「职场干货」excel使用技巧大全！18个技巧效率起飞

1、理解活页书和工作表的区别。

打开excel后，选择添加新文件。这个新文件是工作簿。在工作簿中添加的页面称为工作表。工作表可以根据需要自由添加和删除，这意味着一个工作簿中可以有无数工作表。这个概念与纸质工作簿的概念相同。工作簿可以单独添加或删除散页。为了理解工作表之间的关系，有必要进行数据分析、计算、打印等，并进行组织。

▲ 在Excel中打开新文件后，该文件是一个工作簿，文件中的分页是工作表。默认情况下，将有三个页面，然后按键快速添加一个松散页面。

2、将多个工作表设置为组操作。

在同一工作簿下，有多个工作表需要编辑。这些工作表可以设置为组。这样，在一个工作表上编辑将更改组中的其他工作表，而无需单击单个编辑。设置方法简单。按住键盘上的shift键，然后用鼠标单击工作表。选定的工作表从灰色变为白色，表示它已设置为一个组。松开shift键。

▲1.打开工作簿后，按shift键并单击要设置为组的工作表。当所选工作表从灰色变为白色时，表示完成。

▲2.编辑任何页面上作为组设置的工作表，以与所有组中的工作表同步。

3、两步复制结构工作表。

如果要快速制作结构化工作表，可以在几秒钟内复制工作表。所谓结构是指工作表中设置的格式、公式、图表等。在复制过程中，应将其完全复制，因为在复制表格的过程中，许多时候，由于粗心的选择错误，工作表中的内容无法完全复制。在线表单

▲1.单击要复制的工作表，按Ctrl键，当光标更改为添加到新工作表中的符号时，将其拖动到所需位置。

▲2、复制的工作表将以相同的方式用括号命名，并且工作表的内容完全相同。

4、快速将数据移动到不同的工作表。

很多时候，我们必须在工作表之间移动大量数据。事实上，我们需要将数据移动到同一工作表中。按ALT键和鼠标左键可以快速移动不同的工作表。可以使用工具栏上的工具完成。这种方法非常方便在不同的工作表中移动数据，因为它用于组合快捷键，并且数据的移动可以在几秒钟内完成。

▲1、用鼠标选择要复制的数据后，将鼠标移动到单元格边缘，光标上出现十字箭头符号（如图所示）。

▲2.按住ALT键和鼠标左键，并尝试移动鼠标光标以查看是否有虚线框。

▲3、按住ALT键，上一步中的虚线框移动到不同工作表中的特定位置。

▲4、选择存储位置后，松开ALT键，完成数据传输。

5、快速将数据复制到不同的工作表。

您可以将数据快速移动到不同的工作表或将数据复制到其他工作表，操作方法类似于移动数据。再按一个Ctrl键将指定的数据复制到同一工作表。复制到不同的工作表没有问题。在线表单

▲1、同样，在上述移动数据的方式中，按ALT键和Ctrl键，使箭头加号出现在光标中（如图所示）。

▲2.按住鼠标左键加上ALT和Ctrl键，并将虚线框放在要存储的单元格工作表上。

6.大型工作表使用冻结窗格保留标题。

当工作表的编辑范围较大时，滚动工作表将看不到列的标题，也不会反映表中的数字代表什么。您必须上下左右滚动工作表才能进行比较。它浪费了很多时间，而且在工作表的扩展下很麻烦，您不妨好好利用Excel提供的冻结窗口功能。选择柱作为边界。将来如何扩展工作表不会影响视图的内容。冻结窗口分为冻结窗格、冻结顶列和冻结第一列，可根据需要自由设置。

▲ 在工作表中，选择查看索引选项卡的窗口类别，找到冻结窗格，然后选择要冻结的方法。

7、启用切换窗口快捷方式。

打开多个工作簿进行查询时，需要在不同的工作簿中来回切换，超过两个后，用鼠标点击工作栏，效率低下，容易出错。Excel具有内置的切换窗口功能，方便用户查看和编辑，可以使用Ctrl和F6组合键在键盘上快速切换工作簿。

▲1.打开多个工作簿时，在查看索引选项卡的窗口类别下，找到切换窗口并选择要查看的工作簿。在线表单

▲2、使用Ctrl和F6组合快捷键，无需点击鼠标即可快速切换工作簿。

8、充分利用并排窗口，使数据比较更容易。

如果屏幕足够大，您可以在查看多个活页夹时使用并排显示功能，以便活页夹可以同时显示在一个窗口中。要在活页夹之间切换，您不需要用鼠标单击，也不需要键盘的快捷键组合。您可以一次查看工作簿，并排的方法包括并排、垂直、水平。。。等等可以选择各种组合。

▲1、打开多个工作簿时，可以在查看索引选项卡的窗口类别下找到并排显示，并从出现的窗口中选择并排显示的方法。

▲2.选择垂直并排后，工作簿将在左右两侧并排显示。在上一步中，选中重新排列活动工作簿的窗口，它将按相反的顺序排列。

9、多个工作簿存储在一起，一个文件可以全部打开。

打开多个活页夹进行编辑时，可以使用上述切换窗口和并排显示功能来方便文件的编辑过程。但是，每次编辑时都需要打开多个固定活页夹。您不妨将这些链接的活页夹存储在一起，并在将来打开一个文件，您可以打开链接的活页夹，节省逐个打开活页夹的时间。

▲1.打开多个链接的活页夹后，在视图索引选项卡的窗口类别下，找到保存工作区选项。

▲2.在出现的存储窗口中，选择存储位置并根据您的习惯创建文件名。在这里，您会发现扩展名是.Xlw。在线表单

▲3、以后打开上一步保存的文件时，会发现excel图标与过去有所不同。这是多活页的图标。你可以直接点击它。

▲4、打开文件后，您会发现所有live books都打开了，可以结合切换窗口的并排显示功能进行编辑。

10、重要工作簿的自动备份和密码设置。

保存编辑后的工作簿时，将其另存为新文件。您可以设置自动备份，并根据需要为该工作文件添加备份文件，在同一设置菜单中，您可以设置live book的密码，密码分为保护密码和防写密码。

▲1.保存新文件时，在出现的窗口右下角找到工具，并在下拉菜单中选中常规选项。

▲2、您可以在常规选项窗口中选中创建备份，设置保护密码和防写密码。

11.识别Excel单元格中的常见错误消息。

合并到excel工作簿中的单元是工作表。工作表中的单位是单元格，它是数字、单词、公式、函数等的输入。数据在单元格中有意义。我相信很多人都在手机中遇到过错误信息的图片。仔细准备好工作表的内容后，单元格的预期结果是一堆英文错误消息，您可以立即判断出哪里出错了。然而，事实上，这些错误消息是有意义的。记住将出现的几个错误消息，我相信它可以快速解决工作表中的错误内容。在线表单

12.在手机中输入电话号码。

当单元格中输入的数字以0开头时，按enter键后，0将自动消失，并自动判断为以前配置的格式。一个常见的例子是输入电话号码。手机以0开头。为了能够在手机中留下完整的电话号码，让手机将其识别为文本类型。在输入0之前，忘记添加符号，例如0912123113。

▲1.要在手机中输入电话号码，请在输入0之前忘记添加符号，例如0912123113。

▲2、在单元格左上角可以看到一个绿色的小箭头。单击单元格，将出现警告。您可以选择error以保持工作表的新鲜。

13.在单元格中输入分数以转换小数点显示。

如果要在单元格中输入分数，直接关联是使用/表示分数。实际输入后，发现分数自动成为日期。输入分数数据时，分数前是否有整数，中间应加一个空白键，分数前不存在整数。例如，1/6的输入为0+空白键+1/6，用鼠标快速指向分数两次，将其转换为小数点格式。

▲1.要在单元格中输入分数，请使用空白键分隔整数分数。例如，1/6的输入侧为0+空白键+1/6。

▲2、用鼠标点击分数两次，分数将自动转换为小数点格式显示。

14、单元格数据拆分多个单元格。

如果希望将一个单元格中的数据划分为多个单元格，大多数人可能会选择复制、粘贴、删除。在单元格之间重复上述操作很麻烦。其次，这需要很多时间。事实上，通过Excel内置的数据分析功能，可以根据需要快速将单元格中的数据划分为单元格。在线表单

▲1、选择要拆分的单元格，在数据索引选项卡的数据工具类别下，找到数据分析。

▲2.在出现的设置窗口中，选择固定宽度选项并单击下一步。

▲3、在预览列结果下，点击鼠标点击箭头，拉出要拆分的位置，不限于两列。

▲4.选择上一步后，返回工作表时，您会发现单元格被剪切成多列。

15、在单个单元格中手动换行。

当工作表的列宽固定时，输入长数据内容以换行。您可以检查自动换行功能，宽度将自动切换到多行。有时，当自动换行的位置不合适时，您可以自己手动换行。您可以使用ALT键和enter键来完成操作。操作非常简单。

▲1.将鼠标指向要分支的单元格数据，然后按ALT键和enter键。

▲2、单元格中的数据将自动换行。在一个单元格中拆分多行没有问题。

16、使用智能标签更改单元格连续大小。

在单元格中，如果输入数据是规则的文字和数字，可以通过拖动鼠标快速完成大量公差为1的等时序列，也可以指定公差级别的值。Excel中内置的这个实用功能也可以称为填充，这使表格更容易制作。然而，该填充函数不提供相等的差值。使用智能标签可以改变数据的填充规则。在线表单

▲1、具有填充单元格的功能，它会自动以1的等差增加，最后一个单元格旁边会出现智能标签图标。

▲2.在智能标签菜单中，选择复制单元格，单元格的数据将从相等值更改为第一个单元格的内容。

17、自动删除工作表中的重复数据。

Excel生成的数据表将重复键入数据。当表格中的数据日益增加时，在庞大的表格中不容易找到重复项，需要对表格进行计算，如汇总、平均、累加等，重复的数据会影响计算结果的正确性，Excel内置了删除重复项功能，表格中的重复数据会自动删除，以保持表格的积极确定。但是，在删除重复项功能中，您可以使用设置格式条件在庞大的表中查找重复值，然后进一步选择要删除的重复项。

▲1、选择比较字段，在使用索引选项卡项中找到设置格式条件，在醒目提示单元格规范中选择重复值。

▲2.在出现的窗口中，选择repeat（重复）以指定过滤以复制值的显示颜色。

▲3.返回工作表时，您会发现找到的单元格已标记。

▲4.在数据索引选项卡下的数据工具中，单击删除重复项项。

▲5.在出现的窗口中，检查要删除的数据字段，然后按OK。此示例为成员编号和成员名称。在线表单

▲6、弹出提示窗口，告知删除数据数和保留数据数。按OK完成。

18、打印时隐藏注释错误消息。

打印工作表内容时，如果发现单元格中存在注释错误消息，往往会影响表单的可信度和美观性。打印前进入布局设置，并对暂时无法解决的错误消息进行注释。选择他的方式来呈现它们，这样打印出来的形式就新鲜了。

▲1.在布局设置窗口中，为注释选择无，并为单元格错误设置空白。

▲2.返回工作表，您会发现原始错误单元格的位置为空。