谈人事档案管理工作的重要性

在人们的工作生活中，档案的确扮演着重要的角色。它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是工作经历的记录。现在很多人误认为人事档案没用，要不要都可以。

而在现代劳动用工管理中，人事档案的作用包括两个方面：对职工个人而言，人事档案管理部门可以据此为员工提供办理护照、港澳通行证的政审手续；提供婚姻状况证明；为流动人员提供身份认定和办理社会保险；为员工代办申报职称；根据档案确定退休年龄；根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整；出具与人事档案有关的证明材料等等。

一、档案管理的象征意义和各项任务

1、 档案管理工作的象征意义

档案的存有是一种社会风气现象，它是以一定的物质形式存有并且其中有一部分要永久留存下来，为全人类惠及。然而也要看到：随着社会风气的发展和时间的流逝，一各方面档案的数目和成分在日益减少和急速丰富，另一各方面档案又处在急速损坏的操作过程中。

对急速形成和减少的档案，通过强化档案的收集工作来化解这一矛盾，而对处于急速损坏的档案，则通过强化档案的看管工作来化解。目前在档案看管工作中的许多难题毛序化解。比如：油墨劣化、笔迹退色模糊，有相当数目的档案，油墨U260山桐子，劣化变质，到了不能再用的程序。档案病虫害也影响档案的留存，档案看管科季马条件得不到改善，仓库建筑不合档案保护标准，需要拷贝的档案数目大，拷贝档案的方式也比较发达。人事管理

总之档案工作的实践，向我们提出了一个很尖锐的难题：一各方面明确要求我们把档案长期看管下来，为的是保护集体和对个人历史真实面貌服务；另一各方面档案的寿命是有限的。为的是化解这些迫切的难题，要强化档案的看管工作，无论对现在还是将来的事业，都是一件任重而道远的工作。

2、档案管理工作的各项任务

保护档案的完备与安全可靠，既是整个档案工作中要始终遵循的基本明确要求，也是档案工作各项业务各个环节的共同各项任务。从一定象征意义上讲，保护档案的完备与安全可靠，更是档案管理工作中心各项任务，这是因为档案管理工作这个各个环节，是实现保护完备和安全可靠的重点各个环节和主要方式。从实质上来讲，档案管理工作也是现代人向一切可能损坏档案的社会风气的、大自然的不得因素作斗争的工作操作过程。简而言之，档案管理工作也应该做到四不：不散（不使档案分散）、遇事（不使档案互相混乱）、不丢（档案不遗失不外泄）、没错（不使档案遭到损坏）。

档案管理工作的具体各项任务是：

（1）防治档案的损坏

要了解和掌握档案损坏的原因和规律，通过常规性的具体工作，采取专门的如何有效技术措施和方法，最大限度地消除各种可能损坏档案的不利因素的影响，从而把档案的大自然单位成本降低和控制在最小范围内。人事管理

（2）延长档案的寿命

档案看管管理工作不仅仅在于只是一味地防治档案的大自然损坏，而且还要从根本上采取更积极的措施，尽可能最大限度地延长档案的寿命，或者说，尽可能延长档案被大自然损坏的时间。

（3）保护档案的安全可靠

保护档案的安全可靠，一各方面是指档案作为一种物质存有的形态要最大限度地使其安全可靠存有下来；另一各方面是指档案作为一种社会风气现象，要在整个政治斗争范围内，不致因为看管的不当或条件的低劣使档案遗失而发生外泄，造成政治上的不安全可靠。

3、档案管理工作的基本明确要求

（1）以防为主、防治结合

（2）强化重点，照顾一般

（3）自力更生、勤俭节约

（4）立足长远、保证当前

二、老干部档案管理中存有的主要难题

老干部档案是对一个老干部对个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩的原始记录,是老干部享受各种社会风气待遇的凭据,化解劳动纠纷的依据.它关系到老干部的切身利益,是老干部接续保险、享受各项福利待遇的重要依据.随着市场经济的建立和社会风气的发展,原有的企业老干部档案管理办法已经不能满足社会风气的发展和新型劳动力市场的需求,在工作中遇到了很多难题。人事管理

1、现行企事业老干部档案管理体制与市场经济发展不相适应。现在企事业老干部档案没有统一管理，企事业主管部门管理固定工身份和部分合同制工人档案，有些企事业单位也管理合同制工人档案。

这种管理方式，有悖于企事业单位实行的全员劳动合同制，给企事业单位的老干部基础管理工作带来许多麻烦，也不利于保护老干部对个人利益，促进劳动力合理有序流动，建设科学、规范的劳动力市场。部分国有企业改制为私有企业，对档案管理的重视程度逐渐减弱，老干部档案无人问津，甚至遗失，老干部在调动工作时找不着档案或把档案长期存放在对个人手里，有的企业负责人为达到控制老干部的目的，扣押档案不给，使老干部办不成调动手续。

这些难题的出现，影响了档案管理的严肃性，更侵害了老干部对个人利益。

2、企事业单位档案材料的客观性、准确性、完备性差。由于部分企事业单位没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，老干部档案中记载的出生时间、参加工作时间前后不一致,工作经历记录不完备等。一些企业,尤其是私营企业或股份制企业的领导认为老干部档案没什么用处,不给新招用的老干部建立档案, 甚至随意更改，给劳动保障部门办理手续老干部失业、退休等手续减少了困难。如档案年龄前后不一致，出现多个参加工作时间，对个人经历前后记录不完备等。人事管理

3、档案管理的软硬件不适应形势发展的需要。档案管理人员素质急需提高。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。多数档案室设备陈旧，管理方式落后，防火、防潮、防蛀等达不到标准，档案管理只满足于不遗失，装进袋子，锁进柜子，在充分利用档案资源，提高队伍素质，促进企事业单位对老干部档案管理工作发展。

三、强化老干部档案管理的对策以及方法

老干部档案主要包括学历材料（毕业生登记表、学历断定等）、工人录用材料（包括招工、子女补充、工人转正定级等）、入党入团材料(包括入党入团的申请书、志愿书、转正材料等)、工资表、奖励呈报审批表、处分决定及解除决定、培训结业成绩表和评定技能的审批材料、劳动合同、调动转移材料、聘用审批表、复员退伍审批表、转业审批表、退休（退职）审批表等。然而，由于种种原因，现行的档案管理制度已经落后于时代，因此提高和改进现有的档案管理制度迫在眉睫。

（1） 是建立与市场经济发展相适应的企业老干部档案管理体制,以适应经济发展和新型劳动力市场发展的需要,由现在的多头分散管理逐步过渡为集中统一管理。劳动保障行政部门与档案行政管理部门尽快制定企业老干部档案管理办法,进一步明确企业老干部档案管理范围、内容、方式、标准等。人事管理

（2） 是各级劳动保障行政部门要高度重视企业老干部档案管理。制定规范有效的管理制度 ,强化促,定期检查,发现难题,及时化解。定期对档案管理人员进行业务培训,急速提高档案管理人员业务水平。针对目前企业老干部档案管理存有的诸多难题,在规定时期内对所有企业老干部档案进行全面的清理、规范,确保老干部档案的完备、真实、准确。

（3）是使企业老干部档案管理更加规范化、科学化。对老干部档案的内容、分类、档案用品标准重新进行规范。有条件的地区要利用计算机网络技术,逐步建立老干部对个人档案与医疗保险、工伤保险、生育保险、医疗保险、再就业等系统化管理体系,通过科学的管理,为企业提供更多便利的服务,有效地保障老干部和企业利益,充分发挥劳动保障部门的服务职能,提高办事效率,使档案管理工作科学规范化。

实施以我为主的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要各个环节，因此，我们要促使老干部档案更加规范和完备，要注意以下几点：

（1）是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段各项任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。

（2）是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在以我为主原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等各方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体难题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。

（3）是在坚持贯彻以我为主归档原则的前提下，要注意有效地保护全宗的完备性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一难题的完备性，反映同一难题的全部处理操作过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完备，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。人事管理

四、老干部档案管理的发展趋势

在中国，人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作用。如果某人想调到更适宜于发挥自己专长特点的地方和单位工作，原单位领导若不同意调走，其人事档案和户口就不能转走，那么，既便是这对个人调走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等各方面都会遇到很多麻烦。

如果建立人事档案社会风气化开放式管理模式，每对个人是社会风气人而不只是单位人，每对个人的人事档案由社会风气化的人才机构集中统一管理，与户籍制度、人事代理制度协调运行，那么许多难题都会迎刃而解。可见，在社会风气主义市场经济条件下，建立一种社会风气化的开放式人事档案管理模式是非常必要的。人事管理

市场经济的建立，产生了多种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动，但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制应运而生，人事管理变成了一种社会风气化的活动，因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有这种社会风气化的性质。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，只收集管理本单位人事档案，市场经济条件下已建立了具有较强社会风气性的人事档案管理机构，如各省市人才市场建立的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位老干部档案的机构，而是面向社会风气，其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象更具有社会风气性，能为整个社会风气提供更多人事档案服务。

人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会风气性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供更多利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会风气化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，能来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。人事管理

人事档案社会风气化开放式管理模式，是市场经济条件下的一种新模式，是对人事档案管理模式的补充，与传统人事档案管理模式处于并存发展阶段。市场经济条件下的新模式，与计划经济时代传统人事档案管理模式有所不同。传统模式中，人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理，比较封闭和内向，在过去人事管理中起到了重要作用，在今天也还有一定的适用范围。

但这种模式不应成为现代人事档案管理中唯一的模式，而应更新、改革旧的模式，建立新的模式，社会风气化开放式人事档案管理模式就是一种新的模式，是对现代人事档案管理模式的补充。这两种管理模式处于并存发展阶段，各有利弊。传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护，方便本机构使用具有优势，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大；新的管理模式服务面广，便于社会风气各种机构和人员利用，宜采用现代化、网络化管理方式，但存有易外泄、遗失等难题。我们应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人事档案管理模式更加充实与完善。人事管理

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