规范合同档案管理，夯实合同基础工作

一、引言

档案是记载空管事业发展历程和各方面信息的重要材料，对各单位的发展和各项工作的高效开展，具备重要决策参考价值和的史料价值。合同是空管档案重点资料之一，合同档案管理貌似简单，实际参与到其中才体会到它的细针密缕。

在最初接触合同管理时，我们往往关注的是合同文本管理层面，认为合同就是对文本的起草、法务对合同条款的审核、合同印章以及合同签订完成后的履行。殊不知在合同管理中，合同前期的会议纪要、询价资料等一系列合同的附属资料的有效性、完整性在合同管理中也尤为重要，通过对每一份合同档案科学、便捷的收集、归档，可以避免发生法律纠纷时，及时运用合同档案所记载的内容，依法维护合法的权益。

本文以一名基层合同管理员的视角，从合同精细化管理角度，对合同档案管理各个关键环节进行了分析和总结。

二、健全法规、明晰职能

Nashik合约管理坚持综合捷尔恩河、分建、相互配合、各个环节管理原则。通导政府部门作为民航三大体系之一，负责的工程项目建设、修理项目和资产订货任务紧迫，每年挂名的合约占比较大，合约管理、履行职责的合规性不合法显得至关关键，控制技术控制技术部依照国家法律、上级领导规定及支队合约管理配套措施，结合自身情况，制订了《控制技术控制技术部合约管理配套措施》，成立了合约管理组核心成员，明晰了组核心成员核心成员、各处室具体内容职能，规范化了合约管理组织工作业务流程。从IHS、网上申购，到合约履行职责、合约副本，依照11个关键步骤，规范化每一个各个环节、每一个核心成员的具体内容组织工作及组织工作业务流程。合约管理控制系统

三、合约数据资料库管理

(一) 合约数据资料库精确性

合约剪报的精确性、规范化性非常关键。合约剪报包括正式合约文本、合约附带、合约会进店、签定合约的呈报和企业法人委托书等。控制技术控制技术部合约数据资料搜集还包括政府部门纪要、网上申购函、出价函、合约评审委员历史记录、磋商历史记录，以及合约履行职责过程中形成的所有相关材料及销毁样本等铜器。

(二)合约数据资料库的搜集

合约剪报的完备需要合约协办单位、有关职能政府部门和主管政府部门的通力合作, 为了保证合约剪报完备,控制技术控制技术部从合约管理业务流程中规范化有关组织工作职能。 合约协办政府部门应及时处理搜集、整理合约签定、履行职责等每个各个环节有关数据资料，依照上级领导合约副本有关明确要求搞好合约副本组织工作。合约管理控制系统

(三) 合约数据资料库的搜集要求

合约数据资料库搜集最关键的是要努力做到合约剪报的完备与精确。搜集组织工作的质量决定了剪报的精确性，两方在项目后期的网上申购文档、往来信函、电子数据资料等是证实两方私法的关键凭据, 合约协办政府部门委托人应及时处理搜集、剖析和副本, 防止合约数据资料库的陈述和科学性的经济损失。

四、合约数据资料库副本

(一) 合约数据资料库副本范围

合约副本范围在合约数据资料库组织工作中起着举足轻重的作用，合约副本的材料包括以下几个方面内容: (1) 合约文本，(2) 合约会签表，(3) 合约附带，(4) 合约资质文档（包括:合作方的营业执照、开户许可证等资信数据资料，合作方法定代表人身份证明或授权委托书等），(5) 合约履约过程中的材料（包括:往来信函、电子邮件、质量承诺书、请款说明等），(6) 合约验收材料（包括:产品合格证、合约验收单、测试报告、验收报告，上级领导主管政府部门下发的批复文档、领导批示等文档数据资料），（7）汇款审批单。

(二) 合约数据资料库的整理要求

控制技术控制技术部借鉴精细化管理理念，健全合约内部管理图表化。本着方便查阅，提高效率 的组织工作思路，通过对合约的剖析将合约信息围绕合约原件、注意事项、付款信息、设备验收等合约有关关键各个环节进行了扫描剖析并制成表格，此组织工作全面提高办公效率。其次，合约数据资料库的副本包含一份与该合约所有有关的资质文档，即可保证合约的精确性，又要便于保管和查阅。合约管理控制系统

(三) 合约数据资料库分类整理

根据合约法律事务管理规定要求，各部室与其他主体发生私法关系必须签定合约，在数据资料库管理上需遵循一事一档、一项一档原则，由合约协办政府部门负责组织搜集整理，统一交合约捷尔恩河管理政府部门副本，最终形成合约管理业务流程的闭环。依照上述要求，控制技术控制技术部合约数据资料库的管理通过制度规范化合约管理业务流程，将合约数据资料库完备与规范化作为合约数据资料库管理的关键点, 使合约数据资料库的搜集、副本、科学利用有序而规范化, 对维护支队的不合法权益具有关键意义。

五、结束语：

除此之外，也可以考虑通过简道云，自行动手搭建一个合约管理应用。当然，也可直接套用模板、进行修改：合约管理控制系统（可直接使用，均为免费模板）。借助简道云的合约管理控制系统，可实现合约分类管理、合作机构管理、合约收付款计算及管理、合约到期定时提醒、合约模板整理等功能，非常好用！