如何利用企业知识库管理好一个团队？

先上大纲，接下来详细讲：

作为一个团队的主管，你有两大任务：「员工管理」和「业务管理」，即对工作本身的管理和对人的管理，那么具体的内容都有什么

上图摘自《10人以下小团队管理手册》

这个图上写的很细，拎几个重点出来讲。

一、员工管理——“掌控”下属

1.了解下属和团队

团队是人组成的，要想管理好一个团队，就要了解团队里的人，关注不同层次员工的需求，这些需求关系到员工的工作热情和工作绩效。

只有知己知彼的管理者和知己知彼的下属相结合，才能充分发挥战斗力。所以，多了解下属想要什么，并根据不同的点提供帮助。

2.制定清晰的目标。目标不清晰，下属不行动。

公司是追求利润的地方，所以公司需要有年度经营计划，还有需要举全公司之力去实现的利润目标。

想必你管理的部门也要根据公司的经营方针制定部门的目标，主管的定义是“通过下属实现经营目标的人”。

主管最先应该实现的是部门的目标，如何实现？当然不能“靠自己拼命干”，说到底目标还是需要“通过下属”来实现的。

“通过下属”完成目标关键在于要给每名下属制定具体的目标。

假设部门年销售额目标是5亿，如果你只是说“大家 一起努力完成5亿的目标吧”，恐怕没有人听了就会去干活，如果有 5名下属，就必须给他们分别制定具体的销售额目标，这样下属才会行动起来。

3.学会激励下属，将团队力发挥到极致

当一个员工完成某项工作时，他最需要的是老板对自己工作的肯定和激励。

研究发现，在员工心目中，管理者对员工的认可是提高员工工作动机、提高员工满意度的重要途径。

员工在真诚的欣赏和评价下，可以感受到鼓励，发挥更大的工作热情，所以不要吝啬于你的表扬。

注意，这里所谓激励不一定是物质奖励，更重要的是，它是来自内心的肯定，有助于保持团队强大的战斗力。

4. 信任下属，权力下放

权利的下放，并不代表做一个甩手掌柜。

最重要的事情还是由你来负责，次重要的任务下放给组长，不干预他们的工作，更不指手画脚，让他们按照自己的风格去做事，事情能做成就好，和过程相比，更关注结果，毕竟条条大路通罗马。

因为信任，所以简单。

5. 减少盲目的外部施压，帮助提升自我驱动力

很多时候管理者都认为“压力就是动力”，但有时候“压力也会是凶手”。

如果压力始终来自外部，那就会带来反效果，作为一个部门的领导者，有时候不断的去通过业绩或者目标对员工施压（这里和第二点并不矛盾，目标要有，但不可盲目施压），不如通过提升员工的自我驱动力来让其对自己施压效果更好。

6. 信息可视化

团队大了，最大的问题就是：你看不到问题。

即使团队还小，组建一个可视化的工具和工作流程也是必须的，这样你的团队才有足够的可扩展性。

作为管理者，你并不需要真的跟踪团队的每一个人每天在干嘛，但是，你需要有看到这些的能力。这样才能在出问题的时候掌握第一手的材料，而团队成员知道他的东西“可能会被看见”，执行的效率和质量，也会有提升。

可视化还意味着“信息的对称和同步”，上面所用到的工具和流程可以保证团队成员用最低的成本了解“项目中的新鲜事”，保证快速准确的响应。

提到可视化，正好引出第二部分，善用工具进行业务管理

二、“业务管理”——善用工具

俗话说“工欲善其事，必先利其器”，对团队管理者尤其如此，在数字化时代，很多高效能的在线办公工具可以让管理者的工作更高效，让管理更简单，让工作更轻松。

问了身边的一些中高层管理者，用啥的都有，经过对比，总结了以下几个管理工具：

1. 甘特图—把控项目进度

甘特图（Gantt chart）又称为横道图、条状图，是最常用的项目图表之一，它可以直观表明：计划何时进行、进展与要求的对比，便于任务或项目管理者弄清项目的剩余任务，评估工作进度。可以说，只要涉及时间进展，都离不开它。

对于团队管理者来说，甘特图可以帮助管理者弄清项目的剩余任务，评估工作进度。除此之外，甘特图还可以应用在各类预约场景的数据展示，如会议室预约情况、课程预约情况等。

除了用甘特图做项目的时间进度管理，还可以用仪表盘做项目中的数据可视化分析。

利用多种图表来分析表单收集来的数据，比如汇总、平均或者直接展现等等。不需要写任何代码，就能可以快速创建不同类型的报表，达到从不同维度观察数据的效果。

图表的类型也很多，可以满足不同的分析需求，避免繁重的数据处理工作、数据变动后的重复工作，实现自动分析，大大提高了工作和管理的效率。

2. 知识库——沉淀团队知识

在团队管理中，企业知识库可以用于项目计划、项目进度、个人周报、部门周报、会议纪要、产品说明、公司制度、业务规范等多个方面。

老员工可以在知识库中分享知识与经验，新员工能够快速自行查找与学习，从而降低培训成本，为每个团队解决知识管理的问题。

除此之外，让企业员工对有权限的文档进行编辑、评论，从而形成员工间的共享联动、调动企业员工分享知识的积极性、形成知识分享的良性氛围，对团队的建设与管理来说也是非常重要的。

3.在线表单—数据高效协作

每个团队管理者应该都遇到过类似的问题：处理下属的报销/请假/出差申请很复杂、协作困难、纸质审批单不易保存、归档困难、无法宏观统计当月情况，这时候就需要用到表单了，管理者可以根据自己的需求设计流程，整个工作都能被串起来。

• 普通表单——数据收集： 普通表单主要用来收集数据、基础信息记录、合同管理、进销存管理、OA管理等，还可以对数据进行分权协作管理。

例如： 在进销存管理中，可以通过普通表单制作基础信息表，录入企业产品、供应商、仓库等信息，记录数据的同时，还能提供给其他表单进行调用。

• 流程表单——数据协作 ：流程表单适用于申请、审批、工单处理等场景，通过设置让数据在不同的流程负责人之间进行审批提交，最后完成数据自下而上的流转。

不同类型的申请表所走流程各不相同，

如：办公用品申请需要经过领导、行政的双重审批，而会议室申请只需通知参会人。通过这样的流程表单，可为不同申请单设计独有的流程，数据协作全部线上完成。

• 流程分析（BPA）——BPA是为企业调整、优化业务流程提供数据依据和支撑的统计分析方法和工具，一图看懂它的应用场景↓

对于团队管理者来说，可以通过流程效率分析企业运行的流程时间成本与效率偏差、跨部门间协作效率与绩效、岗位间协作效率与绩效，甚至可以通过历史数据洞察未来趋势

总结一下，管理好团队，既要做好“员工管理”，又要善用管理工具做好“业务管理”。