如何高效使用Excel系列（1）-高效收集数据

现在我们就以微软的电子表格软件Excel为例来谈谈，如何收集数据？

举个例子，某个单位要收集一个入池资产清单，所有使用电子表格的都可以以此为例。这个例子中只有两个角色，一个是数据的生产者，一个是数据的消费者。填报的人就是数据的生产者，需要数据的一方是就是数据的生产者。以下图为例来看看，两个角色分别承担的任务是什么？

一、数据的消费者主要责任是制作模板，并提供填报说明，告诉填报者填报的目的、怎么填报、填报的截止时间和提交的方式等等。这里特别要注意的是如下四点：

第三、字段名要越简单越好。不要用合并列。如果非要用，就在原字段上面再加一个辅助列，如下图。

第四、在填报的单元格内增加大量的验证，确保下拉选项、日期格式、数字格式等符合要求。具体可以看数据验证的相关内容，这里就不详细说明了，老的软件版本中叫这个功能叫做有效性。你在这个环节多花1个小时，未来可以少花N个小时。企业越大，效果越明显。

二、数据的生产者的主要责任是产生数据或者是协助产生数据。这取决于企业的规模，机构小，就是直接产生数据；机构大，可能要转更基层的生产者进行填报。这里要注意的事项也有五项。

第二、不要修改字段。这包括字段名称、字段的本意、数值字段的单位、字段的格式等等。

第五、不要修改表单或标签的名称，也就是不要修改sheetname。

从一个模板的制作，加上收集上来的文件就能够看到一个单位的工作效率的高低。只要记住上面的这些最基本的作法，就可以大幅度提升利用电子表格进行工作的效率。

原来要N个人，要N个小时要做的汇总或分析，稍加处理，可能只要1分钟刷新就能够解决，如果这项工作是每周要重复的，那节省的时间和提升的效率就会更加可观了！下次有时间再作这方面的介绍。

最后，教大家一个简单拖拽创建表单和生成报表的方法。使用简道云表单在线创建“云表格”，通过简单拖拽，即可制作出一个个柱形图、折线图、饼图等图表，1分钟实现数据可视化分析！非常方便~