签订劳动合同的五大步骤，企业如何操作才正确？

企业经营管理

吴毅发表于 2025年6月26日 16:06:28

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企业签订劳动合同是确保员工合法权益、规避法律风险的重要环节。本文将详细介绍签订劳动合同的五大关键步骤，并提供企业在操作过程中需注意的细节和技巧。通过这篇文章，你将了解如何高效、正确地完成这一流程，避免潜在的法律纠纷，保障企业和员工的双重利益。

你将了解的内容：

签订劳动合同的准备工作
如何制定和审核合同条款
双方签字生效的注意事项
合同管理与存档
合同变更与解除的操作

一、签订劳动合同的准备工作

在签订劳动合同之前，企业需要做充分的准备工作。这不仅包括对合同内容的规划，还涉及对相关法律法规的了解和遵守。

1. 法律法规的了解

了解和遵守相关的劳动法律法规是企业签订劳动合同的基础工作。例如，《中华人民共和国劳动合同法》明确规定了劳动合同的订立、履行、变更和解除等方面的内容。企业需要熟悉这些法律规定，确保合同内容符合国家法律要求。

2. 企业内部政策的制定

企业在签订劳动合同之前，还需要制定和完善内部的人力资源管理政策。这些政策包括但不限于员工招聘、培训、考核、薪酬福利等方面。只有在这些政策制定和完善的基础上，企业才能为员工提供公平、公正的工作环境。

3. 招聘流程的规范

招聘是签订劳动合同的前期工作，企业需要规范招聘流程，确保招聘过程公开、公正、透明。招聘流程一般包括职位发布、简历筛选、面试、背景调查等环节。企业应确保每个环节的操作规范，避免因招聘流程不规范导致的法律风险。

4. 合同模板的准备

企业在签订劳动合同之前，还需要准备好合同模板。合同模板应包括劳动合同的基本条款，如工作岗位、工作职责、工作时间、薪酬福利、劳动保护等。企业可以根据自身的实际情况，制定适合自己的合同模板。

为了提高工作效率和规范性，企业可以使用一些人力资源管理系统来管理合同模板和签订流程。比如，简道云HRM人事管理系统就提供了完善的合同管理功能，支持在线试用和灵活修改，既省时又省力。

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5. 双方沟通与确认

签订劳动合同前，企业还需要与员工进行充分的沟通与确认。沟通的内容包括工作岗位、工作职责、薪酬福利、工作时间等方面。通过沟通，企业可以了解员工的需求和期望，确保合同内容的合理性和可行性。

总结：企业在签订劳动合同之前，需要做充分的准备工作。这不仅包括对相关法律法规的了解，还包括企业内部政策的制定、招聘流程的规范、合同模板的准备以及双方的沟通与确认。

二、如何制定和审核合同条款

制定和审核劳动合同条款是签订劳动合同的重要环节。合同条款的合理性和合法性直接影响到劳动合同的有效性和可执行性。

1. 合同条款的基本内容

劳动合同的基本条款包括但不限于以下几个方面：

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工作岗位和工作职责： 明确员工的工作岗位和具体工作职责，避免因岗位不明确引发的纠纷。
工作时间和休息休假： 明确员工的工作时间、加班规定、休息休假等内容，确保符合国家法律规定。
薪酬福利： 明确员工的基本工资、奖金、津贴、福利等内容，并规定发放时间和方式。
劳动保护和劳动条件： 明确企业为员工提供的劳动保护和劳动条件，确保员工的工作安全和健康。
合同期限和试用期： 明确劳动合同的期限和试用期，确保合同期限符合法律规定。

2. 合同条款的合法性

在制定劳动合同条款时，企业需要确保合同条款的合法性。合同条款的合法性主要体现在以下几个方面：

符合法律法规： 合同条款应符合国家和地方的劳动法律法规，不能违反法律规定。
尊重员工权益： 合同条款应尊重员工的合法权益，不能侵犯员工的基本权利。
公平合理： 合同条款应公平合理，不能存在明显的不公平条款。

3. 合同条款的审核

制定好劳动合同条款后，企业需要对合同条款进行审核。合同条款的审核主要包括以下几个方面：

法律合规性审核： 由专业的法律顾问或法务人员对合同条款的合法性进行审核，确保合同条款符合法律规定。
内部审核： 由企业内部的相关部门对合同条款进行审核，确保合同条款符合企业的实际情况和管理需求。
员工确认： 将合同条款提供给员工进行确认，确保员工了解并同意合同条款的内容。

4. 合同条款的修改

在合同条款审核过程中，如果发现合同条款存在问题，企业需要及时进行修改。合同条款的修改应遵循以下原则：

合法合规： 确保修改后的合同条款符合法律规定。
公平合理： 确保修改后的合同条款公平合理，不侵犯员工的合法权益。
及时沟通： 在修改合同条款时，企业应及时与员工进行沟通，确保员工了解并同意修改内容。

总结： 制定和审核劳动合同条款是确保劳动合同合法有效的重要环节。企业需要确保合同条款的合法性和合理性，通过法律合规性审核、内部审核和员工确认等方式，确保合同条款的合法有效。

三、双方签字生效的注意事项

签订劳动合同的过程不仅仅是草拟和审核条款，双方签字生效的步骤同样重要。这一步骤的细节处理，关乎合同的法律效力和双方的实际权益。

1. 双方签字的合法性

在签订劳动合同时，企业和员工双方的签字需要具备合法性。具体来说：

签字人身份确认： 企业应确保与员工签订合同的代表具有合法授权。员工方面，则需要确认签字人与合同约定的劳动者身份一致。
签字时间： 劳动合同应在员工正式入职之前签订完成。如果员工已经开始工作但尚未签订合同，企业应尽快补签。
签字地点： 合同的签订地点应在企业所在地或双方约定的合法场所，避免因签订地点不当导致的法律争议。

2. 签字过程的记录

为了确保签字过程的合法性和有效性，企业可以采取一些措施进行记录和保存。例如：

签字视频/照片： 可以在签字过程中进行视频录制或拍照，保留签字过程的影像资料。
签字见证人： 邀请第三方见证人（如企业法务、HR等）在场，确保签字过程的公开透明。
签字记录表： 制定签字记录表，记录签字时间、地点、签字人等信息，存档备查。

3. 双方签字后的确认

在双方签字完成后，企业应及时进行确认和备案。具体措施包括：

合同复印： 将签字后的劳动合同复印一份，分别交给员工和企业保管。
合同备案： 将签字后的劳动合同进行备案管理，确保合同的合法性和有效性。
员工培训： 对于新入职员工，企业应进行相关的合同培训，确保员工了解合同内容和条款。

4. 合同签字过程中的注意事项

在合同签字过程中，企业和员工都需要注意一些细节问题，以确保签字过程的合法性和有效性：

细节核对： 在签字之前，双方应仔细核对合同内容，确保没有遗漏或错误。
条款解释： 如果员工对合同条款有疑问，企业应及时进行解释和说明，确保员工充分了解合同内容。
避免空白签名： 合同签字过程中，双方应避免在空白合同上签字，以防合同内容被篡改。

总结： 双方签字生效是劳动合同合法有效的重要步骤。企业和员工在签字过程中需要注意细节问题，确保签字过程的合法性和有效性。

四、合同管理与存档

签订劳动合同只是开始，合同的管理与存档同样重要。这一环节的规范操作，能够有效保障劳动合同的法律效力，避免因合同管理不善带来的法律风险。

1. 合同管理的重要性

劳动合同的管理直接关系到企业和员工的合法权益。规范的合同管理不仅能确保合同的法律效力，还能为企业的人力资源管理提供有力支持。

2. 合同存档的要求

合同存档是劳动合同管理的重要环节。企业需要按照法律法规的要求，对签订的劳动合同进行妥善存档。具体来说：

存档时间： 根据《劳动合同法》的规定，劳动合同应在签订后及时存档，保存期限不少于两年。
存档方式： 合同存档可以采用纸质存档和电子存档两种方式。纸质存档应保存原件，电子存档应确保数据的安全性和完整性。
存档地点： 劳动合同应存放在企业的档案管理部门或其他指定地点，确保合同的安全和保密。

3. 合同管理系统的应用

为了提高合同管理的效率和规范性，企业可以考虑使用合同管理系统。合同管理系统可以帮助企业实现合同的电子化管理，降低人工操作的风险和成本。

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4. 合同变更与解除的管理

在劳动合同的履行过程中，合同的变更和解除是不可避免的。企业需要制定相应的管理制度，确保合同变更和解除的合法性和规范性。

合同变更： 合同变更应遵循双方协商一致的原则，变更内容应符合法律规定，并及时进行书面确认和存档。
合同解除： 合同解除应符合法律规定，解除程序应规范合法，确保员工的合法权益不受侵害。

总结： 合同管理与存档是劳动合同管理的重要环节。企业需要规范合同的存档和管理，通过合同管理系统提高管理效率，确保合同的合法性和规范性。

五、合同变更与解除的操作

合同变更与解除是劳动合同管理过程中不可避免的一部分。企业需要严格按照法律规定和内部管理制度，规范操作，确保合同变更与解除的合法性和有效性。

1. 合同变更的情形

劳动合同的变更主要包括以下几种情形：

工作岗位或职责变更： 因企业业务调整或员工工作表现等原因，需要变更员工的工作岗位或职责。
薪酬福利变更： 因企业薪酬制度调整或员工绩效考核结果等原因，需要变更员工的薪酬福利。
工作地点变更： 因企业搬迁或业务需要等原因，需要变更员工的工作地点。
合同期限变更： 因合同到期续签或其他原因，需要变更合同期限。

2. 合同变更的操作流程

合同变更的操作流程一般包括以下几个步骤：

协商一致： 合同变更应遵循双方协商一致的原则，变更内容应符合法律规定，并经双方同意。
书面确认： 合同变更应以书面形式进行确认，变更协议应由双方签字确认，并附在原合同后面。
存档备案： 合同变更协议应及时进行存档备案，确保合同变更的合法性和有效性。

3. 合同解除的情形

劳动合同的解除主要包括以下几种情形：

协商解除： 因双方协商一致，决定解除劳动合同。
企业解除： 因员工严重违反企业规章制度或其他法定事由，企业决定解除劳动合同。
员工解除： 因企业未按合同约定支付工资或提供劳动条件等原因，员工决定解除劳动合同。
法定解除： 因合同期限届满或其他法定事由，劳动合同自动解除。

4. 合同解除的操作流程

合同解除的操作流程一般包括以下几个步骤：

通知解除： 合同解除应以书面形式通知对方，解除通知应明确解除事由和解除日期。
办理手续： 合同解除后，企业应及时办理离职手续，包括工资结算、社保转移、工作交接等。
存档备案： 合同解除通知和相关资料应及时进行存档备案，确保合同解除的合法性和有效性。

5. 合同变更与解除的注意事项

合同变更与解除过程中，企业和员工都需要注意一些细节问题，以确保操作的合法性和规范性：

合法合规： 合同变更与解除的操作应符合法律规定，确保双方的合法权益不受侵害。
书面确认： 合同变更与解除应以书面形式进行确认，避免因口头协议引发的争议。
及时存档： 合同变更与解除的相关资料应及时进行存档备案，确保合同管理的规范性和完整性。

总结： 合同变更与解除是劳动合同管理的重要环节。企业需要严格按照法律规定和内部管理制度，规范操作，确保合同变更与解除的合法性和有效性。

结尾

通过本文的详细介绍，相信你已经全面了解了签订劳动合同的五大关键步骤及其操作要点。规范的劳动合同管理不仅能有效保障企业和员工的合法权益，还能提升企业的人力资源管理水平，降低法律风险。

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通过规范的操作和管理，企业可以有效提高劳动合同的管理水平，保障双方的合法权益，实现企业的健康发展。

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本文相关FAQs

1. 企业签订劳动合同时，如何确保合同内容符合法律规定？

很多老板在签订劳动合同时会遇到一个问题：合同内容怎么写才能符合法律规定？有没有大佬能分享一下注意事项？

您好，这个问题确实挺重要的，签订劳动合同的步骤看似简单，但实际上每一个环节都需要仔细推敲，尤其是合同内容必须符合法律规定。以下是一些建议：

明确合同条款：劳动合同应包括工作内容、工作地点、工作时间、工资标准、福利待遇等基本条款。详细说明每一个条款可以避免日后出现争议。
遵循法律法规：合同条款必须符合劳动法、劳动合同法等相关法律法规。比如，工作时间必须符合《劳动法》规定的工作时间，不得超时工作，如果有加班需要明确加班费计算标准。
工资支付方式：明确员工的工资支付方式和时间。工资支付方式可以是银行转账、现金支付等，时间可以是每月固定时间发放。
试用期规定：如果包括试用期，试用期的条款必须明确。比如试用期的工资标准、试用期的工作内容等。
福利待遇：详细列出员工的福利待遇，如社保、带薪休假、年终奖等。

这些是合同内容的一些关键点，还需要根据企业的具体情况进行调整。为了更方便管理和制定合规的合同，推荐使用简道云HRM人事管理系统，它不仅能够帮助企业管理员工入转调离、考勤、薪酬等，还能灵活修改功能和流程，确保合同内容符合法律规定。简道云HRM人事管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com

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