如何高效实现公司文件管理？
管理文件是个技术活，尤其纸质文件，你可能会面临很多现实的问题：
- 要接收全部文件，再自行分类、打印（谁叫领导只看纸质版）
- 后期查询还得用excel进行整理汇总（文件还没法用excel直接查询，最多做个电子目录…）
- 如果前面几点你看着还好，但实际上每项工作都脱节，其中包含的大量重复性工作，绝对要你叫苦不迭
但为什么不能？
- 统一分类标准，让各公司、各部门的文件按照类别自行提交——这样就省去了你的分类环节
- 让文件在线提交，提交上的文件自行汇总在系统后台——这样就省去了整理步骤
- 文件的查询全部依托在线图表，公开透明、人人都可在线查询下载——省去了反复查询工作
- 对保密文件设置权限，仅有权限内人员可查询、调用——省去了调用不清的麻烦
要知道优秀的人不会让自己一直在做机械简单的工作，而是把目光放广，对工作降本增效，做更有价值的事。
围绕文件管理，用合同文件抛砖引玉介绍一下，如何设计管理：
统一分类标准，让各公司、各部门的文件按照类别自行提交
建立合同文件新增表单，规范条目分类，确保可以事无巨细地沉淀所有相关数据：
可以直接把表单链接发布给相关部门及子公司：
也可以设计流程，让他们在提交后，你收到流程提醒，并在处理后将结果抄送对方：
打开表单填报信息并上传文件，在手机上的效果：
让文件在线提交，提交上的文件自行汇总在系统后台
打开【数据管理】，可以看到所有按照表单提交上来的数据，全部自动汇总在这里：
包括附件：
点击【导入】、【导出】，可以导出excel，也可从excel导入：
文件的查询全部依托在线图表，公开透明、人人都可在线查询下载
新建【仪表盘】，进行图表设计：
按照需要添加数据图表/文本/筛选功能：
比如，在【数据组件】里创建【统计表】，从左侧拖动图表的参数，从右侧设计样式：
- 最终仪表盘效果：
- 在手机上看：
- 增加了【筛选组件】的仪表盘效果：
对保密文件设置权限，仅有权限内人员可查询、调用
在仪表盘发布时，设置权限。将有权限的成员选中即可：
选中的成员可以自行进入仪表盘查看：
最后，关于打印：
除了可以直接下载文件打印之外，也可以在表单进行打印：
规范打印模板：
以上就是对文件的简单管理，是不是比纸质版和excel效果高级很多？当然省力更多。
别看现在只是简单的管理系统设计，随着你新增越来越多表单、数据越来越多、承担了更多复杂/长的流程、越来越丰富仪表盘看板……甚至是数据工厂、智能助手的添加。将不仅仅只是文件管理，涉及的则是更多流程管理上的事情。
基层和管理的区别，就在于此——你对上下协调的能力，以及跳出基层劳动的统筹意识。
毕竟谁也不想一辈子只做文员工作，人生的价值在于做更有意义的事啊。
THE END
如何高效实现公司文件管理？
管理文件是个技术活，尤其纸质文件，你可能会面临很多现实的问题：
要接收全部文件，再自行分类、打印（谁叫领导只看纸质版）
后期查询还得用excel进行整理汇……
