如何给上级汇报工作？用仪表盘进行汇报又有什么好处？

01 基本原则：简短精要

向上汇报，最核心的一个认知：你要了解上司对你的汇报最渴望的期待是什么。比如说，你的领导对结果比较重视，那你在汇报中就不要说太多细节，应该直奔主题，说出领导想要的结果。

遵循“KISS”原则：Keep it short & simple，保持简短和精要。

简短，是指汇报过程的简单明了，而不是长篇大论喋喋不休。

精要，是指汇报结果要点名主题，而不是说了半天不提重点。

快速、简洁、直达核心的汇报是管理者对每一位员工的期待。美国沟通专家凯伦•伯格（Karen Berg）认为，想实现简短清晰的表达，需要做到以下几点：

• 多用名词动词，少用形容词
• 越重要的信息，越要放在最前面
• 谈话开始的最初30秒决定一切
• 尽量用图画的方式传达信息

凯伦•伯格十分推崇借助图画的方式传达信息，由此提出绘制“信息地图”的方法。“信息地图”看上去就像由一颗恒星和围绕它的几颗卫星组成的图纸。中间那颗像恒星的圆圈代表核心信息。核心信息可以被总结成十几个词汇：用最简单的字眼描绘出你希望表达的、最核心的意思。

02 被领导夸的汇报形式是什么样的？

可能很多人会说：“道理我都懂，看了也能明白，就是不知道怎么去做。”那么，问题来了：“如何把这些理论具体化地去实施在汇报的过程中？”在这里，可以借助一个结构化表达的工具：PREP汇报结构

●Position 核心结论

在汇报事情之前，先列出核心的关键词或结论，尤其是跟目标一致的关键词，然后高度概括提炼成一句话，简单清晰的说明你的目标、方案提议和你想要的支持。

●Reason 佐证依据

你的建议为什么这么重要？阐述做出决定或确立目标的主要原因。

通常，价值和收益这两个因素，是最能打动管理者的，就是你要提供让领导信服的条件。

●Evidence具体事例

说服管理者最合理的办法是讲述事实和展现数据，这两者是缺一不可的，关键要点陈述的好坏直接决定了汇报的成败。

●Position 重申结论

重申核心观点是常常被忽略的部分，作为汇报者，不要奢求管理者会始终与你保持一致的节奏。

因此，不断的重申自己的要点，会更好的让管理者认知到事情的重要性。

好的向上汇报过程，一定是思路明晰、数据充足、有理有据的。不仅能让领导知道得更多，可以帮助上司做决策，管理上司的时间，同时为上司呈现问题和解决方案。

03 一些实操技巧

具体的技巧可从以下3个方面来说：

• 汇报时机的把握
• 汇报内容的选取
• 汇报方法的掌握（汇报前+汇报时）

1.汇报时机的把握

及时汇报——看不看是领导的事，报不报是你的事

及时汇报能加大好感度，领导都喜欢你随时敲开大门，汇报新进展。不要想着闷头做完，一下子给领导惊喜，这样的结果，领导大都觉得完成难度低，压根不会惊喜。及时汇报进度，让领导有充分的掌控感。

尤其是1%、50%和100%，这三个时机，是领导最想听汇报的时候。

• 1%：任务刚开始，这时候汇报是为了确认工作目标和执行措施无误，避免出现“工作一开始方向就不对，所有的执行都是白忙活”的情况。
• 50%：任务进行到一半，主动去给领导汇报，让领导时刻保持心中有数，对工作情况处于放心状态。
• 100%：任务完成，工作汇报必不可少。即使是很小一件事情，都应该件件有回应、事事有着落。

特殊情况的汇报：如若进展不顺利，需要及时进行反馈汇报。而不是拖着问题不解决，将问题搁置化，耽误工作进度。

2.汇报内容的选取

汇报工作不等于汇报“过程”，你不需要把所有的事情全都说一遍，证明你很忙，挑重要的讲：

• 工作进度
• 工作需求
• 工作中遇到的瓶颈
• 对于目前工作产生的新的建议想法
• 工作业绩

工作进度：关于xx工作，目前我们的工作进度是____，已完成____，还未完成____，计划在____（日期）之前完成，您看可以吗？

工作需求：关于xx工作，目前我需要____，您看能不能帮我协调？

工作中遇到的瓶颈：关于xx工作，目前出现了一些意外情况，这个情况是____，我能想到的解决方案有____，您看怎么解决？

对于目前工作产生的新的建议想法：我对____方面，有了一些想法，产生这个想法的原因是____，我的想法是____，能够起到的作用是____，您看怎么样？

工作业绩：这个月的业绩目标是____，完成了____，离目标还有____，没有完成是因为____，这个问题以后将____这样解决。您看行不行？

3.汇报方法的掌握

职场人害怕跟领导汇报工作，部分是心里没有足够的底气，准备工作没有做踏实。

采用一些可视化工具梳理汇报内容是一个很好的方法，前人都给你总结好了，直接拿来用就行：

3.1 汇报前的准备工作：

1）可视化梳理，用“鱼骨图法”做汇报准备

日本管理大师石川馨先生曾发明“鱼骨图”，主要用于工作中可以快速地解决问题。这个方法同样适应于工作汇报的准备阶段。

汇报之前，先拿出一张白纸，竖着画一条直线，在直线的上端，也就是鱼头位置写上项目名称；在直线的下端，即鱼尾的位置写上工作结论，学会尽可能用一句话去概括结论。

中间用抽丝剥茧的方式去做分析，区分清楚已完成与未完成的部分，是顺利推进还是遇到阻力，反复斟酌，紧抓重点，这样下来整个工作汇报的脉络就会非常清晰。

2）SMART管理，用“事件+数据+对比”汇报结果

在做完汇报准备后，重心就落在如何表述上，建议参照目标管理中的SMART原则去做汇报表述。

对于已完成的工作，则采用“事件+数据+对比”的方式汇报，最好做点功课，保证能够应对领导的提问。

“数据”：是指将工作结果以数据的形式量化，制成可视化的数据图表。

建议从以下几个维度进行数据分析：

• 数据的均值情况——顾名思义，把搜集信息的对象当做一个整体，然后看其画像
• 数据的极值情况——最大值，最小值，分析背后的原因
• 数据与领导的相关性——比如汇报全国的情况，重点关注一下领导关注的城市
• 数据可能揭示的结论——数据的价值在于，它是决策的依据。所以最好能从中提炼出有价值的内容，然后帮助领导解决他关心的问题。
• 其他数据信息——比如信息源，竞争对手情况，去年的情况，预测未来的情况。

不用担心这种数据分析的图表难做，直接套用模板，简单地拖拉拽，几分钟就可以完成一个丰富的数据图表，可参考这个模板：

图表软件_数据分析图表_统计图表_可视化图表-简道云

“对比”：汇报出彩的地方。当工作完成较好时，可以通过对比把工作成绩凸显出来。

注意：对比时需要谨记，通常只做自我的同比和环比，或与公司的竞争对手去比，不要跟部门同事对比，一是容易招来同事猜疑和反感，二是容易让领导觉得你好胜心过强。

总之，不要当一个纯粹的数据搬运工，做信息的整合者和分析者，最好是问题的解决者。

3）借用PDCA模型，梳理汇报逻辑

很多人向上汇报，无法取得好的结果，很大可能是领导根本没听懂你真正的意思，觉得既然没有说明白，怎么可能做明白？所以，梳理好逻辑很重要。

举例说明：

• P：本月新出的宣传片推广
• D：第一周已完成片子的脚本以及演员、导演敲定
• C：创意与执行之间还有差距
• A：对调整方案进行修改，进入下一轮PDCA的循环

小技巧是按PDCA画出思维导图，让你的逻辑清楚明了。

4）明确汇报对象及其态度

在向上汇报中，了解汇报对象是工作重点。在做汇报前，首先需要了解参加汇报的领导有哪些，谁是拍板的人，拍板领导对汇报相关事项的态度。

而一般来说领导的态度分为三类：支持，反对，模棱两可。

其中支持还分成三种：

强烈支持：汇报对象非常支持——汇报者非常轻松就会获得认可

理性支持：汇报对象原则上支持，但担心风险——汇报者根据自己对事情的态度，选择证明其观点的有力证据说服对方

条件支持：汇报对象认可事情，但担心成本（比如其他部门是否支持）——汇报者要满足相关利益方的需求，否则他们会成为汇报通过的阻碍

与支持相似，反对也分为三种：

强烈反对：事情本身对汇报对象利益伤害严重——汇报者就别汇报了

理性反对：汇报者要了解关键相关方在事情上的疑虑点，需要有充分的逻辑和数据打消疑虑，否则汇报结果不乐观

条件反对：原先支持的相关方，可能因为条件没满足而转为反对，这种情况同上

 

3.2 汇报时的策略：

汇报内容准备好了，如何推动整个汇报过程？——遵循“READ策略”

● 观察（Read）整个会议室，重视听众的反应

● 评估（Evaluated）现场情况（基于听众们的肢体语言）。

● 及时做出反应（Acknowledged）并且寻求指引。

● 决定（Determined）如何进行下一步。例如，可以通过询问是否有疑问重新吸引管理者的注意力。或者终止此次汇报，进行必要的修改后再次汇报。

以上，祝每一位职场人都能赢得领导的赞识，走出精彩的职业发展之路。