企业合同管理的四个步骤

每个企业都会有很多合同，大的有投融资合同、收购并购合同、框架合作合同等，小的有日常业务合同、劳动合同、租房合同、办公用品购买合同、租赁合同等。合同管理制度的完善能够促进企业的经济效益、防止诉讼发生，发挥着不可替代的作用。

然而，很多企业对合同的管理往往不够重视。我们经常会看到企业领导者们往往只关注合同管理的其中一部分，比如有些只重视签合同的过程，履行时却忘记依据合同条款进行就扔在一边；

有些重视合同签署前的谈判，至于合同文本上是否表达了谈好的要点却被忽略；

还有一些企业认为合同履行完了就没有用了，不进行归档管理；甚至有的企业不签署合同，认为都是熟人，有口头约定就好了。

正是因为这些企业没有对合同管理加以足够的重视，或者虽然重视了但没有细致到每一个环节，导致合同不但没有给企业创造利润，反而增加了企业的纠纷，甚至产生诉讼。

所以，本栏建议企业要全方面的对合约展开管理，充分发挥合约给企业带来利润率、推动企业合规性、充分反映企业新一代动向的各种促进作用。今天责任编辑就分三步谈一下企业合约管理。

一、合约签订前

1、确认签订合约的目地

签订每一个合约都有它的目地，在签订合约之前必须明晰那个目地是什么，紧紧围绕那个目地就可以子集企业各个单位的精神力量来对这本合约做准备工作。合约管理系统

2、审核合约旁人市场主体中诚信

当代社会风气是其他人的社会风气，企业常常因为不了解交易第一类的详细情况而遭遇经济损失。因此在签订合约前，要对旁人的中诚信展开展开调查。

（1）请旁人另行提供另一方面基本情况，如企业注册登记、地税注册登记等企业注册登记。

（2）必要性的话，要求旁人到工商行政管理局、地税、银行等开据其企业的新一代资料库重要信息。

（3）自查旁人与否具备即将密切合作销售业务的注册登记也许可。比如要委派旁人展开建设工程施工，则要自查与否具备相关工程施工注册登记；要转投旁人的连锁店项目，则要自查与否具备特许权经营方式注册登记。

（4）展开调查旁人与否牵涉民事诉讼或者举报、处罚等。

（5）在签订关键性合约时，企业应征请分立财务管理、法律条文服务项目项目组展开专精的尽调展开调查，如果展开调查报告不理想则应取消合约的签订计划。企业切勿不容因前期中诚信展开调查费时费力或聘请专精服务项目项目组费用高而不展开该项工作。如果展开调查报告发现交易第一类确有中诚信瑕疵，做了注册登记展开调查对企业而言只是耗费了相应成本，没做展开调查签订了合约经济损失可就远远不止如此了。

二、合约签订时

1、相关负责人分工

（1）确认谈判负责人。进入合约签订的阶段就需要确认与旁人谈判的人员。一般情况下谈判人员为企业的销售业务人员，但牵涉较大合约，则需由企业销售业务人员、法务人员、相关技术人员等会同参加谈判。合约管理系统

（2）确认文本内容审核负责人。文本内容的全面审核工作一般会交给法务部门，本栏认为这是一个不太合适的方式。法务故名思议是侧重审核法律条文条款的，而且法务人员常常没有参与合约签订的全过程，审核内容时难免会有遗漏或者偏颇。合约是整个项目谈判的呈现载体，也是日后履行中的依据，因此应由全程跟进项目地销售业务人员与法务人员共同负责合约内容的全面审核。

（3）须指定一人跟进合约签订、执行的全部流程。责任编辑将合约的签订分为

三步，这三步中的前三步是前后连贯、相互衔接的，如果中间被隔断将造成合约文本内容与谈判内容不符，或合约履行与合约文本约定内容不符的情况。故，应指定一人全程负责合约的整个签订、执行过程。

2、合约文本的审核

每一类型的合约有着不同的审核要点，比如买卖合约重点审核对标的物的

质量约定、价款约定、数量约定等；运输合约重点审核运输方式的约定、运费核算的约定、运输风险的约定等。责任编辑从一般合约的通用条款审核要点展开简单的梳理：

（1）双方市场主体重要信息。合约首部应列明签订合约市场主体的准确名称、地址、负责人等。

（2）合约签订的背景及目地描述清楚明晰。在合约条款前，一般会有鉴于部分，该部分主要描述了合约签订的背景及目地，在日后发生纠纷时可以用来明晰与否违背了合约的根本目地，或用来主张旁人不具备鉴于部分描述的相关能力。合约管理系统

（3）审核合约双方的权利义务。权利义务条款是合约的核心条款，对权利义务的描述应详细、准确、体现合约谈判结果并具备可执行性。企业的合约绝大多数是双务合约，有权利必有义务，权利与义务应为对等或基本对等。在设定权利义务条款时不容太过倾向于自己一方，这样的文本发给旁人审核会让旁人认为我们在谈判结果之上做文字游戏，没有密切合作诚意，因而影响合约签订的进度。

（5）违约条款。违约条款应具备可执行性，我们不鼓励做过度严苛的违约约定，这样常常在签订过程中影响签约进度，在出现纠纷后也很难得到法院的支持。违约责任应与合约的权利义务条款相对应，避免出现高度概括性的违约责任条款，因为这在实践中很难实际操作。合约管理系统

（6）法律条文适用及管辖条款。我们在谈判地位允许的前提下，尽量争取有利于自己的法律条文适用及管辖地点。如果实在难以约定在另一方面所在地点管辖，则退而求其次与旁人协商约定为被告所在地或原告所在地这样的方式。另外如想约定仲裁，则切记保证仲裁条款有效，不容出现仲裁或民事诉讼或对仲裁机构约定不明的情况。

（7）签订与生效条款。明晰合约签订的与生效的条件，比如要求必须加盖公章并且由法定代表人签字。

3、合约签订的形式健全

（1）双方均需签订。确保合约市场主体均按照合约生效条款完备签订，如约定需加盖公章且授权代表签字，则要注意不能忘记自查与否签字。

（2）骑缝签订。合约一般单厢在两页以上，要确保除落款页外，每一页都要有清晰的骑缝签订或每一页都有简签。对于合约内容有手写修改的地方，需要保证每份合约所修改的内容一致，并且由双方在修改处展开签订确认。

（3）自然人市场主体的注意内容。合约市场主体一方为自然人的情况下，要确保自然人加印指纹，并将自然人身份证件复印件留作合约附件。合约管理系统

（4）当面签订或安排签订见证人。本栏建议最好双方在场条件下通时签订合约，避免其中一方签订完成寄送给旁人，而旁人却不签订回寄也不说明情况，这时已经签订的一方将会比较被动。另外，由于自然人签字无法辨别真伪，故建议当面签订或安排见证人，以能够当面核实自然人身份避免发生代签的情况。

三、合约履行时

合约签订完成后应交由专人保管，并严格按照合约约定开始履行。合约的

履行需要注意以下问题：

1、签订合约后，应及时将原件交给存档部门存档，并由合约执行的负责人留存合约副本，以便随时查阅合约并按照合约约定内容履行合约。

2、合约执行负责人督促企业各部门推进合约履行进度，比如作为建设工程施工合约的发包方，既要及时提供设计图纸、控制工程施工节点又要按时付款、及时验收。在保证另一方面如约履行的情况下，也要按照合约约定的节点确认旁人与否及时履约，如旁人没有按照合约约定履行义务，则要及时行使合约履行的三种抗辩权（同时履行抗辩权、先履行抗辩权及不安履行抗辩权），以保证另一方面不会因单方继续履行而产生更多的经济损失。

3、合约履行过程中若出现履行障碍应及时通知旁人，并协商处理方式。很多时候合约履行出现障碍及时通知了旁人可避免造成严重经济损失甚至不产生经济损失，而不及时通知旁人则会造成根本违约。如买卖合约的卖方，因另一方面货源不足无法供货，及时通知旁人后，旁人可寻找其他卖家，但若临近交货期，则旁人没有时间再更换卖家，最终影响买家使用造成严重违约后果。合约管理系统

4、合约履行过程中注意使用约定的联系方式，对于旁人的通知、变更也要核实与否是约定人员、约定地址发出。

5、合约履行过程中若出现旁人违约，应及时采取救济手段，展开催促或提起法律条文救济程序，以免超过时效。

四、合约履行后

合约履行后，应对合约展开妥善的归档、保管并对合约展开登记、分析。

1、合约应交由企业资料库管理部门展开归档，资料库管理一般为法务部门或行政部门。为保稳妥，建议企业每一合约至少应留存两份原件，并分别放置两个地方分立留存。

2、合约登记的项目应由企业的销售业务部门与归档部门一同汇总，共同完成登记工作。有些企业仅登记合约中的收、付款重要信息，这是远远不够的，登记应至少包括旁人市场主体重要信息、主要项目内容、本企业合约负责人、旁人合约负责人、主要权利义务履行期限、付款节点、收款节点、牵涉资产买回的还应展开资产登记。

3、合约归档之前展开扫描，留存合约电子版，做到纸质文件与电子文件的统一。日后非必须使用原件时，查询电子版本即可。合约管理系统

4、建立客户资料库重要信息。通过签订合约得知的客户重要信息展开汇总，方便日后查询。汇总的重要信息应包括客户市场主体重要信息、联系方式、销售业务成交过程中的重点注意事项等，为日后客户回访及老客户维护提供重要信息支持。

5、建立客户评价系统。每签订一份并执行完毕的合约，请客户对本企业展开评价，以收集另一方面企业在密切合作过程中的不足，并展开对应的健全改进工作。

责任编辑将合约签订、履行分为三关键步骤，简单对合约管理展开梳理。这五个关键步骤既有前后顺序也有交叉，在实际管理中应对具体问题制定对应的管理方式。合约类型纷繁复杂，每一企业的情况也各有特点，责任编辑仅是粗略的通用方式，企业要提高对合约管理的重视，结合另一方面情况来制定全过程、全岗位的的详细管理模式，使合约充分发挥风险防控、盈利、充分反映企业发展等各种职能。合约管理系统

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