在企业运营过程中，合同审批常常是一个让人头痛的问题，尤其是当审批流程卡在法务部时，不仅会拖延项目进度，还可能导致业务机会的丧失。因此，如何有效地催办合同审批，成为许多管理者必须面对的挑战。本文将针对这个问题，探讨催办策略与沟通模板，帮助你更高效地通过合同审批流程。
通常，合同审批流程涉及多个部门的协作，法务部的审核是其中至关重要的一环。然而，法务部的工作负荷大、审核要求高，往往导致合同审批过程中的瓶颈。为了帮助你解决这一问题，本文将从以下几个关键点展开：
- 了解法务部的工作流程与瓶颈
- 有效的催办策略
- 高效沟通的技巧与模板
🚀 一、了解法务部的工作流程与瓶颈
在催办合同审批之前，首先需要了解法务部的工作流程和常见瓶颈。只有了解了这些，才能有针对性地制定催办策略。
1. 法务部的工作流程
法务部在合同审批中主要涉及以下几个步骤：
- 合同初审：法务部会对合同的基本条款进行审查，确保内容合规、无漏洞。
- 详细审核：对合同的细节条款进行全面审核，包括风险评估、法律合规性检查等。
- 反馈修改：如果发现问题，法务部会将合同返回相关部门进行修改，并提供修改建议。
- 最终审核：修改后的合同再次提交法务部进行审核，确认无误后通过审批。
2. 常见瓶颈
了解法务部的工作流程后，接下来要分析常见的瓶颈问题：
- 工作负荷大：法务部通常负责多个项目的合同审核，工作负荷较大，导致审批速度较慢。
- 审核标准严格：法务部对合同的审核要求严格，任何细小的问题都可能导致合同被退回修改。
- 沟通不畅：不同部门之间的沟通不畅，导致合同修改过程中的信息传递不及时、不准确。
了解了这些工作流程和瓶颈后，我们可以有针对性地制定催办策略。
💡 二、有效的催办策略
针对法务部在合同审批过程中常见的瓶颈问题，我们可以采取以下策略进行催办：
1. 提前沟通与准备
在合同提交法务部审核之前，可以提前与法务部沟通，了解他们的审核要求和工作安排。
- 提前沟通：在合同起草阶段，就可以与法务部沟通，了解他们的审核重点和注意事项，提前准备相关资料。
- 准备充分：提交合同前，确保合同的条款清晰、无误，尽量减少法务部审核时出现的问题。
2. 合理安排审核时间
了解法务部的工作安排，合理安排合同的审核时间。
- 避开高峰期：尽量避开法务部的工作高峰期，选择相对空闲的时间提交合同审核。
- 提前安排：如果合同有紧急审批需求，可以提前与法务部联系，申请优先审核。
3. 定期跟进与反馈
定期跟进合同的审核进度，及时与法务部沟通，了解合同的审核状态。
- 定期跟进：可以每周或每天定期与法务部联系，了解合同的审核进度，及时催促。
- 反馈机制：建立反馈机制，及时将法务部的审核意见反馈给相关部门，进行修改和完善。
4. 灵活应对与调整
在合同审核过程中，可能会遇到各种突发情况，需要灵活应对和调整。
- 灵活调整：根据法务部的审核意见，灵活调整合同的条款，确保合同的合法合规。
- 及时应对：遇到突发情况，及时与法务部沟通，寻求解决方案，避免合同审核过程中的延误。
💬 三、高效沟通的技巧与模板
在合同审批过程中，高效的沟通是催办成功的关键。以下是一些实用的沟通技巧和模板，帮助你更高效地与法务部沟通。
1. 明确沟通目标
在进行沟通之前，首先要明确沟通的目标和重点。
- 明确目标：明确此次沟通的具体目标，是了解审核进度、解决审核问题，还是申请优先审核。
- 重点突出：在沟通中，突出重点问题，避免冗长的描述，确保沟通的高效性。
2. 选择合适的沟通方式
根据不同的情况，选择合适的沟通方式。
- 面对面沟通：面对面沟通是最直接、最有效的沟通方式，适用于紧急问题的解决。
- 邮件沟通：邮件沟通适用于日常的跟进和反馈，可以详细记录沟通内容，便于查阅。
- 电话沟通：电话沟通适用于需要快速解决的问题，可以实时交流，避免信息滞后。
3. 使用沟通模板
以下是一些实用的沟通模板，可以帮助你更高效地与法务部沟通。
模板一：初次提交合同审核
```markdown
尊敬的法务部同事，
您好！
我们部门已经完成了[合同名称]的起草，现提交给法务部进行审核。请您在方便的时候对合同进行审核，并提供您的意见和建议。
合同的主要条款如下：
- [条款1]
- [条款2]
- [条款3]
附件中包含合同的详细内容，请您查收。如果您有任何问题或需要进一步的资料，请随时与我联系。
感谢您的支持与合作！
此致
敬礼
[你的姓名]
[你的职位]
[你的联系方式]
```
模板二：跟进合同审核进度
```markdown
尊敬的法务部同事，
您好！
上周我们提交了[合同名称]的审核，想跟进一下合同的审核进度。请问目前合同的审核状态如何？是否有需要我们修改的地方？
如果您有任何问题或需要进一步的资料，请随时与我联系。
感谢您的支持与合作！
此致
敬礼
[你的姓名]
[你的职位]
[你的联系方式]
```
模板三：反馈修改意见
```markdown
尊敬的法务部同事，
您好！
感谢您对[合同名称]的审核和反馈。我们已经根据您的意见进行了修改，现将修改后的合同提交给您，请您查阅。
合同的修改内容如下：
- [修改条款1]
- [修改条款2]
- [修改条款3]
附件中包含修改后的合同，请您查收。如果您有任何问题或需要进一步的资料，请随时与我联系。
感谢您的支持与合作！
此致
敬礼
[你的姓名]
[你的职位]
[你的联系方式]
```
📈 四、总结
合同审批卡在法务部确实是一个让人头痛的问题，但通过了解法务部的工作流程和瓶颈，采取有效的催办策略，运用高效的沟通技巧和模板，我们可以大大提高合同审批的效率。需要注意的是，沟通和催办的过程中，始终要保持耐心和专业的态度，尊重法务部的工作，建立良好的合作关系。
在实际操作中，借助一些数字化管理工具如简道云，可以进一步优化合同审批流程，提高工作效率。简道云作为国内市场占有率第一的零代码数字化平台，具备办公审批、协同管理的功能，能实现合同审批的全流程管理，支持免费在线试用，是提升合同审批效率的理想选择。
通过本文的介绍，相信你已经掌握了催办合同审批的策略和技巧，希望这些内容能对你有所帮助。如果你在实际操作中遇到任何问题，欢迎随时与我们交流，共同探讨解决方案。
本文相关FAQs
1. 合同审批卡在法务部，老板催得紧，有什么有效的催办策略吗？
最近我们公司有几个合同卡在法务部，老板催得特别急，但法务部那边人手不足一直拖着。有没有大佬能分享一些有效的催办策略呀？实在是头大！
你好，遇到这种情况确实让人头疼，但也不是没有办法解决。以下是一些催办策略，希望对你有帮助：
- 明确紧急性和重要性：首先，你需要明确合同的紧急性和重要性，并与法务部沟通清楚。说明合同对公司的重要性，比如即将到期的项目、客户的催促等。这样法务部才会意识到问题的严重性，提高优先级处理。
- 建立良好的沟通渠道：与法务部建立良好的沟通渠道，保持经常性的交流，了解他们的工作进度和困难。如果法务部的工作量确实很大，可以建议合理分配任务，或者考虑增加人手。
- 使用OA系统进行管理：推荐使用简道云这样的零代码数字化平台。简道云的OA管理系统可以帮助你更好地管理合同审批流程，实时跟踪进度，减少沟通成本。简道云具备办公审批、协同管理等功能，支持免费在线试用，灵活性高，能快速适应企业需求。
- 提供必要的协助：如果法务部需要一些基础资料或者其他部门的支持，尽量协助他们提供所需的资源。这不仅能加快审批流程，也能建立良好的合作关系。
- 设置明确的审批期限：在合同审批流程中，建议设置明确的审批期限，并在期限内持续跟进。这样可以避免因为时间拖延导致的问题。
- 上报管理层：如果以上策略都无法解决问题，可以考虑将情况上报给管理层。由管理层出面协调各部门之间的工作，确保合同审批流程的顺畅。
总之，催办合同审批需要讲究策略和沟通技巧，不能一味地催促。通过合理的方式与法务部沟通，提供必要的帮助和支持，才能更高效地完成合同审批。
2. 合同审批流程如何优化才能避免卡在法务部？
最近公司的合同审批总是卡在法务部，流程特别慢，严重影响了业务进展。有没有大佬能分享一下如何优化合同审批流程？谢谢！
你好，合同审批流程的优化可以从以下几个方面入手：
- 流程标准化：制定标准化的合同审批流程，明确每个环节的职责和审批时限。这可以避免因为流程不清晰导致的拖延问题。
- 使用数字化工具：推荐使用OA系统如简道云来优化合同审批流程。简道云的系统可以实现合同审批的自动化和可视化，实时跟踪每个环节的进度，减少人为因素的干扰。
- 加强培训和沟通：对相关人员进行流程和系统使用的培训，确保大家都熟悉流程和工具的操作。同时，加强各部门之间的沟通，及时解决审批过程中出现的问题。
- 设立审批节点：在合同审批流程中设立关键节点，每个节点都需要明确的审批人和审批时限。这样可以有效地控制审批进度，避免某一环节的拖延。
- 引入并行审批：对于一些紧急合同，可以考虑引入并行审批，即多个审批环节同时进行，而不是顺序审批。这可以大大缩短审批时间，提高效率。
- 建立反馈机制：建立合同审批的反馈机制，定期总结和分析审批过程中遇到的问题，及时调整和优化流程。这样可以不断改进合同审批流程，提升整体效率。
- 利用外部资源：如果法务部人手不足，可以考虑引入外部法律顾问或者律师事务所的帮助，分担部分合同审核的工作量。
通过以上几种方法的结合，可以有效地优化合同审批流程，避免卡在法务部的问题，提高整体的审批效率，确保业务顺利进行。
3. 有没有适用于中小企业的合同审批系统推荐？
我们是一家中小企业，最近合同审批流程总是拖延，影响了不少业务。想找一个适合中小企业的合同审批系统，有没有大佬能推荐一下？
你好，中小企业在选择合同审批系统时，应该考虑系统的灵活性、易用性和性价比。以下是几款适合中小企业的合同审批系统推荐：
- 简道云：简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台，特别适合中小企业。简道云的OA管理系统具备办公审批、协同管理等功能，支持合同、考勤、报销等多个模块的管理。无需敲代码，灵活性高，能够根据企业需求快速调整功能和流程，支持免费在线试用，性价比很高。
- 钉钉：钉钉是阿里巴巴旗下的企业办公平台，功能全面，适合各类企业使用。钉钉的合同审批功能可以与企业的其他办公系统集成，实现一体化管理，操作简单，用户体验好。
- 纷享销客：纷享销客专注于企业的销售管理和协同办公，合同审批是其中一项重要功能。系统支持移动办公，可以随时随地进行合同审批，提高效率。
- 云之家：云之家是金蝶旗下的企业办公平台，支持合同审批、流程审批等多种功能。系统界面友好，操作简单，适合中小企业使用。
- 泛微OA：泛微OA是国内知名的办公自动化系统，功能全面，适用于各类企业。合同审批功能强大，支持多种审批流程和自定义设置。
选择合适的合同审批系统，可以大大提高企业的合同审批效率，减少拖延问题，确保业务的顺利进行。希望以上推荐对你有所帮助。
