“标准化”助推房企合同管理工作提档升级

合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利和义务关系的协议；是企业从事经济活动取得经济效益从而实现生存与发展的纲目，同时也是风险产生的根源。企业要在经营活动中生存和发展，就必须解决所面临的一切经营风险。

地产是一个经营活动长、业务涉及广、地域特性多的行业，所以签订的合同更具有多样性和复杂性，为了维护企业的合法权益、防范经营风险，一定要做好合同管理工作。因此，标准化合同范本的作用显得尤为重要。一个好的范本能够更好的维护自身的权益，减少纠纷的产生。

标准化合同样板的必要性

企业在业务往来中订立合同须采用书面形式，合同订立应尽量采用企业统一的规范文本。大型公司在合同管理方面通常都会建立自己的合同范本体系，法律部门经常要做的事情就是把使用较为频繁的合同范本根据本企业的特点和在市场交易中所占话语权的轻重加以整理，在提交业务部门和相关领导会签后，建立和充实合同范本库并经常进行更新。

使用标准化合同范本有利于降低地产企业管理成本，提高企业防范风险的能力，增强企业自身的合法利益维护，为经济效益提供良好保障。其重要作用有以下三点：

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标准化合同范本在长期实践和运用中，经过反复总结、提炼出来的。在交易过程中，能有针对性的根据合同风险控制点进行保护。标准合同在实践应用中，能够规范合同起草、降低应用成本、节省谈判时间，助力领导审批决策，从而使合同交易效率提高。合同管理

02

通过加强标准化合同样板的采用，把握住合同制定权。同时通过业务来往中出现合同纷争的沉淀，排查原因，深入研究，通过不断修改、完善合同条款内容，进而达到严防与化解日常工作中经营信用风险的目的，切实为保护企业另一方面合法权益。

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通过合同管理标准化提升企业形象，将标准化合同应用领域在企业日常工作中，不仅能让合作方感受到企业在合同管理上的规范化秩序，更能看到所在企业员工的工作工作效率，有助于提升企业商业信誉和另一方面形象。

标准化合同样板的工作流程

不断搜集和重新整理合同样板是一项很让人觉得繁琐和没有多大创新的工作，但这项工作却是非常必要的，企业如果没有创建整套的合同样板管理体系，买卖活动往往极为被动，因为如此合同文档只能以对方当事人提供的版本为基础修改而成，形式五花八门，会导致合同在递交企业内部相关职能部门所签时审查时间过长，工作工作效率不高，对合同的签定也会造成不必要的延误。因此，在创建标准化合同样板的过程中，需要创建完善的管理管理体系和业务流程，不断驱动样板库的扩充和优化合同管理。

标准化合同样板制作需要体现固化标准、兼容差异、组织协同、动态管理的原则。应按照企业对专门从事商业地产开发全链条所要拟定签定的合同展开分类后，再按照成立小组、业务调研、寻找标杆、草稿修订、业务课堂教学、持续改进的流程开展标准化合同样板的工作。

01

成立标准化合同样板小组。由于商业地产企业合同牵涉到的职能部门比较广，应由生产成本、招标、法律条文、运营、财务等相关人员组成小组，保证合同文档的质量。

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业务调研。为避免区域间法律条文条款差异及工作管理的差异，需要在全国开展对应的业务调研。有针对性的通过各项目公司、各职能部门收集问卷调查、或其他渠道取得相应的文档资料、政策法规等。

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寻找标杆。商业地产行业中已有许多标杆房企在标准化合同样板的工作上有一些优秀课堂教学。企业可以从另一方面实际出发，选择合适的标杆企业，选用固定的合同条款作为研究对象。

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草稿修订。形成标准化合同样板的草稿，必要时展开开诚布公的讨论，需集思广益，广泛征集意见，以便兼容不同业务管理模式及地方性政策法规差异造成的合同条款差异。

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业务课堂教学。合同管理定稿后的标准化合同样板应作为未来合同磋商的基础，同时可以依照合同类别或者供应商的差异性，对不同类别或者不同供应商采用不一样的标准化合同样板。

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持续改进。收集实际工作中的意见，归纳经验，依照企业的产业发展、相关法律条文法规的变化，及时对相关合同文档展开修订，搞好动态管理。

我们以工程合同为例，阐述其编制的工作流程如下：

① 集团招标采购职能部门依照不同采购性质（施工类、材料设备类）拟订标准合同文档。合同文档内容应包括：

1） 合同名称；

2） 甲乙方名称及地址，经办人联系电话；

3） 甲乙方企业法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章；

4） 合同签定日期；

5） 标的（内容）；

6） 数量、质量；

7） 价款或酬金（工程计价方法、工程款支付方式）；

8） 履约方式、地点、费用的承担；

9） 违约责任（甲乙方权利、权利）；

10） 生效、失效条件；

11） 解决争议的方法；

12） 合同的份数及附件；

13） 保密条款（如果有需要）；

14） 廉洁协定。

② 相关职能部门参与标准合同的编制及审核修订：

Ⅰ运营管理部：参与编制并审核合同内施工措施、进度要求、施工管理、技术要求及施工质量等相关内容。

Ⅱ生产成本管理部：参与编制并审核款项支付、工程结算及工程量清单计价原则等相关内容。

Ⅲ财务管理部：参与编制并审核财务税务及付款等相关条款。

Ⅳ法务管理部：参与编制并审核合同的法律条文安排在信用风险控制、对等性、合法性、公平性等方面。合同管理

③ 招标采购职能部门组织评审并展开所签，按OA颁发的权责展开审核后生效。

④ 依照合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论，合同文档应展开年度回顾改进。由公司各专业职能部门及时提出并完成修改，再按照上述审核程序审核后生效。

⑤ 制定有关勘察、桩基检测、人防、视、电信、用水、用电等行业示范版本，并经集团专业分管领导审核后生效。

备注：重要条款或信用风险条款经高层管理审核后立即修订。

完成以上工作环节后可输出各专业各材料工程的《标准合同模板》《合同审核表》，同时为保证符合国家政策变化和合同条款的持续改进，应对此类合同限定时间节点为每年修订，并且要在1个月内完成修订。

标准化合同样板的系统支撑

众所周知，管理系统是标准化落地的重要辅助工具。一方面，信息系统能将标准化的成果真正有效利用起来。通过信息系统大大降低标准化的落地难度，缩短标准化的落地时间。另一方面，信息化本身就是对业务提出标准化要求。通过信息化的固化作用，使得合同的关键条款能在集团内部实现资源共享，发挥积极的促进作用。