如何高效地开会？（如何高效地开会）

什么样的会议属于无效会议？

如果你发现，你开的会：

1. 大部分时间在做信息透明、照本宣读文档……
2. 有人跑偏题、大家过度发散、时间一下子打不住……
3. 开完会没有关键结论记录、没有todo、没有设定后续的追踪监督、没有形成任务完成的闭环……

要知道我们开会的目的是什么：

是解决具体问题——达成共识——输出结果——以推进后续工作。

所以一个高效会议是具备一个简单但完整的流程框架的：

1. 会前：明确范围以获得成功
2. 会中：高质量的会议进行
3. 会后：富有成效地实施

所以如何提升会议的效率？有这些细节都值得注意：

（一）会前

（1）确定会议的具体目的、议题、材料：

• 会议是否要开？为什么要开会，明确会议是否一定要开，能不开就不开，比如：信息透明类的可以用详细、清晰的文档进行透明；工作进度透明，可以建立统一详细的周日报页面进行透明，或者由原来的单周会变成双周会；
• 议题描述：建议每次会议议题在3-5个之内，要清晰、具体、有针对性、有实际案例举证，不要过于宽泛抽象（错误示例：讨论一下定价策略），否则在会议开展中大家对议题的讨论点不在一个频道，引起过渡发散；
• 会议材料：提前半天至一天发放会议相关材料，材料要清晰，逻辑性可读性强，让人一目了然；
• 提前阅读：要求参会人提前阅读，减少或免去会上的宣导读材料；发表评论或意见，让大家提前知道可能会引起分歧/需要讨论的点；甚至我们可以要求与会人员会前需要准备哪些内容。

（2）明确会议参与人：

• 选择与会人：选择需要参与的关键的强相关的干系人，只需要了解基本信息的可以不参与（会后看会议记录）；
• 会议角色：明确参会人的角色定位，一般分为4类：主持人、记录人、引导者、决策者、其他参与者。（建议主持人和记录人不要为同一人，引导者和决策者不要为同一人）。
• 轮值：为了提升大家的参与感，可以采用轮值的形式组织会议。

如果没有发挥积极作用，那就不应该参加会议。高效会议不是通过个人努力可以达到的，是全体与会人员的的责任。

（3）会议参与的四种角色及对应职责

A.与会者

• 提供必要的知识和信息；
• 不要过度发散无关议题；
• 发表意见和建议，畅所欲言，做到富有建设性；

B. 主持人

• 会议通知；
• 通过对理想效果的概括作会议的开场白；
• 确保会议举行、遵循会议议程，没有被任何人主导；
• 在具体节点控制讨论，以确保所有有效意见均得到表达；

C.记录人

• 跟踪记录的要点
• 不作任何决定
• 记录Todo、负责人和截止时间
• 澄清行动内容，确保全体与会人员都认可下一步工作安排。

D.决策者

• 让利益相关方参与决策，倾听各方意见
• 不带屁股，不左右、压制其他人想法
• 列出决定的标准及局限
• 指导集体作出最佳决策 – 但引导他们得出“正确” 结论
• 明确归纳所作决定以及决策理由

（二）会中：

1、开始阶段——背景介绍/材料、议题说明：

1. 保证不迟到，可以在会议开始前5分钟提醒下。
2. 介绍背景，提炼关键论点，不要介绍了一堆，大家不知道论点是什么。
3. 限定时间（建议10分钟以内），说明的过程中不要打断，等主持人说完再发表意见。

2、议题讨论阶段：

参与人

1. 1. 不要沟通与议题无关的话题。
   2. 意见发表：鼓励每个人需要充分发表自己的意见想法，建议每个人每次发言简明扼要、不超过5分钟；

主持人——控场：

1. 1. 及时打断无关议题、言论发散；
   2. 控制每个人的发言时间；
   3. 控制每个人的发言质量（减少啰嗦和无关紧要的话）；
   4. 避免出现部分人带屁股说话，影响其他人意见的表达；
   5. 及时总结和提醒议题讨论进展，引起大家的注意；

记录人——及时记录：

1. 1. 关键结论：会议的关键结论有哪些？输出关键结论，简洁明了，不要记流水账
   2. Todo：会上明确透明出来：todo有哪些？todo责任人、追踪人、具体截止时间。
   3. 待沟通事宜：产生哪些新的议题，需要下次继续讨论的？
   4. 信息透明：会议记录的及时信息透明，澄清行动内容，确保大家对结论没有疑议。

专心：

1. 建议不要玩手机、处理其他非紧急的事情
2. 会上不要私下讨论其他事情
3. 不要进进出出

（三）会后：

任务追踪

1. 指定一个任务todo追踪人，确保todo在截止时间前完成，确保todo的质量；
2. 对于长期跟进的任务todo，可通过定期复盘/会议进行跟进。

会议评价：

• 在每次开完会之后，参会人对会议效率进行打分，作为会议迭代优化的依据。（非强制）
• 评价依据可参考：
  • 1、会前准备（是否充足，大家是否充分发表意见）
  • 2、会中进行（是否充分讨论，各角色是否充分发挥，知否输出高质量结论）
  • 3、会后总结（是否有及时输出关键结论和明确的todo等）

以上是一个高效的会议流程，除此外，一个顺手的会议管理系统也必不可少，晚点我再做补充，希望已分享的这些可以帮助你真正体会到——会议的高效含义。