审批流设计返工三次？业务部门参与建模的“ workshops 工作坊”法

数字化转型过程中，审批流设计返工频繁是企业常见的难题之一。本文将深入探讨审批流设计返工三次的原因，并介绍一种高效解决方法——业务部门参与建模的“workshops 工作坊”法。通过实际案例、数据分析以及专业文献的引用，帮助您全面理解并解决这一问题。

引言

在企业数字化转型过程中，审批流设计常常面临返工问题。根据某咨询公司的调查显示，超过70%的企业在首次设计审批流时需要两次以上的返工。这种现象不仅浪费时间和资源，还严重影响企业运营效率。那么，为什么审批流设计会频繁返工？如何通过业务部门参与建模的“workshops 工作坊”法来提高效率？本文将为您详细解答以下问题：

审批流设计返工的主要原因是什么？
什么是“workshops 工作坊”法，如何实施？
业务部门参与建模的优势有哪些？
如何通过简道云等数字化平台优化审批流设计？
真实案例分享：如何通过“workshops 工作坊”法成功优化审批流设计？

一、审批流设计返工的主要原因

审批流设计返工频繁，归根结底有以下几个主要原因：

1.1 需求不明确

需求不明确是审批流设计返工的首要原因。业务部门与IT部门沟通不畅，导致需求传达不到位。根据Gartner的一项研究，超过50%的IT项目失败是由于需求不明确。

1.2 缺乏业务部门参与

审批流设计往往由IT部门主导，缺乏业务部门的深度参与。业务部门作为实际使用者，其需求和痛点未能充分表达和解决，导致设计方案与实际需求脱节。

1.3 缺乏标准化流程

不同部门、不同项目之间的审批流程缺乏统一标准，导致各自为政，难以形成有效的审批流设计。PMI发布的《项目管理白皮书》指出，标准化流程能有效提高项目成功率。

1.4 工具和平台选择不当

选择适合的数字化平台和工具是审批流设计成功的关键。传统的编码开发方式周期长、成本高，难以快速响应业务需求。

二、什么是“workshops 工作坊”法，如何实施？

“workshops 工作坊”法是一种通过集体讨论和协作来解决问题的方法。在审批流设计中，业务部门和IT部门通过工作坊的形式进行深度交流和建模，共同制定审批流方案。

免费试用

2.1 Workshops 工作坊的基本流程

准备阶段：明确目标和参与人员，准备相关资料。
讨论阶段：业务部门和IT部门进行头脑风暴，梳理需求和痛点。
建模阶段：通过简道云等平台进行快速原型设计和验证。
优化阶段：根据反馈不断优化审批流设计，形成最终方案。

2.2 Workshops 工作坊的实施要点

明确目标：工作坊的目标要明确，确保每次讨论都有具体的议题。
多方参与：业务部门、IT部门和管理层都应参与，确保各方需求得到充分表达。
快速迭代：利用简道云等平台进行快速原型设计和验证，减少返工次数。

三、业务部门参与建模的优势

业务部门参与建模能够显著提高审批流设计的效率和准确性，主要体现在以下几个方面：

3.1 深入理解业务需求

业务部门作为实际使用者，最了解审批流的需求和痛点。通过工作坊的形式，业务部门能够直接表达需求，避免信息传递中的误差。

3.2 提高沟通效率

通过工作坊，业务部门和IT部门能够面对面交流，快速解决问题，避免了传统沟通方式中的拖延和误解。

3.3 快速响应变化

业务需求变化频繁，传统的审批流设计方式难以快速响应。通过简道云等平台，业务部门可以直接参与建模，快速调整和优化审批流设计。

四、如何通过简道云等数字化平台优化审批流设计？

简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台，通过简道云ERP管理系统，企业可以快速构建和优化审批流设计。简道云ERP管理系统具备完善的销售、订单、采购、出入库、生产管理、产品管理、财务管理、数字大屏等企业管理模块，支持免费在线试用，无需敲代码就可以灵活修改功能和流程，口碑很好，性价比也很高。

简道云ERP管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com

4.1 简道云的核心功能

零代码开发：无需编程基础，业务部门和IT部门都能快速上手。
快速原型设计：支持快速原型设计和验证，减少返工次数。
灵活调整：审批流设计可以根据业务需求随时调整和优化。

4.2 简道云的应用场景

中小企业：简道云ERP管理系统适用于各类中小企业，帮助其快速实现数字化转型。
多部门协作：特别适合需要多部门协作的复杂审批流设计。
快速迭代：适用于需求变化频繁的业务场景，能够快速响应和调整。

五、真实案例分享：如何通过“workshops 工作坊”法成功优化审批流设计？

我有一位客户——某大型制造企业，在推进审批流设计时遇到多次返工问题。通过“workshops 工作坊”法，成功优化了审批流设计，显著提高了效率。

5.1 问题背景

该企业在推进审批流设计时，遇到了以下问题：

需求不明确：业务部门和IT部门沟通不畅，需求传达不到位。
审批流程复杂：多个部门参与审批，流程繁琐，效率低下。
频繁返工：设计方案与实际需求脱节，导致多次返工。

5.2 解决方案

通过“workshops 工作坊”法，业务部门和IT部门共同参与，逐步解决了上述问题：

需求梳理：通过工作坊，业务部门和IT部门进行了深入的需求梳理，明确了审批流的核心需求和痛点。
快速原型设计：利用简道云平台，快速进行了原型设计和验证，减少了返工次数。
持续优化：根据反馈不断优化审批流设计，最终形成了高效的审批流方案。

5.3 实施效果

通过“workshops 工作坊”法，该企业的审批流设计得到了显著优化，具体效果如下：

审批效率提高30%：审批流程简化，审批效率显著提高。
返工次数减少50%：通过快速原型设计和验证，减少了返工次数。
员工满意度提升：业务部门深度参与，需求得到充分表达和解决，员工满意度显著提升。

结论

审批流设计返工三次的原因主要在于需求不明确、缺乏业务部门参与、缺乏标准化流程以及工具和平台选择不当。通过业务部门参与建模的“workshops 工作坊”法，可以有效解决这些问题，提高审批流设计的效率和准确性。简道云作为国内市场占有率第一的零代码数字化平台，通过其ERP管理系统，能够帮助企业快速构建和优化审批流设计，显著提高审批效率，减少返工次数。

简道云ERP管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com

参考文献：

免费试用

Gartner, “2022年IT项目成功率调查报告”
PMI, “项目管理白皮书”
简道云官方网站

本文相关FAQs

1. 为什么审批流设计总是返工？有没有什么有效的解决方法？

最近我们公司在审批流设计上遇到了一些问题，总是返工三次以上。每次改动都需要重新沟通和确认，特别耗时。有没有大佬能分享一些有效的解决方法，减少返工次数？

你好，这个问题我也遇到过，给你分享一下我的经验。审批流设计返工多次，主要原因在于以下几点：

需求不明确：业务部门和技术部门在需求沟通上存在差异，导致初始设计与实际需求不符。
流程复杂：审批流涉及多个部门和角色，流程复杂化增加了错误的可能性。
缺乏反馈：在设计过程中没有及时获取业务部门的反馈，导致设计偏离实际需求。

为了解决这些问题，可以尝试以下方法：

业务部门深度参与：

在审批流设计初期，组织业务部门与技术团队进行深入的需求分析和讨论，确保设计需求清晰明确。
可以采用“workshops工作坊”的方式，邀请业务部门参与建模，实时讨论和确认设计方案。这种方式能够有效避免沟通误差。

流程简化：

审批流设计应尽量简化，减少不必要的环节。可以通过流程优化，合并或删除一些冗余的审批节点。
使用流程图工具（如Visio、Lucidchart）来直观地展示审批流，帮助各方更好地理解和优化流程。

定期反馈：

在设计过程中，设立定期的反馈机制，与业务部门进行阶段性评审和调整。及时根据反馈改进设计，避免后期大范围返工。
采用敏捷开发方法，将审批流设计分阶段进行迭代，每一阶段都进行评审和反馈。

使用专业工具：

引入专业的流程管理工具，如简道云ERP管理系统，能够有效地进行流程设计和管理，减少人为错误，提高工作效率。
简道云ERP管理系统模板在线试用：简道云ERP管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com

通过以上方法，可以有效减少审批流设计的返工次数，提高工作效率。如果还有其他问题，欢迎随时讨论。

2. 如何组织有效的workshops工作坊，确保业务部门的深度参与？

公司最近在审批流设计上遇到不少问题，考虑用workshops工作坊法来解决。但是没搞过这种活动，不知道怎么组织才能确保业务部门的深度参与。有没有大佬能分享一下经验？

你好，组织workshops工作坊确实是一个不错的方法。要确保业务部门的深度参与，可以从以下几个方面入手：

明确目标：

在组织工作坊之前，明确工作坊的目标是什么。是解决具体问题，还是优化现有流程？明确目标可以帮助你更好地设计工作坊的内容和流程。

选择合适的参与者：

选择参与者时，要确保业务部门的关键人员都能参与。最好是那些对审批流有深刻理解和实际操作经验的人。他们的意见和反馈对于设计的准确性至关重要。

设计互动环节：

工作坊不仅仅是讨论，更要有互动环节。可以通过案例分析、角色扮演、头脑风暴等方式，让参与者积极参与到讨论中来。
使用便利贴、白板等工具，让大家在讨论过程中随时记录想法和建议。

分阶段进行：

将工作坊分为几个阶段，每个阶段有不同的任务和目标。比如，第一阶段进行需求分析，第二阶段进行流程设计，第三阶段进行评审和反馈。
每个阶段结束后，进行总结和回顾，确保每个阶段的目标都达成。

实时记录和反馈：

在工作坊进行过程中，实时记录讨论内容和决策，确保每个参与者的意见都被记录下来。
在工作坊结束后，整理讨论内容，形成报告，并及时反馈给所有参与者，确保大家对最终设计有一致的理解。

后续跟进：

工作坊结束后，设立后续跟进机制，定期与业务部门进行沟通和反馈，确保设计方案在实际应用中能够有效执行。
通过后续跟进，可以及时发现和解决问题，避免后期大规模返工。

通过以上方法，可以确保工作坊的有效性和业务部门的深度参与。如果还有其他问题，欢迎随时讨论。

3. 业务部门不愿意参与审批流设计怎么办？

我们公司在审批流设计时，业务部门总是不愿意参与，觉得是技术部门的事情，导致后期频繁返工。有没有什么好办法能让业务部门积极参与进来？

你好，这个问题确实很常见，很多公司都会遇到类似情况。让业务部门积极参与审批流设计，可以尝试以下方法：

明确利益相关：

向业务部门说明审批流设计对他们工作的直接影响。比如，优化后的审批流可以提高工作效率，减少审批时间，降低出错率等。
通过实际案例或数据，展示不参与设计可能带来的负面影响，比如返工次数增加、工作效率降低等。

建立合作机制：

设立跨部门合作机制，让业务部门和技术部门共同负责审批流设计项目。明确双方的职责和分工，保证项目的顺利进行。
可以设立项目组，定期召开会议，讨论和解决设计中的问题。

提供激励措施：

对于积极参与审批流设计的业务部门，给予一定的激励措施，比如绩效考核加分、奖励等。
激励措施可以提高业务部门的参与积极性，增强他们的责任感。

简化参与过程：

尽量简化业务部门的参与过程，减少他们的工作负担。可以通过工作坊、会议、在线讨论等方式，灵活安排参与形式。
使用简单直观的工具（如流程图、白板等），帮助业务部门更好地理解和参与设计过程。

实时反馈和改进：

在设计过程中，及时向业务部门反馈设计进展和问题，获取他们的意见和建议。
根据业务部门的反馈，及时改进设计，确保设计方案符合实际需求。

引入专业工具：

使用专业的流程管理工具，如简道云ERP管理系统，可以简化审批流设计过程，提高设计效率。业务部门可以通过这些工具直接参与设计和反馈。
简道云ERP管理系统模板在线试用：简道云ERP管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com

通过以上方法，可以有效提高业务部门的参与积极性，减少后期返工。如果还有其他问题，欢迎随时讨论。