如何给上级汇报工作?用仪表盘进行汇报又有什么好处?

文 | 零代码轻量级应用搭建 阅读次数:19 次浏览
2022-06-23 10:17:19

01 基本原则:简短精要

向上汇报,最核心的一个认知:你要了解上司对你的汇报最渴望的期待是什么。比如说,你的领导对结果比较重视,那你在汇报中就不要说太多细节,应该直奔主题,说出领导想要的结果。

遵循“KISS”原则:Keep it short & simple,保持简短和精要。

简短,是指汇报过程的简单明了,而不是长篇大论喋喋不休。

精要,是指汇报结果要点名主题,而不是说了半天不提重点。

快速、简洁、直达核心的汇报是管理者对每一位员工的期待。美国沟通专家凯伦•伯格(Karen Berg)认为,想实现简短清晰的表达,需要做到以下几点:

  • 多用名词动词,少用形容词
  • 越重要的信息,越要放在最前面
  • 谈话开始的最初30秒决定一切
  • 尽量用图画的方式传达信息

凯伦•伯格十分推崇借助图画的方式传达信息,由此提出绘制“信息地图”的方法。“信息地图”看上去就像由一颗恒星和围绕它的几颗卫星组成的图纸。中间那颗像恒星的圆圈代表核心信息。核心信息可以被总结成十几个词汇:用最简单的字眼描绘出你希望表达的、最核心的意思。

如何汇报工作,向领导汇报,仪表盘汇报工作

02 被领导夸的汇报形式是什么样的?

可能很多人会说:“道理我都懂,看了也能明白,就是不知道怎么去做。”那么,问题来了:“如何把这些理论具体化地去实施在汇报的过程中?”在这里,可以借助一个结构化表达的工具:PREP汇报结构

●Position 核心结论

在汇报事情之前,先列出核心的关键词或结论,尤其是跟目标一致的关键词,然后高度概括提炼成一句话,简单清晰的说明你的目标、方案提议和你想要的支持。

●Reason 佐证依据

你的建议为什么这么重要?阐述做出决定或确立目标的主要原因。

通常,价值和收益这两个因素,是最能打动管理者的,就是你要提供让领导信服的条件。

●Evidence具体事例

说服管理者最合理的办法是讲述事实和展现数据,这两者是缺一不可的,关键要点陈述的好坏直接决定了汇报的成败。

●Position 重申结论

重申核心观点是常常被忽略的部分,作为汇报者,不要奢求管理者会始终与你保持一致的节奏。

因此,不断的重申自己的要点,会更好的让管理者认知到事情的重要性。

好的向上汇报过程,一定是思路明晰、数据充足、有理有据的。不仅能让领导知道得更多,可以帮助上司做决策,管理上司的时间,同时为上司呈现问题和解决方案。

 

03 一些实操技巧

具体的技巧可从以下3个方面来说:

  • 汇报时机的把握
  • 汇报内容的选取
  • 汇报方法的掌握(汇报前+汇报时)

1.汇报时机的把握

及时汇报——看不看是领导的事,报不报是你的事

及时汇报能加大好感度,领导都喜欢你随时敲开大门,汇报新进展。不要想着闷头做完,一下子给领导惊喜,这样的结果,领导大都觉得完成难度低,压根不会惊喜。及时汇报进度,让领导有充分的掌控感。

尤其是1%、50%和100%,这三个时机,是领导最想听汇报的时候。

  • 1%:任务刚开始,这时候汇报是为了确认工作目标和执行措施无误,避免出现“工作一开始方向就不对,所有的执行都是白忙活”的情况。
  • 50%:任务进行到一半,主动去给领导汇报,让领导时刻保持心中有数,对工作情况处于放心状态。
  • 100%:任务完成,工作汇报必不可少。即使是很小一件事情,都应该件件有回应、事事有着落。

特殊情况的汇报:如若进展不顺利,需要及时进行反馈汇报。而不是拖着问题不解决,将问题搁置化,耽误工作进度。

2.汇报内容的选取

汇报工作不等于汇报“过程”,你不需要把所有的事情全都说一遍,证明你很忙,挑重要的讲:

  • 工作进度
  • 工作需求
  • 工作中遇到的瓶颈
  • 对于目前工作产生的新的建议想法
  • 工作业绩

工作进度:关于xx工作,目前我们的工作进度是____,已完成____,还未完成____,计划在____(日期)之前完成,您看可以吗?

工作需求:关于xx工作,目前我需要____,您看能不能帮我协调?

工作中遇到的瓶颈:关于xx工作,目前出现了一些意外情况,这个情况是____,我能想到的解决方案有____,您看怎么解决?

对于目前工作产生的新的建议想法:我对____方面,有了一些想法,产生这个想法的原因是____,我的想法是____,能够起到的作用是____,您看怎么样?

工作业绩:这个月的业绩目标是____,完成了____,离目标还有____,没有完成是因为____,这个问题以后将____这样解决。您看行不行?

3.汇报方法的掌握

职场人害怕跟领导汇报工作,部分是心里没有足够的底气,准备工作没有做踏实。

采用一些可视化工具梳理汇报内容是一个很好的方法,前人都给你总结好了,直接拿来用就行:

3.1 汇报前的准备工作:

1)可视化梳理,用“鱼骨图法”做汇报准备

日本管理大师石川馨先生曾发明“鱼骨图”,主要用于工作中可以快速地解决问题。这个方法同样适应于工作汇报的准备阶段。

如何汇报工作,向领导汇报,仪表盘汇报工作

汇报之前,先拿出一张白纸,竖着画一条直线,在直线的上端,也就是鱼头位置写上项目名称;在直线的下端,即鱼尾的位置写上工作结论,学会尽可能用一句话去概括结论。

中间用抽丝剥茧的方式去做分析,区分清楚已完成与未完成的部分,是顺利推进还是遇到阻力,反复斟酌,紧抓重点,这样下来整个工作汇报的脉络就会非常清晰。

 

2)SMART管理,用“事件+数据+对比”汇报结果

在做完汇报准备后,重心就落在如何表述上,建议参照目标管理中的SMART原则去做汇报表述。

如何汇报工作,向领导汇报,仪表盘汇报工作

对于已完成的工作,则采用“事件+数据+对比”的方式汇报,最好做点功课,保证能够应对领导的提问。

如何汇报工作,向领导汇报,仪表盘汇报工作

“数据”:是指将工作结果以数据的形式量化,制成可视化的数据图表。

如何汇报工作,向领导汇报,仪表盘汇报工作

建议从以下几个维度进行数据分析:

  • 数据的均值情况——顾名思义,把搜集信息的对象当做一个整体,然后看其画像
  • 数据的极值情况——最大值,最小值,分析背后的原因
  • 数据与领导的相关性——比如汇报全国的情况,重点关注一下领导关注的城市
  • 数据可能揭示的结论——数据的价值在于,它是决策的依据。所以最好能从中提炼出有价值的内容,然后帮助领导解决他关心的问题。
  • 其他数据信息——比如信息源,竞争对手情况,去年的情况,预测未来的情况。

不用担心这种数据分析的图表难做,直接套用模板,简单地拖拉拽,几分钟就可以完成一个丰富的数据图表,可参考这个模板:

图表软件_数据分析图表_统计图表_可视化图表-简道云

如何汇报工作,向领导汇报,仪表盘汇报工作

“对比”:汇报出彩的地方。当工作完成较好时,可以通过对比把工作成绩凸显出来。

注意:对比时需要谨记,通常只做自我的同比和环比,或与公司的竞争对手去比,不要跟部门同事对比,一是容易招来同事猜疑和反感,二是容易让领导觉得你好胜心过强。

总之,不要当一个纯粹的数据搬运工,做信息的整合者和分析者,最好是问题的解决者。

3)借用PDCA模型,梳理汇报逻辑

很多人向上汇报,无法取得好的结果,很大可能是领导根本没听懂你真正的意思,觉得既然没有说明白,怎么可能做明白?所以,梳理好逻辑很重要。

如何汇报工作,向领导汇报,仪表盘汇报工作

举例说明:

  • P:本月新出的宣传片推广
  • D:第一周已完成片子的脚本以及演员、导演敲定
  • C:创意与执行之间还有差距
  • A:对调整方案进行修改,进入下一轮PDCA的循环

小技巧是按PDCA画出思维导图,让你的逻辑清楚明了。

 

4)明确汇报对象及其态度

在向上汇报中,了解汇报对象是工作重点。在做汇报前,首先需要了解参加汇报的领导有哪些,谁是拍板的人,拍板领导对汇报相关事项的态度。

而一般来说领导的态度分为三类:支持,反对,模棱两可。

其中支持还分成三种:

强烈支持:汇报对象非常支持——汇报者非常轻松就会获得认可

理性支持:汇报对象原则上支持,但担心风险——汇报者根据自己对事情的态度,选择证明其观点的有力证据说服对方

条件支持:汇报对象认可事情,但担心成本(比如其他部门是否支持)——汇报者要满足相关利益方的需求,否则他们会成为汇报通过的阻碍

与支持相似,反对也分为三种:

强烈反对:事情本身对汇报对象利益伤害严重——汇报者就别汇报了

理性反对:汇报者要了解关键相关方在事情上的疑虑点,需要有充分的逻辑和数据打消疑虑,否则汇报结果不乐观

条件反对:原先支持的相关方,可能因为条件没满足而转为反对,这种情况同上

 

3.2 汇报时的策略:

汇报内容准备好了,如何推动整个汇报过程?——遵循“READ策略”

● 观察(Read)整个会议室,重视听众的反应

● 评估(Evaluated)现场情况(基于听众们的肢体语言)。

● 及时做出反应(Acknowledged)并且寻求指引。

● 决定(Determined)如何进行下一步。例如,可以通过询问是否有疑问重新吸引管理者的注意力。或者终止此次汇报,进行必要的修改后再次汇报。

 

以上,祝每一位职场人都能赢得领导的赞识,走出精彩的职业发展之路。

如何汇报工作,向领导汇报,仪表盘汇报工作

简道云产品更多介绍:www.jiandaoyun.com

相关内容

热门工具

免费试用简道云

仅需1分钟,即可体验热门的零代码在线应用搭建工具,现在还可免费获得258个行业的优秀案例和模板

苏ICP备18065767号苏公网安备 32020502000753号

©2014-2020 帆软软件有限公司 版权所有