车辆管理是对车辆的技术监督以及对驾驶员的安全管理。对于企业而言,为了能够更加统一、规范地管理车辆,使车辆的调配与使用更加合理有序,同时最大限度的节约车辆的使用成本,提高车辆使用率,发挥更大的经济效益,建立一个精细化、数据信息可靠的车辆管理系统就显得十分必要。
以传统手工方式记录、管理车辆管理的方式管理繁琐、成本高、效率低,随着企业业务的增加以及规模的扩大,原有传统的管理方式已经难以适应日益增加的用车需求,车辆信息化管理逐渐替代传统管理方式。而对车辆进行信息化管理,首先可以依靠现代化的管理方式与先进的科学技术对车辆进行实时监控,记录车辆情况,保证用车的安全和规范;其次可以落实责任到个人,对于车辆损坏、违章等情况,企业可以通过车辆管理对车辆进行GPS监控,减少此类情况的发生并及时提醒驾驶者,这也是企业通过车辆管理系统节约成本和控制开销的重要体现;第三,加油费、维修费、福利支出等冗杂的成本费用难以管理,同时,车辆资源闲置等也可能加大企业的成本,通过车俩管理系统的应用,提供实时数据分析监控,以数字化、信息化方式实现降本增效。
企业的车辆管理包括车辆档案管理、用车管理、加油管理、用车记录管理、维修管理等方面。
- 车辆档案管理:一车一档制度,对每辆车制作一份档案,新车入库新建档案并记录车辆信息,相关人员在车辆管理系统中即使完善车辆档案,并对车辆信息进行定期更新,清理过期信息。
- 用车管理:根据用车人所提交的用车日期、用车部门、用车事由、目的地等自动形成单号,进入审批流程,审批结束后根据审批结果统计车辆使用情况,动态反映企业车辆状况。
- 费用管理:为了真实、完整、准确地记录车辆费用情况,为公司消耗提供核算依据,公司利用车辆管理系统中的费用管理进行统一的记录、处理、审批与统计。包括加油费、通行费、洗车费、停车费等,随时记录,清晰可追溯。
- 提醒管理:通过对车辆保险、年审、年检、维修、保养等信息录入,系统可以及时提醒。