项目管理软件在选型时都应该注意哪些问题

选择项目管理软件需要注意哪些问题？除了在管理项目中考察软件的各种功能外，还需要考虑软件的易用性/灵活性/定制化/可扩展性/价格/供应商可靠性等因素。并通过实际试用/预约远程演示，最终找到适合企业自身项目管理需求的工具。

1、是否易于操作。购买项目管理软件后，我们应该注意谁将其用于日常使用？不是领导，而是一个普通的项目成员。他们每天都要在里面执行自己的任务，更新任务状态，有偏差及时通知相关人员。因此，软件应该尽可能简单易用，否则项目成员会不愿意使用它，因为要花很多额外的时间来学习如何使用软件。没有项目成员录入的各种任务信息，项目管理软件就没用了。

2.功能是否涵盖了项目中常用的需求？例如，项目预算/费用管理、任务管理、项目文档管理、Bug 管理、项目知识库管理（组织过程的资产所在）等。

3.软件是否灵活，是否可以由用户定制。除了针对子行业的个别项目管理软件，大部分其实都是针对一般行业的。可能是系统默认提供的任务信息不适合您的行业。系统应该允许用户自定义一些字段，如审阅者下拉列表、任务属性是必填还是可选、添加一些公式字段来自动计算任务的逾期天数等。

4、软件是否可以自动化项目过程。有时一个项目中的任务涉及多个环节，需要在多个项目成员之间传递，所以软件最好能够将这个离线流程固化到线上。这样，在后台设计好任务流程后，会员完成自己的链接，点击提交按钮，系统会自动将任务执行人改为下一个链接的负责人，并给他发邮件。他点开邮件，如果链接到任务，就可以直接做任务，然后进入下一步。这样，项目管理会更有条理，不需要一一询问，任务进展到哪里，谁来做，因为系统是自动控制的。

5、软件的集成可扩展性。一般企业都会使用各种办公软件，所以软件的直接数据互通/实时同步是非常有用的。例如，Zoho Projects 可以提供免费的 API，允许您将项目管理软件与其他软件连接。此外，还提供了一些现成的软件集成。比如客户在CRM中完成了一笔交易，销售人员可以直接从CRM中为这个客户新建一个项目，让实施团队来做交付，销售人员可以直接从CRM中看到实施到什么程度，是否正是在这个节点需要交叉销售或向上销售。实施团队还应该能够直接从项目管理软件中看到客户的联系信息和其他原始存储在 CRM 中的信息。即使从项目管理软件中，您也应该能够直接看到客户的付款状态。而这些都不是一个软件可以解决的，通常需要在三种软件之间进行整合。由于简道云本身提供了 20 多种在线办公软件，项目管理可以轻松实现与其他软件的按需集成。

6.价格合理吗？对于不同规模的团队，项目管理软件应该提供不同的版本和价格，供企业根据需要选择。

7、厂家是否可靠。例如，该软件推出多少年了，是否在中国拥有自己的数据中心，是否拥有自己的客户服务团队，是完全由风险投资提供资金还是依靠自身稳定的盈利能力等。

项目管理工具的选择需要一定的时间，在易用性/定制化/可扩展性/价格/供应商可靠性等方面进行比较，并进行深入试验。因为一旦确定下来，项目数据就会在里面运行，所以迁移需要一些时间。