企业人事档案实现档案管理科学化管理

人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求，更新人事档案管理的内容、范围，档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等，是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。

一、人事档案现状及存有的难题

1.对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要守好摊，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。

2.人事档案平稳过渡相关手续不隐蔽，重视不如。档案管理人员大多并非现职的，所以在伯粉或充分调动工作时，转交档案、相关手续不报批办理手续，该检查的不检查，该清扫的不清扫，该盖章的不盖章，引致档案数量、金属材料等难题责任未明、界线不清。甚至有人指出，档案平稳过渡只是一串锁匙的难题，使人事档案平稳过渡工作其间错位，出现人事档案管理硬体设施不健全、档案管理人员专精培训不妥当等现象。

3.管理难度很大，管理水平不高，管理方式滞后。人事管理大部份工作人员没有经过专精的档案科学知识专精培训，对档案的必要性、管档明确要求，档案金属材料的搜集、整理、副本、剪贴等业务不太介绍，档案搜集觉悟淡漠。而且大绝大多数档案管理人员retirement，对档案工作心力资金投入严重不足。一些副本的金属材料还不如真实世界精确，副本金属材料没能及时处理、精确地得到补足，使副本的金属材料无法真实世界地反映生前事实上，引致人事档案的不完备。

4.档案管理人员对档案的必要性宣传品不妥当。一是档案管理人员对人事档案的必要性未进行广泛宣传品，使生前和档案管理人员对档案中缺少的金属材料无法及时处理补足、健全、预览；二是人事档案管理大体上是兼领，属于非专精人员管理。由于受专精和时间管制，档案管理人员也无法及时处理地掌控档案管理工作的新科学知识、新技术。

5.档案管理人员对人事档案必要性认识严重不足。指出只要有一份好工作要是，档案可有可无。对个人档案采取忽略的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人指出自己的档案不应在生前所属的基层单位，而由生前看管；有些应该副本的金属材料无法及时处理交档案管理人员副本。这些思想和观念必然引致人事档案金属材料不全或缺失。

6.人事档案管理方式滞后。在档案管理方式上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也无法完全合理应用。

二、人事档案管理对策及思考人事管理

1.严格报批平稳过渡。人事档案平稳过渡是一项认真细致、相关手续隐蔽、责任重大的工作，应报批办理手续。档案平稳过渡相关手续：一是对所看管的档案进行一次全面清扫，做到账务相符；二是对借出的档案要及时处理催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件金属材料要分类存放、清扫排序后及时处理副本；四是按档案转交明确要求进行转交，并在平稳过渡相关手续上注明平稳过渡时间、地点和监交人、转交人、接收人的姓名职务及转交清册、页数等，还应在转交文件上盖章盖章，要做到对平稳过渡工作负责。

2.强化档案管理觉悟，严格档案管理程序。强化领导党员干部的档案管理觉悟，健全档案管理硬体设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作积极主动性，从根本上确保人事档案金属材料精确完备、及时处理副本。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案搜集齐全完备、内容真实世界可靠。

3.健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下明确要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合基层单位特点和档案管理实际，以适应环境基层单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是基层单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。人事管理

4.建章立制，有章可循，规范操作。积极积极主动做好档案搜集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案金属材料转入、转出登记簿，档案金属材料转交表等。对由于历史原因，确实搜集不到的档案金属材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在搜集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时处理追补和补足新的资料，真正起到人事档案的依据作用。

5.积极做好宣传品工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传品工作，对搜集的金属材料要认真核实，把真实世界可靠的金属材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实世界完备，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的必要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实世界性、可靠性、完备性。人事管理

6.提高人民群众对档案金属材料必要性的认识。一是加大宣传品力度，提高对人事档案必要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传品有关人事档案的管理科学知识，使其认识到，人事档案并并非可有可无的，它对生前今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的搜集、整理、鉴定和看管等各个环节科学规范。三是加强搜集工作，健全档案内容，及时处理补足档案缺失金属材料，提高档案的利用价值。

总之，要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应环境档案事业的发展，并为实现档案管理的规范化、规范化、现代化作出应有的贡献。