职场人这样学习Excel就对了

文 | 零代码轻量级应用搭建 阅读次数:
2022-07-15 9:31:48

 

一、为何你的Excel水平提升缓慢?

感觉Excel学习起来特别杂乱。虽然花了很多时间去学习,但是提升效果有限,水平提高缓慢,很苦恼。

如果只是少数几个人有这样的疑问,或许可以归因为个人能力问题。但事实上,有非常多的Excel使用者都或多或少有过上面的想法。之所以如此,不是大家的问题,也不是Excel本身的问题,而是国内主流的Excel教育方式出了问题。

换句话来说:你之所以会觉得很难有效提升自己的Excel水平,是因为你的学习方法错了,而这主要是因为长期以来,国内的Excel教程都是以案例式教学为主。

什么是案例式教学?意思就是教程会根据一个又一个具体的使用场景,一步一步教你如何去操作,最后解决问题。

举个具体的例子:

你认真读完文章,学到了这种方法,也解决了问题,这种学习过程叫案例式学习。

案例式教学其实是一种特别好的学习方法,它最大的优点就是针对性非常强,简洁明了,能够在最短的时间内帮你解决问题,学到方法。而你也是带着问题去学习的,所以学习起来速度也特别快。云表格

所以其实现实生活中,大部分人学习Excel都是采取案例式。但实际上案例式学习有两个致命的弱点,正是这两个致命的弱点,导致你总感觉自己的Excel水平提升缓慢。

弱点1:知其然,不知其所以然

案例式学习,大部分都是针对某个问题给出解决方案,告诉你具体的操作步骤。

你按照这些步骤去操作,确实可以解决问题。但问题是:你知道这样做可以解决问题,但却往往不清楚为什么这样做可以解决问题。

当下次你遇到非常类似的问题,但某些细节问题有所不同的时候,你就会发现原来的方法不灵了。因为你只学会了步骤,却不了解这些步骤背后蕴含的原理。

弱点2:只学到碎片化的知识,完全不成体系

为啥我们进行案例式学习很长时间,却还是这又不会,那又不会?因为案例式学习的最大缺点就是不成体系!

我们使用Excel,可能遇到的使用场景、要解决的问题理论上是无穷的。但是任何教程篇幅都是有限的,不管我们学习再多的案例,也没办法覆盖所有的使用场景。

所以我们如果没法再根本上学会原理和普适性的解决方法,是很难成为Excel高手的。真正的Excel高手,就算遇到从未解决过的问题,往往也很快可以根据自己已经掌握的知识体系,很快寻求到解决办法。因为他们真的吃透了Excle的运作原理,远远超越了案例学习的阶段。云表格

如果解决案例式学习的弊端?答案是采用体系化学习+案例式学习的学习方式。

二、Excel的体系化学习

Excel的体系化学习有3个要点:首先是全盘认识Excel;其次是三步法吃透功能点;再次是大量的操作练习。

1、全盘认识Excel

所谓全盘认识,是指我们首先要对Excel有个整体的认识。一个最简单实际的办法,就是打开你的Excel软件,然后按照菜单-子菜单-功能选项这样的顺序一步一步扫过去。

可以用思维导图或者数字表格的方式,把这些菜单的层级结构记录下来,做成一张体系化的图。

举个简单的例子,如下图,就是对开始菜单下面前两个区块内容的一个梳理:

 

刚开始扫的时候,我们没必要弄清楚每个菜单、功能真正的含义是什么。这个步骤,最重要的目的是我们先从整体上认识Excel,做到心中有盘,知道不同的菜单在哪里,它们下面大概又有什么子菜单。

这方面,用类似的思维导图是最为直观明了的,逻辑结构上也非常好清晰。在这里也简单给大家介绍几个思维导图软件,MAC平台上有Mindnode,Windwos平台上的Xmind都是不错的思维导图软件,大家可以尝试一下。云表格

一开始,我们不用知其所以然,就做这个简单重复的工作,一个菜单接着一个菜单,一个功能点接着一个功能点。多扫几遍,到后面应该能达到这样的效果:一提到某个功能点,你就能马上想起来这个功能点在哪个菜单下面。

2、用三步法吃透功能点

第一步:看官方说明文档

就举个最简单的例子,粘贴功能,我们都觉得这个超级简单吧?但是我们打开官方帮助文档,发现其实一点也不简单,粘贴里面的功能和选项也是超级多的。

 

仔细看这些文档,你就知道原来粘贴还有这么多玩法。这样子,你才能对Excel中每个菜单的功能有个客观、准确和完整的理解。

第二步:搜索引擎

还是以粘贴举例,我们用excel、复制、粘贴等组合关键词去搜索,会得到大量有用的信息。那么,我们主要看哪些内容呢?一方面是别人用这个功能遇到的问题,比如为啥我的Excel无法粘贴,为啥粘贴过去样式变了等等,另一方面,是查看这个功能用法的案例,和案例式学习结合起来。

看到别人犯过的错误,让我们能深入了解功能点容易犯错的地方。而多看别人的成功案例,让我们能更加功能性的认识到功能点应该如何使用。

第三步:大量的练习

前两步的学习,最终都是为第三步做准备。编程领域,曾经有位牛人说过学习一门语言最好的方式便是使用它,其实学习Excel也差不多,练习这个步骤是任何其他方式都无法取代的。

搜集到的案例,我们自己打开Excel软件,一步一步照着别人的指导,一定要实际操作一遍。举个例子,比如上面提到过的粘贴有不同的选项,我们就应该每个选项都试一下,看看最终呈现出来的效果有什么不同。

这种直观的练习,是你看再多教程和书籍都无法取代的。

通过3步法,我们可以对Excel的每一个功能点都有非常深刻的认识,这是单纯使用案例式学习永远都到达不了的程度。这样子,我们能真正吃透功能点,遇到不同情况的时候才能不拘泥于案例的方法,而能够随机应变。

举一个具体的例子,Excel里面的查找替换功能。

 

大家都觉得Excel里面的查找替换功能非常简单。但就算是再小的功能点,都可能导致我们犯错。比如上面的图,假如我们要用查找替换功能,把0分的替换成补考。

如果你直接用查找替换,你会发现有个100分的,那两个0也被替换成补考了,变成了1补考补考,这显然是错误的。云表格

如果我们勾选了查找替换菜单中的单元格匹配,发现替换结果就对了。

 

如果你满足于对查找替换功能最表面的认识,那么遇到这种特殊情况的时候,就很容易犯错误。而且犯错后你还不知道自己错在哪里。

连这么简单的一个功能,背后都有那么多东西可挖掘:比如上面的图片,我们再仔细观察,还有区分大小写、区分全/半角,按行搜索,按列搜索,等等。

这些选项分别代表什么,会造成怎样不同的查找替换效果,3步法都可以让我们学会。但你看再多的案例教学,几乎都没有哪个教程会这样子教你。

这样子你的Excel水平又怎么可能得到质的提升呢?

三、一定要做好学习笔记

Evernote和Onenote都是特别好的 笔记软件,我们可以用它们来做好自己的Excel学习笔记。如果不喜欢电子笔记的方式,用纸笔记录也行。

好记性不如烂笔头,我们想要真正学好Excel,做学习笔记必不可少。这样有助于系统梳理自己的学习心得,并且也能逐步看到自己的学习进展。

当对某些知识点有所遗漏的时候,查看自己过往的学习笔记是最好的巩固方法,比看任何大部头的较成熟效果都要好。

简单总结一下,系统化学习Excel的方法其实非常简单:首先是全盘认识Excel,其次是用3步法吃透功能点,最后是做好学习笔记。云表格

不管是新人还是老手,采用这种方法都能有效、快速的提升自己的Excel水平。实际操作的过程中,有几个实用的建议给大家:

2、每天学习2-3个知识点就够了,不能求快,而是要吃透;

3、一口吃不成胖子,贵在坚持。一天3个知识点,3个月就是270个知识点,已经足够你应付大部分使用场景了!

 

 

最后,教大家一个简单拖拽创建表单和生成报表的方法。使用简道云表单在线创建“云表格”,通过简单拖拽,即可制作出一个个柱形图、折线图、饼图等图表,1分钟实现数据可视化分析!非常方便~

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