高效时间管理方法（高效时间管理方法讲稿）

几乎所有职场人都在吐槽：上班时间真的太长了！据统计，中国人平均每天工作9.2小时，而加班大户——互联网工作者更会达到11-12小时。

超长的工作时间带来的，是工作效率低下和对工作的倦怠。

面对繁重的工作任务，我们没能力说”不“，但却可以提高自己的时间管理能力，高效办公，从而减少加班时间。

这里分享4个我个人有在用的，真正适合国内职场环境的高效时间管理方法。

01 合理划分工作优先级

不要嫌列工作清单太麻烦，有时候工作内容多，列一个清单反而能提高效率。

我自己在一直在用的是滴答清单，支持文件夹、标签、优先级分类，我最喜欢的是它的月视图功能，很有成就感。

也可以用电脑自带的OneNote，选一个自己用的顺手的就行。

办公室工作很忙，大事、小事、杂事缠身，但工作时间是有限的，这时候就需要判断任务优先级：

根据这两个维度把事情划分出4个象限，再将待办事项相应放入这4个象限中。其中紧急而重要的事情一定是最有优先级、需要马上处理的！

不要试图包揽每一项任务，仔细查看清单，找出一些可以外包的项目或者更适合协作完成的任务，并分配下去。挑拣出必须亲力亲为的任务独自完成，可以加速工作效率。

这里最适合的就是使用各种团队协作文档，比如我自己在用的知识库，沉淀资料、协作办公、内容透明都能做到。

除此之外，石墨、幕布、企业微信也可以，最主要的是协作，不是工具。

接受完全超出自己工作能力的任务会适得其反，甚至拉低整个团队的工作效率。

所以要学会给自己的工作设立底线，避免让他人将他们反感的任务甩给自己。最后，要清楚自己适合什么样的任务，做到完成每项任务时都保持心情愉悦，提高效率。

02 任务时间管理

做好时间管理是提高办公效率的核心，要做到以下几点：

在工作中最常犯的错误就是忽略时间，因为太多时间被零散的事情占据，导致真正用于完成任务的时间变得越来越来少。

针对每一项工作或项目任务：详细标注开始和截止时间、交付物是什么、需要对接的有哪些部门和同事、有什么样的KPI等等……

这样方便定期回顾任务的状态，是待开始、进行中、延误还是取消。有利于自己针对不同情况采取下一步措施。

做任务/项目管理最好的工具就是甘特图，可以用Excel做，也可以用现成的模板，按照自己习惯来即可：

像我上面这个甘特图就是用的这个模板套出来的：https://www.jiandaoyun.com/template/5f509e0a95f3610006c5db43?utm_src=bdseo

制定工作计划的目的就是为了执行而不是为了做“面子工程”，制定计划后一定要落实。

很多人在一周结束后都发现完成不了计划内容，因为人们缺少对每项任务所需时长的认知。在一开始就养成记录每项任务的起始时间和完成时间的习惯，可以让一个人在遇到类似任务时做出准确估时。

推荐一个我自己一直在用的时间管理小工具：

工作日志：有任务待办、学习待办、任务清单、任务排期等功能，还能自动生成精力图谱，明确知道自己的时间是否花在了最核心的任务上。

不仅能够帮助自己及时调整时间分配，放在总结里也很拉风。

多项任务同时执行往往效率最低，所以要先计划，再逐步完成，是工作的基本配置。最好不要在工作时开着手机，把回复消息的任务留在另一个时间段做，保证可以专心完成一个项目。

03 明确任务标准

接手任务，一定要问清交付标准。

不怕多问，怕的是你不懂装懂，自己在那瞎琢磨

接手一项工作必须先沟通清楚：“这件任务我要做到什么标准？”，建议当面确认或用文字沟通清楚，避免互相误解。

最后，避免分心！将桌面上杂乱的物品清除干净，不要频繁查看自己的私人邮件和社交网络，及时扔掉垃圾并清理桌面，可以关掉背景音乐让自己保持专注。