进销存怎么制作简单？快速掌握进销存制作技巧

息胃冽

·

2026-05-17 21:00:40

阅读31分钟

已读28次

想把进销存做得简单实用，关键是：先理清业务要素，再用合适工具搭建清晰的「商品台账+进货记录+销售记录+库存自动汇总」体系。无论是用 Excel 表格、Google Sheets，还是在线进销存系统，核心都是统一商品编码、规范数据字段、减少手工计算、让库存数量能自动更新。初期可以从「最小必需」字段做起，再根据业务复杂度逐步扩展采购、销售、仓库与财务的字段。中小团队可优先选择带模板和可视化分析的在线工具，例如支持自定义业务流程、统计报表的进销存模板系统，这样既能满足个性化，又能降低搭建成本，后期扩展也更方便。

《进销存怎么制作简单？快速掌握进销存制作技巧》

---

进销存怎么制作简单？快速掌握进销存制作技巧

🧭 一、先搞清楚“进销存”到底要管什么

在动手制作任何进销存系统之前，先搞清楚它要解决的核心问题，才能做得足够简单而不混乱。

1. 进销存的三大核心：进、销、存

• 进（采购/入库）：你向供应商购买的商品、原材料、半成品等
• 销（销售/出库）：你卖给客户的商品或服务对应的出库
• 存（库存）：所有商品在各仓库、各门店当前的数量、价值

这三者之间的关系非常简单：

期末库存 = 期初库存 + 所有入库数量 − 所有出库数量

无论你用 Excel 表还是专业系统，本质上都是在围绕这条公式做数据记录和统计。

2. 进销存简单制作的三个关键原则

1. 字段最少化： 只记录业务必须信息，避免一上来就设计太多字段，导致录入效率极低。
2. 商品唯一识别： 每个 SKU（库存单位）有唯一的「商品编码」，防止名称相似导致混乱。
3. 统一口径与规则： 统一计量单位、税率规则、价格逻辑，保证每张表之间还能对得上。

3. 小型企业/团队常见的进销存需求

多数中小商家、电商工作室、外贸小团队、线下店铺，典型需要解决这些问题：

• 随时知道每个 SKU 库存多少，避免缺货或积压
• 记录每一笔采购和销售，方便对账和核算利润
• 快速统计某个时间段的销量、畅销品、滞销品
• 管理多个仓库/门店库存，掌握调拨情况
• 后期能导出数据给财务做账或报税

只要你的进销存设计能覆盖这些需求，就已经够用，而且很“简单”。

---

📦 二、进销存“简单版”的信息结构：只做四张核心表

把进销存做简单，最有效的方法是“从少到多”：先搭好最小可用结构，再逐步加字段。推荐从四张核心表开始。

1. 四张核心表的结构概览

表名	作用	必要字段示例
商品基础信息表	管理所有 SKU 基本信息	商品编码、名称、规格、单位、分类、状态
采购入库表	记录所有进货/入库	单号、日期、供应商、商品编码、数量、单价
销售出库表	记录所有销售/出库	单号、日期、客户、商品编码、数量、单价
库存汇总表	自动统计当前库存及金额	商品编码、名称、库存数量、库存成本

只要这四张表结构清晰、字段统一，你的进销存就已经具备基本实战能力。

2. 商品基础信息表：所有进销存的“中心”

这是所有表的基础，设计好后能避免后期修改带来的灾难。

建议最少字段：

• 商品编码（必填，唯一）
• 商品名称
• 规格/型号（如 500ml、XL）
• 计量单位（件、箱、kg、m² 等）
• 商品分类（服装、配件、电子产品等）
• 条形码（如有）
• 状态（在售、停用）

示例表：

商品编码	商品名称	规格	单位	分类	条形码	状态
P0001	运动水杯	500ml	个	户外用品	6921234567890	在售
P0002	男士T恤	L码	件	服装		在售
P0003	蓝牙耳机	标准版	套	数码	6939876543210	在售

制作要点：

• 商品编码一旦启用，尽量不改
• 停产/停销的商品，用状态标记为“停用”，不要直接删掉，避免历史数据错乱
• 规格与单位统一格式，便于统计（比如都用“500ml”而不是“0.5L”混用）

---

🧾 三、用 Excel/表格制作“简单进销存”的完整步骤

假设你用 Excel 或 Google Sheets 从零开始，下面是一个可直接照做的流程。

1. 步骤总览

1. 建立商品基础信息表
2. 建立采购入库表
3. 建立销售出库表
4. 建立库存汇总表（使用公式自动计算库存）
5. 设置数据验证（下拉选择商品）
6. 添加透视表/图表做简单分析

步骤-目的对照表

步骤	动作	目的
1	建商品基础信息表	维护 SKU 统一信息
2	建采购入库表	记录所有进货/入库
3	建销售出库表	记录所有销售/出库
4	建库存汇总表+公式	实时查看库存数量与价值
5	设置下拉验证与格式	降低录入错误率
6	做透视表与统计	分析畅销品、周期销量等

以下以 Excel 为例说明（Google Sheets 操作类似，函数语法略有差别但思路一致）。

---

2. 建立采购入库表：从进货开始记录

新建工作表：命名为「采购入库」。建议字段：

• 入库单号（如：PR20260501-001）
• 入库日期
• 供应商
• 商品编码
• 商品名称（可以由公式自动带出，也可以手填）
• 规格
• 数量
• 单价（采购单价）
• 金额（数量*单价，公式自动计算）
• 备注

示例：

入库单号	入库日期	供应商	商品编码	商品名称	规格	数量	单价	金额	备注
PR20260501-001	2026-05-01	上海某供应商	P0001	运动水杯	500ml	100	12	1200	首批补货
PR20260501-002	2026-05-02	广州某服装公司	P0002	男士T恤	L码	50	30	1500	新款

关键操作要点：

• 金额列设置公式：=数量*单价，然后向下填充
• 入库单号可以用日期+序号规则：例如 PR + 年月日 + 三位流水号
• 商品名称、规格可以通过 VLOOKUP 或 XLOOKUP 从「商品基础信息表」自动带出，减少手填错误

---

3. 建立销售出库表：记录每一单销售

新建工作表：命名为「销售出库」。建议字段：

• 出库单号（如：SO20260503-001）
• 出库日期
• 客户名称/平台（如：淘宝店铺、亚马逊、线下门店）
• 商品编码
• 商品名称
• 规格
• 数量
• 单价（销售单价）
• 金额（数量*单价）
• 备注（活动、渠道等）

示例：

出库单号	出库日期	客户/平台	商品编码	商品名称	规格	数量	单价	金额	备注
SO20260503-001	2026-05-03	某电商平台	P0001	运动水杯	500ml	5	29	145	线上订单
SO20260503-002	2026-05-03	线下门店A	P0002	男士T恤	L码	3	59	177	线下零售

注意：

• 同一出库单有多个商品，可以用多行记录，相同出库单号，不同商品编码
• 单价、金额都用公式自动计算，避免手算错误
• 销售金额是后续做毛利分析的基础

---

4. 建立库存汇总表：用公式自动统计库存数量

新建工作表：命名为「库存汇总」。关键字段：

• 商品编码
• 商品名称
• 规格
• 单位
• 库存数量
• 平均成本或最新成本（可选）
• 库存金额（库存数量 * 成本）

库存数量计算思路：

某商品库存数量 = 所有入库数量之和 − 所有出库数量之和

在 Excel 中，可以用 SUMIF 或 SUMIFS 函数实现。

假设：

• 采购入库表在 Sheet「采购入库」，商品编码列为 D，数量列为 G
• 销售出库表在 Sheet「销售出库」，商品编码列为 D，数量列为 G
• 库存汇总表中，商品编码在 A 列，库存数量在 E 列

库存数量公式示例（Excel）：

=SUMIF('采购入库'!D:D, A2, '采购入库'!G:G)
- SUMIF('销售出库'!D:D, A2, '销售出库'!G:G)

复制该公式向下填充，就可以得到每个商品的库存数量。

示例库存汇总表：

商品编码	商品名称	规格	单位	库存数量	成本单价	库存金额
P0001	运动水杯	500ml	个	95	12	1140
P0002	男士T恤	L码	件	47	30	1410

成本单价可以暂时用采购单价平均（用 AVERAGEIF 做简单平均），后期如有加权移动平均、批次成本等，再做精细化设计。

---

5. 用数据验证和公式，让进销存“更简单”

为了减少错误和重复输入，可以在 Excel 中做一些简单的“准系统化”设置。

（1）商品编码下拉选择

在「采购入库」和「销售出库」表中：

1. 数据 → 数据验证
2. 允许类型选择“序列”（或列表）
3. 来源选择「商品基础信息表」中的商品编码区域（如 =商品基础信息!$A$2:$A$100）

这样输入商品时，就可以直接从下拉框选择编码，避免手输错误。

（2）商品名称自动带出

在「采购入库」表中，商品名称列可以用 VLOOKUP：

=IFERROR(VLOOKUP(D2, '商品基础信息'!$A$2:$F$100, 2, FALSE), "")

• D2 为商品编码
• 第 2 列为商品名称（根据实际表结构调整）
• 这样只要选了商品编码，名称就自动带出

规格、单位等也可以用同样方法自动填充。

---

6. 用透视表分析销量与库存：简单又强大

即使你不搭复杂系统，仅仅用 Excel 透视表，也能做很多有价值的分析。

可以做的典型分析：

1. 按商品统计销售数量、销售额：

• 来源：销售出库表
• 行：商品名称（或商品编码）
• 值：数量求和、金额求和

2. 按月份/日期统计销售趋势：

• 行：日期（按月分组）
• 值：销售金额
• 图表：折线图或柱状图

3. 按客户/平台统计销售占比：

• 行：客户/平台
• 值：销售金额
• 图表：饼图或条形图

通过这些透视分析，你可以快速识别：

• 哪些商品是畅销品
• 哪些渠道贡献最大
• 是否存在严重积压的 SKU

---

🧮 四、进销存制作中常见错误与避坑技巧

1. 常见错误总结表

问题类型	表现情况	风险/后果
编码混乱	商品名称重复、编码不唯一	统计错乱、重复计数
字段过多	一开始就设计几十个字段	录入效率低、员工抵触
表结构频繁变动	三天两头改字段名、删列	历史数据错位、公式报错
手工计算库存	用计算器算库存，不用公式	高错误率、无法快速汇总
不区分仓库	多仓库混在一列库存里	无法知道每个仓实际库存
数据不备份	只在一台电脑保存文件	一旦损坏/丢失，后果极大

2. 如何避免这些坑？

（1）给商品编码制定简单规则

示例规则：

• 分类+流水号：如 CL-0001（服装）、SM-0001（数码设备）
• 固定长度：尽量统一成 6~8 位，便于排序
• 不嵌入太多含义（避免以后分类变动还要改编码）

（2）从“最小字段集”开始

建议初期字段组（够大部分小团队用）：

• 商品表：编码、名称、规格、单位、分类、状态
• 采购表：单号、日期、供应商、商品编码、数量、单价、金额
• 销售表：单号、日期、客户/平台、商品编码、数量、单价、金额
• 库存表：商品编码、库存数量、成本单价、库存金额

等业务稳定后，再逐步增加：

• 批次号、生产日期、保质期
• 税率、含税/未税价格
• 仓库/库位信息
• 结算方式、付款状态等

（3）固定好表头，不轻易改动

一旦在多个表格中使用了这些字段，建议：

• 不轻易修改列名
• 若必须调整，在所有相关表格一起同步修改
• 可以用单独文档记录字段含义和类型，这就是最简单的“数据字典”

---

🧳 五、什么时候 Excel 已经不够用？判断标准与过渡方案

很多团队一开始用 Excel，很快发现各种痛点。下面是判断是否需要升级成在线进销存系统的几个标志。

1. Excel 进销存常见瓶颈

症状	说明
多人同时录入冲突	文件在本地/共享盘，多个员工无法同时编辑
数据量大，卡顿严重	上万、十万级记录后，操作滞后
出错难发现，难追踪	某个单元格公式被改，很难发现，结果全乱
多仓库、多门店管理困难	仓库字段混乱，报表复杂
审批流、权限管理无法实现	不同角色需要不同权限、审批流程

如果你已经遇到 2 个以上问题，可以考虑引入云端进销存工具。

2. 过渡的“简单”策略：用模板+云端工具

一种较轻量、实用的路径是：继续保持「商品表+采购表+销售表+库存表」的结构，但迁移到支持多人协作、权限控制、自动统计报表的在线系统中。

这类系统的优势通常包括：

• 云端存储：数据不丢、随时随地访问
• 多人同时在线编辑，不冲突
• 丰富的统计图表和报表
• 审批流、角色权限、日志记录等

比如，一些在线进销存模板系统支持“拖拽式”搭建与自定义字段，能直接套用现成模板，然后根据你的业务做微调。 在这类工具中，你可以照着前面讲的四张核心表去搭：

• 建一个「商品资料」应用（商品基础信息表）
• 建一个「采购入库」应用
• 建一个「销售出库」应用
• 自动生成「库存统计」视图或报表

这里可以举一个实际可用的例子： 如果你希望在不写代码的情况下快速搭建自己的进销存流程，包括商品管理、采购入库、销售出库及库存盘点，可以尝试使用带有进销存系统模板的在线平台，例如 <简道云进销存>（ https://s.fanruan.com/8bn69;），通过模板导入后，按自身业务习惯调整字段与流程即可，大大降低从 Excel 迁移到在线系统的成本。

---

🏬 六、不同业务场景下的“简单进销存”设计思路

不同业务形态需要的进销存复杂度不一样，但都可以从“简单版”开始，根据需求少量扩展字段。

1. 电商卖家（跨境/国内）场景

特点：

• SKU 较多，款式/颜色/尺码组合复杂
• 渠道多：自建站、亚马逊、eBay、Shopee、国内电商等
• 常有促销活动、打折

建议增加的字段：

• 商品表：颜色、尺码、上架状态、平台 SKU 映射
• 采购表：采购渠道、到货日期
• 销售表：平台、订单号、活动类型（如 Prime Day、双11）

简单设计要点：

• 仍然用一个统一商品编码，映射到不同平台的 SKU
• 不同平台订单统一导入到销售出库表（可用导入功能或 API）
• 通过汇总表按平台统计销量，便于对比渠道表现

在使用模板系统时，可以在销售数据表中增加“平台”“店铺”字段，通过筛选视图，分别查看各平台库存与销量。例如在 <简道云进销存> 这类支持多维分析的模板中，可以直接为各渠道设置条件筛选和看板视图，快速查看某平台缺货商品。

---

2. 实体门店+仓库的批发/零售场景

特点：

• 存在多个仓库：总仓、门店仓
• 有批发和零售两种价格体系
• 需要调拨记录

建议增加的字段：

• 仓库信息：在库存、采购、销售中都加“仓库”字段
• 调拨单：单独建立“调拨表”，记录仓库间货物移动
• 价格体系：客户或渠道类型（批发/零售）、相应价格

核心表结构扩展：

表名	增加字段
采购入库	仓库
销售出库	仓库、价格类型
库存表	仓库（即“仓库+商品”的库存）

库存计算公式要稍作调整，变为按（商品编码+仓库）统计：

=SUMIFS('采购入库'!数量列, '采购入库'!商品编码列, A2, '采购入库'!仓库列, B2)
- SUMIFS('销售出库'!数量列, '销售出库'!商品编码列, A2, '销售出库'!仓库列, B2)

A2 为商品编码，B2 为仓库名称。

在在线系统中，这种“多仓库+调拨”的场景很适合用带流程的进销存模板实现：采购入库到总仓，调拨单从总仓到门店仓，销售出库从门店仓出库，系统自动按仓库维度统计库存。

---

3. 生产型企业（含简单加工）的进销存设计

特点：

• 既有原材料库存，又有成品库存
• 生产过程会把原材料转化为成品
• 需要管理生产领料、完工入库等

最简单可行方案：

• 商品表中区分“物料类型”：原材料/半成品/成品
• 增加两张表：
• 「生产领料表」：从原材料库存中扣减
• 「生产完工入库表」：成品入库

库存计算时：

• 原材料库存：采购入库 − 生产领料 − 直接销售出库
• 成品库存：采购入库（如有） + 生产完工入库 − 销售出库

如果使用模板系统（如 <简道云进销存> 这样的可扩展模板），可以在现有“采购入库”和“销售出库”表基础上，增加“生产领料”和“生产入库”业务流程，并在库存视图中分别汇总原材料与成品库存，实现“简单生产管理”。

---

🧠 七、如何让进销存“简单好用”的实战技巧

1. 信息架构上的“减法”：控制复杂度

控制维度数量：

• 不要一开始就设计太多维度（等级、品牌、产地、系列、风格……）
• 优先保留对采购、库存、销售分析最关键的字段：
• 分类（大类）
• 单位
• 仓库（如有多仓）

合并不必要的字段：

• 能用一列表示的，就不要拆两列。例如：规格可以统一写成“500ml”“L码”，不必拆成“容量+单位”两列，除非你确实需要按“容量”做数值分析。

2. 让录入更省事：模板+默认值+下拉

• 常见供应商和客户用下拉列表
• 仓库、分类、单位用下拉
• 常用日期可以设置默认值为“今天”
• 对关键字段（商品编码、数量）设置“必填校验”

在类似 <简道云进销存> 这样的在线模板系统中，这些都可以通过表单设计器配置出来：设置字段类型、默认值、必填规则。这样一线员工的录入体验会比 Excel 友好多。

3. 给老板/负责人预留“快速看数据”的入口

不论你用 Excel 还是在线进销存，都建议专门做一个“看板”或“汇总页”，给决策者使用：

• 今日销售额、昨日销售额、本月累计
• 库存总金额、预警库存列表
• TOP 10 畅销商品
• 各渠道销量占比饼图

Excel 可以通过透视表+图表实现；在线系统中通常有可视化看板组件，用拖拽方式配置即可。

---

📚 八、进销存与财务、报表的简单衔接方式

进销存做得再好，最终还是要服务于利润、成本、现金流的决策。用简单方式与财务衔接，可以从以下几方面入手：

1. 最简单的“库存价值”估算

在库存汇总表中：

• 库存数量 × 成本单价 = 库存金额
• 各商品库存金额求和 = 总库存价值

可以按月导出给财务，作为存货盘点的参考基础。

2. 毛利分析的简单计算

在销售出库表增加两个字段：

• 成本单价（可用加权平均成本或近似值）
• 毛利 = 销售金额 − 成本金额

简单方案：

• 从库存/采购数据中计算某商品的加权平均成本
• 将这一成本单价填入销售出库表
• 成本金额 = 成本单价 × 销售数量
• 毛利 = 销售金额 − 成本金额

然后用透视表按商品、客户、渠道维度汇总毛利，快速看到：

• 哪些商品利润率高
• 哪些渠道虽然销量高但利润薄

在在线进销存系统中，通常可以通过一个“统计报表”应用实现自动毛利分析，节省大量导出、整理和计算的时间。

---

🧩 九、用模板型系统进一步简化：从 Excel 到“轻量 ERP”

当你的 Excel 版本进销存已经跑顺，且业务开始增长时，可以考虑迁移到模板型进销存系统，让“简单版”升级为“可扩展版”。

1. 一个典型升级路径

1. 保留原有数据结构不变（商品、采购、销售、库存）
2. 导入商品基础信息到系统的“商品档案”
3. 建立采购单、销售单表单布局，与原来字段一一对应
4. 设定业务流程（制单 → 审批 → 仓库确认）
5. 设置角色权限（业务员、仓管、财务等）
6. 用系统内置的“库存统计、销售报表”替代 Excel 透视表

这样迁移过程可控，员工操作习惯也有延续性，不会带来过多学习成本。

2. 模板系统的具体优势举例

以类似 <简道云进销存> 这种可自定义的在线进销存模板为例，它的优势主要体现在：

• 有现成的进销存模板：商品管理、采购、销售、库存、盘点等
• 结构类似我们在文中设计的四大表，容易理解
• 支持自定义字段和流程，可以根据业务特性做适当调整
• 多人协作、权限管理、审批流都有
• 支持统计报表和可视化看板，替代复杂的 Excel 透视表

你的制作过程可以变成：

• 不再从零设计表格，而是套用进销存模板
• 按需新增字段，比如“仓库”“批次号”“项目”“部门”
• 没有技术背景也可以在线配置业务流程

对于想在“简单好用”和“可扩展”之间做平衡的中小团队，这种路径比较实用。

---

🔮 十、总结：简单进销存的制作步骤与未来趋势

1. 简单进销存制作的核心步骤回顾

1. 先搭四张核心表：

• 商品基础信息表
• 采购入库表
• 销售出库表
• 库存汇总表（用公式自动计算）

2. 统一商品编码与关键字段规则：

• 编码唯一、稳定
• 字段命名统一，不频繁变动

3. 用 Excel/表格做好自动化基础：

• SUMIF/SUMIFS 统计库存
• VLOOKUP/XLOOKUP 自动带出信息
• 透视表做销售与库存分析

4. 根据业务类型做少量扩展：

• 电商：平台、颜色、尺码
• 多仓：仓库字段、调拨表
• 生产：物料类型、领料与完工入库

5. 当 Excel 捉襟见肘时，引入在线模板系统：

• 云端存储、多端使用、多角色协作
• 自定义字段与流程
• 报表与看板自动生成

在这一过程中，保持“从少到多、从简到繁”的原则，是让进销存真正简单好用的关键。

2. 未来趋势：从“手工记账”到“智能进销存”

未来的进销存管理，将逐步从“手工录入+Excel 统计”走向：

• 自动化数据采集：
• 与电商平台、POS 系统、物流系统对接，订单和出入库自动同步
• 智能补货建议：
• 系统根据销量趋势和安全库存，给出补货建议
• 移动端操作：
• 仓库用手机扫码入库/出库，实时更新库存
• 多维分析和预测：
• 通过报表和可视化看板对销售结构、利润结构做更深分析

对于多数中小企业和团队来说，不必一步到位，只要先把“简单进销存”按本文步骤搭好，再逐渐叠加这些能力，就已经能显著降低库存风险、提高运营效率。

---

最后，分享一个我们公司在用的进销存系统模板，需要的可以自取，可直接使用，也可以自定义编辑修改： https://s.fanruan.com/8bn69

精品问答:

---

进销存怎么制作简单且高效？

我刚开始接触进销存系统，不知道如何简化制作流程才能快速上手，能不能介绍一些简单且高效的进销存制作技巧？

制作简单且高效的进销存系统，关键在于合理设计数据结构和流程。建议采用模块化设计，将采购、销售、库存分开管理；利用Excel或专业进销存软件模板快速搭建；结合条码扫描技术提升数据录入效率。根据2023年市场调研，采用模块化进销存系统能提升30%以上的操作效率。

如何通过表格和列表提升进销存制作的可读性？

我在制作进销存表格时，发现数据看起来杂乱无章，想知道怎样用表格和列表来提升进销存文档的可读性和信息密度？

使用结构化表格和清晰的列表能有效提升进销存数据的可读性。比如：

序号	商品名称	采购数量	销售数量	库存余量
1	商品A	100	70	30

同时，分阶段列出采购、销售、库存的关键步骤，使用项目符号清晰展示操作流程，有助于快速理解和查找信息。

进销存制作中常见的技术术语有哪些？怎么理解这些术语？

我看到很多进销存教程里提到“库存周转率”、“安全库存”等技术术语，感觉有些难懂，能不能用案例来帮我理解这些术语？

常见技术术语包括：

• 库存周转率：指一定时间内库存商品的销售和补充频率。计算公式为“销售成本 ÷ 平均库存”，高周转率说明库存流动快。
• 安全库存：为防止供应链中断而设置的最低库存量。

举例：某店月销售成本10万元，平均库存2万元，库存周转率=10万÷2万=5次，表示库存平均每月周转5次，说明库存管理较为高效。

有哪些数据化方法能帮助快速掌握进销存制作技巧？

我想通过数据来分析和优化进销存制作流程，有哪些具体的数据化方法能帮助我快速掌握和提升进销存制作技巧？

数据化方法包括：

1. 利用KPI指标，如库存周转率、订单履行率等量化管理效果。
2. 通过图表（折线图、饼图）分析采购与销售趋势，辅助决策。
3. 应用自动化报表工具，减少手动错误，提高数据准确性。

例如，某企业通过数据分析发现库存周转率低于行业平均值3.5，及时调整采购计划，库存成本降低15%，运营效率显著提升。

213

×

微信分享

扫描二维码分享到微信