为什么 ERP 管不好合同？5 个管理技巧要掌握
ERP 系统在企业管理中扮演着重要角色，尤其在合同管理方面。然而，许多企业发现，尽管投入了大量时间和资金，ERP 系统在合同管理上的效果却并不理想。本文将深入探讨 ERP 管不好合同的原因，并提供五个实用的管理技巧，帮助企业优化合同管理，充分发挥 ERP 系统的优势。
真实体验与痛点
在实际操作中，ERP 系统在合同管理上常常遇到很多问题，比如合同追踪困难、审批流程复杂、合同信息不全面等。根据一项调查显示，超过 70% 的企业在使用 ERP 系统管理合同时，遇到了各种各样的困难。这些问题不仅影响了企业的运营效率，还可能带来法律风险和财务损失。
为了解决这些问题，本文将重点解答以下关键问题：
- 为什么 ERP 管不好合同？
- 如何优化合同管理流程？
- ERP 系统在合同管理中的常见问题是什么？
- 有哪些实用的合同管理技巧？
- 如何选择合适的合同管理系统？
一、ERP 系统在合同管理中的问题
1、合同信息不全面
ERP 系统在管理合同时，常常会遇到合同信息不全面的问题。合同信息的完整性是合同管理的基础，缺少关键信息会导致合同执行过程中的各种问题。
- 信息录入不完整：合同信息录入不完整是一个常见问题。比如，合同的关键条款、签约方信息、合同金额等信息缺失或录入错误。
- 合同变更未及时更新：合同在执行过程中，往往会有一些变更。如果这些变更没有及时更新到系统中，就会导致合同信息不一致。
- 历史合同资料管理不善：企业在管理合同时，往往只关注当前合同，忽视了历史合同资料的管理。这会导致在需要查阅历史合同时，无法及时找到相关信息。
2、审批流程复杂
合同的审批流程是合同管理中的一个重要环节。然而，许多企业在使用 ERP 系统管理合同时，审批流程往往过于复杂，导致合同审批效率低下。
- 审批流程设计不合理：许多企业在设计合同审批流程时，未能充分考虑实际情况，导致审批流程繁琐，审批时间过长。
- 审批环节过多：审批环节过多也是一个常见问题。每增加一个审批环节，都会增加审批的时间和难度。
- 审批权限不明确：审批权限不明确会导致审批过程中出现推诿现象，影响合同审批效率。
3、合同执行追踪困难
合同的执行情况是合同管理的重要内容之一。然而，许多企业在使用 ERP 系统管理合同时，发现合同的执行情况难以追踪。
- 合同执行情况记录不全：合同执行情况记录不全会导致在需要了解合同执行情况时，无法及时获取相关信息。
- 合同执行情况更新不及时：合同执行情况更新不及时会导致合同信息不准确，影响合同管理的质量。
- 合同执行情况反馈不及时：合同执行情况反馈不及时会导致合同管理人员无法及时了解合同的执行情况，影响合同管理的效果。
4、合同风险管理不足
合同风险管理是合同管理中的一个重要内容。然而，许多企业在使用 ERP 系统管理合同时，发现合同风险管理不足。
- 风险识别不充分：合同风险识别不充分会导致在合同管理过程中，无法及时发现和应对合同风险。
- 风险评估不全面：合同风险评估不全面会导致在制定应对措施时，无法充分考虑所有可能的风险。
- 风险控制措施不力：合同风险控制措施不力会导致在合同执行过程中，无法有效应对合同风险。
5、系统功能不足
ERP 系统的功能不足也是导致合同管理效果不佳的一个重要原因。许多 ERP 系统在设计时，未能充分考虑合同管理的需求，导致系统功能不足。
- 合同管理模块不完善：许多 ERP 系统的合同管理模块不完善，无法满足企业的合同管理需求。
- 系统集成性差：系统集成性差会导致合同管理过程中，需要频繁切换系统，影响合同管理的效率。
- 系统操作复杂：系统操作复杂会导致用户在使用系统时，遇到各种困难，影响合同管理的效果。
二、优化合同管理流程的方法
1、简化合同审批流程
合同审批流程是合同管理的一个重要环节。为了提高合同审批效率，企业需要简化合同审批流程。
- 设计合理的审批流程：企业在设计合同审批流程时，需要充分考虑实际情况，简化审批流程，减少不必要的审批环节。
- 明确审批权限：企业需要明确合同审批的权限，避免出现审批过程中推诿的现象。
- 采用电子审批方式：电子审批方式可以提高合同审批的效率，减少审批时间。
2、加强合同信息管理
合同信息的完整性是合同管理的基础。为了提高合同管理的效果，企业需要加强合同信息管理。
- 完善合同信息录入：企业需要完善合同信息的录入，确保合同的关键信息完整、准确。
- 及时更新合同变更信息：合同在执行过程中，如果有变更，企业需要及时更新合同变更信息，确保合同信息的一致性。
- 加强历史合同资料管理：企业需要加强历史合同资料的管理，确保在需要查阅历史合同时，能够及时找到相关信息。
3、完善合同执行追踪
合同的执行情况是合同管理的重要内容之一。为了提高合同管理的效果，企业需要完善合同执行追踪。
- 完整记录合同执行情况：企业需要完整记录合同的执行情况，确保在需要了解合同执行情况时，能够及时获取相关信息。
- 及时更新合同执行情况：合同执行情况需要及时更新，确保合同信息的准确性。
- 及时反馈合同执行情况：企业需要及时反馈合同的执行情况，确保合同管理人员能够及时了解合同的执行情况。
4、强化合同风险管理
合同风险管理是合同管理中的一个重要内容。为了提高合同管理的效果，企业需要强化合同风险管理。
- 充分识别合同风险：企业需要充分识别合同的风险，确保在合同管理过程中，能够及时发现和应对合同风险。
- 全面评估合同风险：企业需要全面评估合同的风险，确保在制定应对措施时，能够充分考虑所有可能的风险。
- 制定有效的风险控制措施：企业需要制定有效的风险控制措施，确保在合同执行过程中，能够有效应对合同风险。
5、选择合适的合同管理系统
选择合适的合同管理系统是提高合同管理效果的基础。企业在选择合同管理系统时，需要充分考虑企业的实际需求。
- 简道云 ERP 管理系统：简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台，用其开发的简道云 ERP 管理系统，具备完善的销售、订单、采购、出入库、生产管理、产品管理、财务管理、数字大屏等企业管理模块，支持免费在线试用，无需敲代码就可以灵活修改功能和流程，口碑很好，性价比也很高。推荐分数：★★★★★。应用场景广泛，适用于各类企业和人群。更多信息请访问 简道云 ERP 管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com 。
- 其他合同管理系统：企业还可以选择其他适合自己的合同管理系统，比如 SAP ERP、Oracle ERP 等，这些系统功能强大，适用于大型企业和跨国公司。推荐分数：★★★★☆。应用场景主要集中在大型企业和集团公司。
结尾
提高 ERP 系统在合同管理上的效果，需要企业从多方面入手，优化合同管理流程，简化合同审批流程，加强合同信息管理，完善合同执行追踪，强化合同风险管理，并选择合适的合同管理系统。通过这些措施，企业可以有效提高合同管理的效果，充分发挥 ERP 系统的优势，提升企业的运营效率。
推荐使用简道云 ERP 管理系统来优化合同管理流程，无需敲代码即可灵活修改功能和流程，适用于各类企业和人群。更多信息请访问 简道云 ERP 管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com 。
参考文献
- 简道云 ERP 管理系统
- 《企业合同管理实务》，王明著，机械工业出版社，2020 年
- 《ERP 系统管理与应用》，李强著，清华大学出版社，2019 年
本文相关FAQs
1. ERP系统无法有效管理合同，是否因为功能模块配置不当？
最近公司在使用ERP系统管理合同方面遇到了一些问题，合同数据总是出错。老板怀疑是因为系统的功能模块配置不当导致的。有没有大佬能分享一下如何正确配置ERP系统的合同管理模块？
你好，这个问题确实是很多企业在使用ERP系统时常遇到的一个痛点。合同管理涉及的数据繁杂，稍有不慎就会出错。以下是一些可能导致ERP系统无法有效管理合同的原因，以及如何正确配置ERP系统的合同管理模块的建议：
- 模块配置不当：这是最常见的原因。ERP系统的合同管理模块需要根据企业的具体需求进行配置，不同企业的业务流程和合同内容差异较大，标准化的模块配置往往无法满足所有需求。
- 解决方案：在配置合同管理模块时，首先要详细了解企业的合同管理流程，包括合同的创建、审批、执行、归档等环节。然后根据这些流程对ERP系统进行定制化配置，确保每个环节都能准确执行。
- 数据录入错误：合同管理涉及大量的数据录入，如果数据录入不准确或不及时，很容易导致合同管理出现问题。
- 解决方案：加强员工的培训，确保数据录入的准确性。同时，可以考虑在ERP系统中增加数据校验功能，防止错误数据的录入。
- 权限管理不当：合同管理涉及到多个部门和人员，如果权限管理不当，可能会导致数据泄露或操作失误。
- 解决方案：根据不同部门和人员的职责，合理设置权限，确保每个人只能访问和操作与自己相关的数据。
- 系统集成问题：ERP系统通常需要与其他系统进行集成，如财务系统、CRM等，如果集成不顺畅，可能会导致数据不一致。
- 解决方案：确保ERP系统与其他系统的接口配置正确，定期进行数据同步和校验，确保数据一致性。
- 缺乏监控和审计：合同管理是一个动态的过程，如果缺乏有效的监控和审计，很难及时发现和纠正问题。
- 解决方案：在ERP系统中设置合同管理监控和审计功能，定期检查合同的执行情况，及时发现和纠正问题。
希望以上建议能对你有所帮助。如果你的企业在合同管理方面的需求较为复杂，可以考虑使用一些专业的合同管理工具，如简道云ERP管理系统，它不仅具备完善的合同管理功能，还可以根据企业需求进行灵活配置。 简道云ERP管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com 。
2. ERP系统在合同管理中频繁出错，如何优化数据管理？
我们公司使用ERP系统管理合同，但发现系统在处理合同数据时频繁出错，导致后续工作混乱。请问如何优化ERP系统中的数据管理，减少错误发生？
你好，ERP系统在合同管理中频繁出错确实让人头疼。数据管理是ERP系统的核心，优化数据管理可以有效减少错误发生。以下是几个优化数据管理的建议：
- 数据标准化：合同数据的格式不统一是造成错误的主要原因之一。不同部门录入数据的方式不一致，很容易导致数据混乱。
- 解决方案：制定统一的数据录入标准，确保所有合同数据的格式一致。例如，日期格式、金额格式、合同编号等都需要统一规定。
- 数据校验机制：在数据录入时缺乏有效的校验机制，容易导致错误数据进入系统。
- 解决方案：在ERP系统中增加数据校验功能，确保录入的数据符合规定。如设置必填项、数据格式校验、逻辑校验等，防止错误数据的录入。
- 数据清洗和维护：长期使用ERP系统，数据量会不断增加，如果不进行定期的清洗和维护，容易积累大量的无效数据。
- 解决方案：定期进行数据清洗，删除无效数据，确保系统中的数据都是最新、最准确的。同时，建立数据维护机制，定期检查和更新数据。
- 权限控制：合同管理涉及多个部门和人员，如果权限控制不当，可能会导致数据被错误修改或删除。
- 解决方案：根据员工的职责和权限，合理设置数据访问和操作权限，确保每个人只能访问和操作与自己相关的数据。
- 培训和监督：很多数据错误是由于员工操作不当造成的，加强培训和监督可以有效减少这类错误。
- 解决方案：定期对员工进行培训，提高他们的数据管理能力。同时，建立监督机制，及时发现和纠正错误操作。
通过以上几方面的优化，可以显著提高ERP系统的数据管理水平，减少合同管理中的错误发生。如果你们在使用ERP系统时遇到具体的问题，可以在这里详细描述，大家一起讨论解决方案。
3. 合同管理混乱，ERP系统是否需要与其他系统集成？
公司最近发现ERP系统在合同管理方面有些力不从心，很多数据都需要手动录入，效率低且易出错。请问ERP系统是否需要与其他系统集成才能更好地管理合同？
你好，ERP系统在合同管理中确实容易出现问题，特别是当它没有与其他系统进行集成时，很多工作需要手动处理，既费时又容易出错。以下是一些关于ERP系统与其他系统集成的建议：
- 集成财务系统：合同管理涉及到大量的财务数据，如合同金额、支付条款等。如果ERP系统与财务系统没有集成，财务数据需要手动录入，很容易出错。
- 解决方案：将ERP系统与财务系统集成，确保合同数据能够自动同步到财务系统。这样不仅可以减少手动录入的工作量，还能提高数据的准确性。
- 集成CRM系统：合同管理与客户关系管理密切相关，如果ERP系统与CRM系统没有集成，客户信息需要手动录入，容易造成信息不一致。
- 解决方案：将ERP系统与CRM系统集成，确保客户信息能够自动同步到ERP系统。这样可以提高合同管理的效率，同时确保客户信息的一致性。
- 集成电子签约系统：传统的合同管理需要手动签字和归档，效率低且不易管理。如果ERP系统能够与电子签约系统集成，可以大大提高合同管理的效率。
- 解决方案：将ERP系统与电子签约系统集成，实现合同的在线签署和自动归档。这样不仅可以提高合同管理的效率，还能减少纸质合同的存储和管理成本。
- 集成项目管理系统：合同管理与项目管理密切相关，如果ERP系统与项目管理系统没有集成，项目进度和合同执行情况需要手动同步，容易造成信息不一致。
- 解决方案：将ERP系统与项目管理系统集成，确保项目进度和合同执行情况能够自动同步。这样可以提高项目管理的效率，同时确保合同执行的准确性。
- 集成供应链管理系统：合同管理涉及到供应商和采购，如果ERP系统与供应链管理系统没有集成，供应链信息需要手动录入，容易造成信息不一致。
- 解决方案：将ERP系统与供应链管理系统集成，确保供应链信息能够自动同步到ERP系统。这样可以提高合同管理的效率，同时确保供应链信息的一致性。
集成不同的系统，可以大大提高ERP系统的合同管理能力，减少手动操作，提高数据的准确性和一致性。如果你的企业在合同管理方面的需求较为复杂，可以考虑使用一些专业的集成工具，如简道云ERP管理系统，它不仅具备完善的合同管理功能，还可以与多种系统进行无缝集成，灵活应对企业的各种需求。 简道云ERP管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com 。
