• 按流程来做 流程为每项工作提供更多系统化的流程 确保公事有辅导
• 用管理制度来管 管理制度为企业运转制订制度化化的管理制度 确保凡事有制度化
• 依计划去办 计划为有关人员拟订可参考的计划 确保工作有计划
• 拿表单去用 表单为具体内容事宜结构设计模版化的表单 确保继续执行有历史记录

合同管理配套措施

1.0目的

制度化合同的评审委员、签定、履行职责、存档等管理流程，严防与掌控合同信用风险，有效率保护公司的权益。

2.0适用于范围

适用于于本公司和营业网点。

3.0职能

3.1 吴涛：核准或许可核准合同签定；负责合同重刻。

3.2行政管理部：草拟、制订序列化合同；审核合同的正当性、明确性；调查表管理合同复印件；参予合同纷争处置。

3.3财务中心：审核合同支付或结算条款的合理性、可行性；确定我方签约主体。

3.4合同承办部门：负责合作方资信、履约能力等情况调查并提供更多相应资料；存档所承办合同；对合同业务的必要性和履行职责情况负责。

4.0定义

4.1本配套措施所称的合同，是指本公司及其关联公司签定及履行职责的建立民事权利义务关系的各类法律文件，包括但不限于租赁合同、加盟商合同、采购合同、专项服务合同、投融资合同、债权债务担保合同等。

4.2租赁合同，包括但不限于店铺、员工宿舍、办公（经营）场所、办公设备等有关合同、协议。合同管理

4.3 加盟商合同，包括但不限于加盟、商品销售、 区域经销、意向加盟等合同。

4.4 采购合同，包括但不限于原材料、促销品、OEM产品加工、其他产品等采购合同。

4.5专项服务合同，包括但不限于策划推广、广告、培训、招聘、通讯、运输、网络、顾问、委托代理等合同。

4.6 重大合同，包括但不限于资产（股权）买卖、赠与、借款、融资租赁、转让、担保（确保、抵押、质押、留置）合同、投资并购等债权债务、投融资、担保类合同。

4.7序列化合同，是指由我公司事先单独预订好合同框架，提供更多给合作方协商确定文本内容的合同形式。

5.0管理配套措施

5.1合同准备

5.1.1 序列化合同制作

5.1.1.1行政管理部对属我方常用业务合同的，如加盟合同、商品销售合同、区域经销合同、意向加盟协议、产品加工合同、物流运输合同、委托代理合同等，提供更多序列化合同；

5.1.1.2 合同承办部门应要求及促成合作方签定我公司提供更多的序列化合同；

5.1.1.3 合作方对我公司提供更多的序列化合同有异议的，可采用政府机关、行业协会发布的示范文本；如无相应范本，合同的草拟工作应争取由本公司承担，由业务部门与行政管理部法务人员共同草拟。合同管理

5.1.2业务商谈

5.1.2.1合同立项：承办部门依据年度经营计划和《预算管理管理制度》，经审核人确认业务开展的必要性；

5.1.2.2意向接触：确定合作主要条件及运作方式，开展有关合作条件或价格方面的咨询，或者组织招标；

5.1.2.3资信调查：确定合作主体是否符合签约要求、是否具备履行职责合同的能力，范围包括（可参考附件三《合同承办部门审核项目及标准》）：

1）合作方当事人主体资格审核。包括：合作方为法人的，需查验年检合格的《营业执照》，并提供更多复印件（须加盖公章）；合作方为自然人的，需查验并提供更多有效率的身份证复印件。合作项目涉及专营许可证或资质的，应查验有关复印件并提供更多相应的许可、等级、资质证书；

2）合作方当事人资信情况及履约能力审核。包括：资产负债、产权归属、技术设备、产品质量、商业信誉等；

3）合作方合同承办人员资格审核。包括签约代理人的身份证明、许可委托书；

4）其他与合同签定、履行职责有关的事宜。

5.1.3合同文本准备

5.1.3.1合同必备条款包括标的（规格、型号、数量或具体内容事宜）、质量标准或要求、履行职责期限、地点、方式、价款与支付方式或合作条件、双方权利与义务、违约责任、争议解决方式等；合同管理

5.1.3.2对非使用序列化合同的文本，合同承办部门应提前与行政管理部法务人员确认合同文本后，再填写《合同审核表》（见附件四）进行审核；

5.1.3.3合同文本份数按实际需要确定，准备并签定二份，其中合作方一份，另外一份在合作方盖章签字后与审核文件及有关证明材料一起交行政管理部法务人员统一编号存档并建立台帐。各部门若有特别需要，可与合作方签定多份，但须在合同中注明。

5.2合同审核及签定

5.2.1承办人填制《合同审核表》（见附件四），并附合同草案、合作方当事人的资信状况证明材料，送会签部门审核。

5.2.2审核部门应提出具体内容的审核意见，如有必要，可附书面审核意见返回承办部门。如没具体内容意见，应按职能在会签单上签定同意或不同意的确定性意见，并由审核人签字。

5.2.3业务审核：各中心(事业部)总监对合同的业务、技术条款进行审核并负责。

5.2.4财务审核：在一个工作日内完成对合同支付条款的审核并负责；同时，确认我方签约主体是否符合公司有关规定。

5.2.5法务审核：在一个工作日内完成对非序列化合同的审核并负责，包括但不限于形式的制度化性，内容的正当性、明确性，资料的完整性等；如果序列化合同签定时未改变拟订条款，可不经法务审核。合同管理

5.2.6合同核准：

5.2.6.1对经常发生的业务合同，可由指定人员核准。具体内容详见附件二《合同审核职权》；

5.2.6.2经总经理许可的中心总监或有关人员可以签定合同。但许可人应将《总经理许可书》在合同审核时，送财务中心、行政管理部各一份。

5.2.7合同签定

5.2.7.1合同经核准人签批后，按《印章管理配套措施》规定，由印章保管人负责重刻；

5.2.7.2合同签定必须要有我方和合作方的负责人签字、盖章和签字日期；

5.2.7.3单份合同文本达二页或以上的需加盖骑缝章，骑缝章盖在全部合同内容及附件内容的侧面。

5.3合同履行职责

5.3.1合同经签字、盖章，且约定的生效条件达成时方可全面实际履行职责。合同生效之前，原则上不得实际履行职责。由于商场等合作方要求，必须先行支付直营店铺支付的房租等费用，且经总经理核准的除外。

5.3.2承办人按合同约定，承担通知义务，组织合同的履行职责，办理有关事宜。如有付款事宜，承办人应向财务部门提供更多合同复印件。

5.3.3承办部门实施履约跟踪统计，掌握实际履行职责情况。对出现的各种问题，及时获取证据、协调处置。

5.4合同变更或解除合同管理

5.4.1合同需要变更或解除时，合同承办部门应在与行政管理部沟通情况后，以书面形式通知合作方，说明变更或解除合同的原因和答复的期限。变更或解除合同的协议草案一经达成，需按本配套措施5.2的有关规定办理。5.4.2合同承办部门收到合同合作方要求变更、解除合同的文书、电报、电话、信函、图表、数据电文，应及时与行政管理部沟通情况、请示合同签定人后，在法定或约定的期限内书面答复合作方。如果必须变更或解除，应与合作方达成变更或解除合同的书面协议草案，确定索赔条件，并按本配套措施5.2的有关规定办理。5.4.3对不可抗力或国家宏观政策调整原因而使合同不能履行职责或延期履行职责的，应及时书面通知合作方或者及时取得合作方遇有上述情况的证明材料，主动与合同有关各方协商处置。5.4.4 有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位公章或者合同专用章。5.4.5 经公证、鉴证的合同，所达成的变更或解除合同的协议需报原公证、鉴证机关备案。

5.5合同纷争处置

5.5.1 合同合作方当事人违反约定或提出履行职责异议的，承办部门必须在法定或约定的时间内以法定或约定的方式答复。

5.5.2 出现纷争，承办部门应立即通知合同签定人和行政管理部，并收集整理处置合同争议的文件和证据资料。5.5.3 合同纷争协商、调解，应由合同承办部门与行政管理部共同进行。协商或调解达成一致时，应依合同签定流程签定书面协议。协商或调解不能达成一致时，应在法律规定的时效期间内，可按合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纷争，承办部门应同行政管理部确定代理人、应对计划等，经总经理核准后实施。合同管理

5.6合同续约

5.6.1合同期满且需办理续约的，合同承办单位或指定负责人必须合同期满前至少一个月提前办理续约手续。

5.6.2 续约的合同，如没更改合同条款的，可不经行政管理部审核；如有更改合同条款的，合同承办部门需提前知会行政管理部法务人员进行法务审核。

5.6.3续约的合同复印件除5.6.2条款及审核职权外，其他按新签合同流程进行管理。

5.7合同保管与借阅

5.7.1 行政管理部统一归口管理本配套措施所称的合同并建立适时动态《合同台账》（见附件五）。对直营店铺租赁合同，自双方签字盖章之日起十个工作日内必须由合同承办人将合同复印件寄回行政管理部法务人员，存档期限最长不得超过自本公司盖章之日起三个月；其他合同，自双方签字盖章之日起十个工作日内必须由合同承办人将合同复印件寄回，存档期限最长不得超过自本公司盖章之日起一个月。合同管理

5.7.2 合同承办部门应指定专人负责合同的保管与借阅。

5.7.3 合同签定前和履行职责过程中双方的来往信函、传真、票据、履约凭证等合同附属文件，由业务部门存档，在合同完全生效后三十个工作日内移交行政管理部法务人员与有关合同一起存档。

5.7.4 因工作需要借阅合同复印件的，应凭《合同借用申请单》（见附件六）经中心总监核准后向行政管理部法务人员办理借阅登记。

5.8管理要求

5.8.1除公司书面许可的情形外，公司所有营业网点一律不得以自己的名义对外签定合同或者其它具有履约性质的任何书面文件。

5.8.2 除另有规定外，与公司有经济业务往来、产生债权债务关系，都应当订立书面合同：采购合同除因即时现金交易性质不能订立书面合同外，单笔业务金额超过10000元或同笔连续业务金额超过10000元，须按本配套措施规定订立书面合同。

5.8.3 合同承办人员出现下列情形的，公司将追究有关责任人及合同核准人的责任：5.8.3.1未经许可核准或超越职权签定合同；5.8.3.2应当签定书面合同而未签定书面合同；

5.8.3.3 发生纷争后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；合同管理

5.8.3.4遗失重要证据，不按时存档的。

5.8.4合同审核人员出现下列情形的，公司将追究有关责任人的责任：5.8.4.1延误审核时间而又没正当理由的；

5.8.4.2签定有重大缺陷或无效合同的；

5.8.4.3材料不全的合同审核通过的；

5.8.4.4 违反5.3.1条款，未见到生效合同就同意支付合同款项的。

5.8.5合同承办部门或合同借用部门出现下列情形的，公司将追究承办部门或借用人及其直接上级的责任：

5.8.5.1离职前未存档合同或未归还借用合同资料的；

5.8.5.2不按照拟订日期归还借用合同又未提前向行政管理部说明的。

6.0有关文件

6.1正负激励管理配套措施

6.2财务预算管理管理制度

6.3财物付款及报销管理管理制度

6.4档案管理配套措施

6.5印章管理配套措施

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