如何选择适合自己企业的协同性办公管理软件?
来讲讲一个真实的团队从组建到庞大,对办公管理软件的需求。感兴趣的可以往下看:
第一阶段:只有2个人,微信+电话搞定。
第二阶段:变5人了,用微信拉个群,够了。
第三阶段:业务开展逐渐变多,我开始要把手头的文档附件分享给大家了,微信群满足不了,怎么办?
找QQ群,群共享、群公告,好用的一批。或者直接用企微、钉钉这些,更高级了。
第四阶段:开始招兼职同学了,他们不能时时待命,历史消息也不一定想得起来看。怎么办?
用Email群发,每天晚上把事情汇总发出来给大家,第二天晚上再更新所有,目前还是够用。
第五阶段:但随着任务越来越多,越来越细,大家都觉得如果能自己更新自己的部分就更好了,可以更高效。
这时候,才确实需要一个协同办公软件了。
所以,那些一上来就给你推荐,就好比是给自行车安了一个大奔方向盘,带不动啊!所以在选型之前一定要做好评估:
市面上的协同办公管理软件没有哪家好哪家不好,找到最适合自己的才是最好的!
说回正题,团队协作一般包括以下几个大类:
- 岗位工作:自己和他人的待办,产出文档存储并共享协同,工作目标的执行和落地。
- 老板的交办:一般老板都是微信或者电话安排任务。
- 部门会议、头脑风暴等:大部分是通过现场会议沟通,重点落在会后总结即可。
- 审批流程:报销审批、请假审批流之类的
下面详细来说下:
01 岗位工作
(1)关于待办
团队待办的话,企微上就能建,还有日程,够用了。
如果是想要自己给自己建待办,监控自己的工作情况,可以用这个模板自己搭(放在周月报里也很拉风~)
工作日志
(2)关于文档协作
文档协作除了用专门的在线协同软件,也可以直接用知识库来分享,参考这个模板:
团队文档沉淀——知识库
亮点是除了文档协作,还可插入表格、图片、仪表盘。比如之前我就往知识库里存了好多关于新媒体运营的书籍和课程,生成仪表盘,做个归纳整理,方便自己后续查看。
02 老板的交办
一般老板都是微信或者电话安排任务,直接用自有的即时通讯工具就足够了,比如钉钉和企微。
- 钉钉=聊天群组+企业协同功能(如考勤、简道云等)
- 企业微信:优势在于它继承了微信的布局,而且也能在微信上直接使用。
03 部门会议,头脑风暴
大部分是通过现场会议沟通,重点落在会后总结即可,总结以及知识的沉淀同样可以用我上面提到的知识库工具:
04 审批流程
审批流程可以说是协作工具里最重要的一个环节了,因为像其他文档协作之类的,各家功能都大差不差,只是体验上的差别而已。
但审批流需要能够实现以工作流为基础的工作自动传递,参考这个模板:
OA审批管理
以财务用款和报销系统中的用款申请为例,员工可以自行申请,公司所需的材料在申请时得以进行录入,完成报销申请的同时留下了数据的汇总,无需二次录入。
员工填写好表单后,因为流程的设置,也就是对工作流的总结和归纳,预先设置了流程处理用款申请。流程设置如下:
每一个节都设置了负责人,帮助工作流自动、有序地运转,无需员工反复沟通,跑上跑下。