “通过下属”完成目标关键在于要给每名下属制定具体的目标。 假设部门年销售额目标是5亿,如果你只是说“大家 一起努力完成5亿的目标吧”,恐怕没有人听了就会去干活,如果有 5名下属,就必须给他们分别制定具体的销售额目标,这样下属才会行动起来。

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3.学会激励下属,将团队力发挥到极致

当一个员工完成某项工作时,他最需要的是老板对自己工作的肯定和激励。研究发现,在员工心目中,管理者对员工的认可是提高员工工作动机、提高员工满意度的重要途径。员工在真诚的欣赏和评价下,可以感受到鼓励,发挥更大的工作热情,所以不要吝啬于你的表扬。

注意,这里所谓激励不一定是物质奖励,更重要的是,它是来自内心的肯定,有助于保持团队强大的战斗力。

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4. 信任下属,权力下放

权利的下放,并不代表做一个甩手掌柜。最重要的事情还是由你来负责,次重要的任务下放给组长,不干预他们的工作,更不指手画脚,让他们按照自己的风格去做事,事情能做成就好,和过程相比,更关注结果,毕竟条条大路通罗马。因为信任,所以简单。

5. 减少盲目的外部施压,帮助提升自我驱动力

很多时候管理者都认为“压力就是动力”,但有时候“压力也会是凶手”。如果压力始终来自外部,那就会带来反效果,作为一个部门的领导者,有时候不断的去通过业绩或者目标对员工施压(这里和第二点并不矛盾,目标要有,但不可盲目施压),不如通过提升员工的自我驱动力来让其对自己施压效果更好

6. 信息可视化

团队大了,最大的问题就是:你看不到问题。即使团队还小,组建一个可视化的工具和工作流程也是必须的,这样你的团队才有足够的可扩展性。作为管理者,你并不需要真的跟踪团队的每一个人每天在干嘛,但是,你需要有看到这些的能力。这样才能在出问题的时候掌握第一手的材料,而团队成员知道他的东西“可能会被看见”,执行的效率和质量,也会有提升。

可视化还意味着“信息的对称和同步”,上面所用到的工具和流程可以保证团队成员用最低的成本了解“项目中的新鲜事”。保证快速准确的响应。

提到可视化工具,正好引出第二部分,善用工具进行业务管理

二、“业务管理”——善用工具

俗话说“工欲善其事,必先利其器”,对团队管理者尤其如此,在数字化时代,很多高效能的在线办公工具可以让管理者的工作更高效,让管理更简单,让工作更轻松。问了身边的一些中高层管理者,用啥的都有,经过对比,总结了以下几个管理工具:

1. 甘特图—把控项目进度

先科普一下,甘特图(Gantt chart)又称为横道图、条状图,是最常用的项目图表之一,它可以直观表明:计划何时进行、进展与要求的对比,便于任务或项目管理者弄清项目的剩余任务,评估工作进度。可以说,只要涉及时间进展,都离不开它。

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对于团队管理者来说,甘特图可以帮助管理者弄清项目的剩余任务,评估工作进度。除此之外,甘特图还可以应用在各类预约场景的数据展示,如会议室预约情况、课程预约情况等。

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除了用甘特图做项目的时间进度管理,还可以用仪表盘做项目中的数据可视化分析。

利用多种图表来分析表单收集来的数据,比如汇总、平均或者直接展现等等。不需要写任何代码,就能可以快速创建不同类型的报表,达到从不同维度观察数据的效果。

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图表的类型也很多,可以满足不同的分析需求,避免繁重的数据处理工作、数据变动后的重复工作,实现自动分析,大大提高了工作和管理的效率。

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2. 知识库——沉淀团队知识

在团队管理中,知识库可以用于项目计划、项目进度、个人周报、部门周报、会议纪要、产品说明、公司制度、业务规范等多个方面,管理者可以通过知识库梳理业务资料,沉淀业务知识,制定业务规范,从而让团队的业务更进一步。

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老员工可以在知识库中分享知识与经验,新员工能够快速自行查找与学习,从而降低培训成本,为每个团队解决知识管理的问题。

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除此之外,通过向企业员工提供相互评论分享、思维碰撞的平台,让企业员工对有权限的文档进行编辑、评论,从而形成员工间的共享联动、调动企业员工分享知识的积极性、形成知识分享的良性氛围,对团队的建设与管理来说也是非常重要的。

3.在线表单—数据高效协作

每个团队管理者应该都遇到过类似的问题:处理下属的报销/请假/出差申请很复杂、协作困难、纸质审批单不易保存、归档困难、无法宏观统计当月情况,这时候就需要用到表单了,管理者可以根据自己的需求设计流程,整个工作都能被串起来。

(1)普通表单——数据收集:

普通表单主要用来收集数据、基础信息记录、合同管理、进销存管理、OA管理等,还可以对数据进行分权协作管理。

例如:

在进销存管理中,可以通过普通表单制作基础信息表,录入企业产品、供应商、仓库等信息,记录数据的同时,还能提供给其他表单进行调用。

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(2)流程表单——数据协作

流程表单适用于申请、审批、工单处理等场景,通过设置让数据在不同的流程负责人之间进行审批提交,最后完成数据自下而上的流转。

不同类型的申请表所走流程各不相同,如:办公用品申请需要经过领导、行政的双重审批,而会议室申请只需通知参会人。通过这样的流程表单,可为不同申请单设计独有的流程,数据协作全部线上完成。

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5.流程分析(BPA)

BPA是为企业调整、优化业务流程提供数据依据和支撑的统计分析方法和工具,一图看懂它的应用场景↓

对于团队管理者来说,可以通过流程效率分析企业运行的流程时间成本与效率偏差、跨部门间协作效率与绩效、岗位间协作效率与绩效,甚至可以通过历史数据洞察未来趋势

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总结一下,管理好团队,既要做好“员工管理”,又要善用管理工具做好“业务管理”。

以上工具均来自简道云—— 一个零代码应用搭建平台,任意行业、任意工种的用户都可通过表单、流程、仪表盘的组合搭配,实现:任意场景的数据在线收集、流程实时流转、数据自动分析、内部知识沉淀,对工作和团队进行有序管理。

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