怎样创建一个优质的知识库

花费大量时间寻找工作信息会阻碍企业生产力以及员工的心情。事实上，81% 的Panopto 研究受访者表示，当他们无法快速得到完成工作所需的信息时，会感到沮丧。所以，让我们进入加速找寻工作重要信息的时代吧。我们的建议是利用内部知识库软件。

一、什么是内部知识库？

内部知识库是储存、维护和共享资源雇员科学知识的中心交通枢纽。被储存和共享资源在内部知识库中的重要信息容许雇员索引工作任务所需的重要信息，从而协助雇员提高工作工作效率，从而更快地顺利完成工作。

与天下人都能出访的外部知识库不同，内部知识库只能由组织机构内部核心成员采用。

二、内部知识库别列济夫包涵的内容

您能在内部知识库中加进各种文档，比如：公司重要信息。年报、雇员手册、组织机构图象和联系人条目。专业培训金属材料。聘用金属材料、身心健康和安全专业培训和证书专业培训。结构设计文档。结构设计手册和国际品牌手册。法律文档。合约、发布表、政策和市场监管文档。客户服务项目。常用Example和用户手册能精简客服人员的工作量。

三、采用内部知识库软件的好处

内部知识库能为组织机构带来许多优势。比如：

1. 提高企业总体工作工作效率

Panopto 的一项科学研究表明，雇员平均每星期耗费 5.3 小时这样做。在Nintex 的进行调查中，共约 49% 的受进行调查者则表示，她们需要耗费大量时间找搜寻恰当的文档格式

我们可能无法完全消解这5.3小时的等候时间，但是一个高效的内部知识库能协助企业大大减少等候时间，从而提高企业总体工作工作效率。

2. 加强协作与沟通交流

Nintex进行调查表明，受进行调查者在文档格式协作和管理难题上困难重重，49%的受进行调查者无法找出文档格式，43%的受进行调查者在文档共享资源方面碰到难题。

3. 改善客户服务项目

Hubspot的科学研究表明，共约90%的客户希望在向您提出难题时立刻接到申明。

通过采用内部知识库软件搜集共同的协助文档格式和常用Example，您能使客户服务项目团队更容易提供及时处理的服务项目，因为她们无须甄选大量重要信息方可找出恰当的标准答案。

通过构建企业内部知识库，用户在碰到简单难题时能自主查看用户手册或协助中心，不仅节省客服人员时间，还加快了咨询反应。

4. 加强重要信息安全

当您在一个安全的基于云的环境中搜集重要信息时，不仅能避免USB 内存棒的丢失和笔记本电脑被盗，还能更快地控制出访权限。

5. 防止科学知识流失

您的组织机构是否具有保留隐形科学知识的方法呢？如果没有，雇员离开公司时都会导致科学知识流失。

四、如何构建内部知识库

在我们讨论您在选择内部知识库工具时需要考虑的几件事之前，让我们来看看构建它的最佳方式。

1. 制定 KB/KM 战略

您应该先问自己的几个难题：

作为总体科学知识管理策略的一部分，您的知识库如何适应？您希望通过内部知识库软件解决哪些难题？谁将管理内部知识库和撰写文章？

2. 制定实施计划

一个好的计划是项目成功实施的基础

3. 将文档搜集到内部知识库

将公司内的各种重要信息、文档等储存到知识库

4. 分配出访权限

确定每位用户的出访内容。批量管理用户出访的最简单方法之一是让每个人出访大多数内容，同时限制对最敏感重要信息的出访。

5. 定期维护

五、如何选择知识库软件

现在，你可能已经了解了内部知识库能为你做些什么。那么考虑知识库软件时，需要注意哪些功能呢？

1、内部知识库中具备的功能

简洁、清晰的界面结构设计。出访管理。搜寻功能。强大的搜寻功能大大提高雇员工作工作效率。分析功能。语言支持。安全功能。重要信息安全的重要性不言而喻。

选择知识库软件时无法忽视的一点是定制。因为无论工具多么有用，它都必须满足您企业的独特需求。

因此，在选择知识库软件时，考虑知识库能否适应当前业务的需求，随着这些需求的变化，它能随着你的成长而扩展和成长吗？

简道云知识库依托于其本身的零代码平台，除了拥有文本编辑、结构化储存、大容量、可分享协作、安全性强、支持权限设置这些功能外。沿袭了产品本身的特点（重数据管理、重流程协作），因此能把科学知识管理与工作流结合起来。因此，日常工作中经常需要做流程管理、数据分析，想要让业务流程和科学知识沉淀联系更紧密的，强烈推荐。