一个公司在什么情况下需要引入OA系统?

文 | 零代码轻量级应用搭建 阅读次数:963 次浏览
2021-11-16 16:57:00

想要解决这个问题,首先得清楚以下三个问题:

1.OA系统能干什么?(功能)

2.为什么要引入OA系统?(痛点)

3.公司引入OA系统后能带来什么?(价值)

对于第一个问题,用一句话来概括就是:

OA系统能解决传统办公过程中的沟通繁、协同难、数据录入查询难等问题。

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对于第二个问题,为什么要引入OA系统?一般来说,企业在遇到一下几个方面难题的时候,就需要考虑引入OA系统了:

  • 审批流繁琐复杂,一个审批过程需要反复沟通、来回跑腿,效率低容易出错;
  • 办公多为纸质单据,纸质单据多又乱,不必要的重复劳动费时费力;
  • 物资管理不透明,进出情况不能及时更新,每次查信息都要翻阅大量资料;
  • 数据分析能力弱,人工分析数据容易出错,效率较低。

对于第三个问题,引入OA系统能为企业带来什么?可以用四个字来总结:提质增效!

提质,是要提高工作质量

增效,是要增加工作效率

具体怎么提质增效,这里我结合一些公司在管理过程中的实际场景,采用痛点场景——解决方案——方案效果的模式来和第二个问题一起来解答:

一、审批流繁琐低效

审批流,是OA 系统的最核心模块,大部分的功能模块都会和审批流关联,一个好的审批流管理方案,能极大减少业务运转和实施的工作量。

典型痛点场景

请假审批、费用申请需要拿着纸质审批单去找领导签字,层层审批后才能通过。尤其疫情期间,因特殊情况需要出入生活区的员工,需经过公司防控办公室批准,线下化的审批流程不便捷。

解决方案

为了让审批流程更便捷,华鹤公司利用移动办公平台上线了“出入申请”模块,用手机进行线上申请,相关人员可在第一时间进行传阅审批。

方案效果

生活区安保人员作为该流程的最后执行者,提前知晓了出入车辆及人员的申请后,不仅不必出门问询接触,降低了感染风险,而且提高了人员通行效率。

每天乘坐通勤车的上班人员则可以使用“扫码签到”模块进行签到,核实乘车人员信息的效率也随之提高。

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二、纸质单据多又乱

单据表格的收集是OA系统里另一个重要的功能模块,包括行政类单据,如请假单、设备申请单、用车申请单等;统计调查类单据,如人员信息统计表、团建活动报名表、调查问卷等。

典型痛点场景

纸质单据多又乱,不必要的工作量太多,表格管理时常产生重复劳动,比如一个数据在不同地方提交好几次,一张表格重复打印等等

解决方案

针对以上痛点,OPPO(苏皖)引入了OA系统的人事管理模块,各种表单可以随时随地在线录入,实时流转、自动更新。

同时,在仪表盘进行各维度分析,直观体现各类人事数据。劳动合同管理、到期提醒等也可以与此结合,或者人均销量分析、人员能力分析等等,关于“人”的数据都可以进行分析。

具体实现功能如下:

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方案效果

100%减轻统计难题:数据工厂快速加工数据,一键生成个性化报表实时呈现前后台数据,实现了业务数据的集中汇总、分析、处理

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三、物资管理混乱不透明

典型痛点场景

由于企业业务较多,物资的管理难度也比较高,员工之间信息共享不及时,物料制作流程混乱,物料管理不容易规范。

解决方案

OPPO(苏皖)将物料管理中的各个细小业务融会贯通,物料的申请、调动、制作、查询均可通过OA系统实现。

方案效果

物资进出情况全程追踪,规避物资去向不明、丢失等问题,整体管理效率和有序性得到明显提升。

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四、数据分析能力弱

大数据时代,数据收集对于任何一家企业都是至关重要的,数据的收集与分析影响着公司的决策效率以及决策精准度,一般包括公司内部数据的收集分析和公司外部数据的搜集分析。

典型痛点场景

数据的收集一般都是采用专门的调查问卷类软件,虽然很好的实现了数据搜集的需求,但是这些软件缺乏良好的数据分析能力,收集到的数据还得派专人进行二次数据分析,费时费力。

解决方案

上汽通用五菱(重庆)引入OA系统,搭建相关应用模块收集数据,后台系统可以将搜集到的数据进行自动化分析,生成实时数据报表,还能导出搜集来的数据结果。

方案效果

统计时间节约了40%,数据分析效率提升了50%

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四、系统自定义程度

以上提到的典型场景痛点是大多数企业在管理过程中都会遇到的问题,但这并不意味着所有的企业都会遇到同样的问题,不同的企业管理模式不同,遇到的问题也不同,因此,在引入OA系统时还需要考虑一个重要因素:自定义程度

自定义程度越高,对于企业来说适配性就越高,以上这些案例模块都是企业自己根据需求搭建的,无需代码基础,拖拉拽即可轻松搭建应用:

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