签订劳动合同的必备步骤有哪些？HR全攻略

签订劳动合同是每个企业与员工之间建立正式劳动关系的重要步骤。然而，很多HR在处理此事时会遇到各种问题和挑战。那么，签订劳动合同的必备步骤有哪些？本文将通过详细解释，帮助HR全面掌握这一过程，确保每一份劳动合同都能合法有效地签订。

💼 一、准备工作：确保合法合规

1.1 确认员工身份和资格

在签订劳动合同之前，HR首先需要确认员工的身份和资格。这包括确认员工的身份证件、学历证书、专业资格证书等。这些文件的真实性和有效性直接关系到劳动合同的合法性。

1.2 制定合同模板

HR需要在公司法律顾问的指导下，制定一份标准的劳动合同模板。合同中应包含以下基本内容：

• 职位及工作内容
• 工作地点
• 劳动报酬
• 工作时间及休息休假
• 社会保险及福利待遇
• 劳动保护、劳动条件和职业危害防护
• 合同期限和试用期
• 违约责任及解除合同的条件

1.3 了解相关法律法规

HR需要熟悉国家和地方的劳动法律法规，确保劳动合同的内容符合相关法律规定。例如，劳动合同法对于试用期、解雇条件、工资支付等方面都有明确的规定。了解这些法律法规，可以避免因违反法律而引发的劳动纠纷。

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1.4 建立信息管理系统

为了更高效地管理劳动合同签订过程，HR可以借助信息管理系统。推荐使用 简道云HRM人事管理系统，这是一款零代码数字化平台，具备完善的员工入转调离、考勤、薪酬、考核、培训等管理功能，支持免费在线试用，无需敲代码就可以灵活修改功能和流程，口碑很好，性价比也很高。 简道云HRM人事管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com

📑 二、签订劳动合同的流程

2.1 面试及录用通知

在确定录用员工之后，需要向其发出录用通知书。录用通知书应明确员工的职位、薪酬待遇、报到时间等信息。

2.2 入职体检

根据《劳动合同法》的规定，用人单位可以在劳动合同中约定试用期，但试用期内需要对员工进行入职体检。入职体检的目的是确保员工的身体状况符合岗位要求。

2.3 签订试用期合同

在员工正式入职之前，可以先签订一份试用期合同。试用期合同的内容应与正式劳动合同一致，但试用期的期限和解除条件应有所不同。

2.4 正式劳动合同签订

在试用期结束后，HR需要与员工签订正式的劳动合同。正式劳动合同的内容应包括之前提到的各项基本内容。此外，还应注明合同的起止日期、试用期的期限等。

2.5 合同备案及存档

签订劳动合同后，HR需要将合同备案，并将合同存档。合同的备案和存档是确保劳动合同合法有效的重要步骤。HR可以根据公司内部的流程，将合同上传到信息管理系统中，以便随时查阅和管理。

2.6 合同续签及修改

在劳动合同到期前，HR需要提前与员工沟通续签事宜。如果双方同意续签合同，则需要重新签订一份新的劳动合同。如果在合同期内需要修改合同内容，则需要双方协商一致，并签订补充协议。

📋 三、常见问题及解决方案

3.1 试用期内解雇员工的合法性

根据《劳动合同法》的规定，用人单位在试用期内解除劳动合同，应当向员工说明理由，并需要提供合理的证据。如果用人单位未能提供合理的证据，员工可以要求用人单位支付赔偿金。

3.2 劳动合同中未约定社会保险

根据《劳动合同法》的规定，用人单位应当为员工缴纳社会保险。如果劳动合同中未约定社会保险，员工可以向劳动监察部门投诉，用人单位将面临罚款和支付补偿金的风险。

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3.3 劳动合同中的竞业限制条款

竞业限制条款是指员工在离职后的一段时间内，不得从事与原单位相同或类似的业务。根据《劳动合同法》的规定，竞业限制的期限不得超过两年，如果超过两年，该条款将被视为无效。

3.4 劳动合同的变更

劳动合同的变更需要双方协商一致，并签订书面的变更协议。如果一方擅自变更劳动合同内容，另一方可以拒绝接受，并要求赔偿。

📈 四、信息管理系统的选择与推荐

4.1 简道云HRM人事管理系统

• 推荐分数：9.5/10
• 介绍：简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台，具备完善的员工入转调离、考勤、薪酬、考核、培训等管理功能。
• 功能：员工信息管理、合同管理、考勤管理、薪酬管理、绩效考核等。
• 应用场景：适用于各类企业的人事管理。
• 适用企业和人群：适用于中小型企业、创业公司以及需要灵活修改功能和流程的企业。

4.2 Workday

• 推荐分数：9.0/10
• 介绍：Workday是一款全球领先的企业管理软件，专注于人力资源管理和财务管理。
• 功能：员工信息管理、合同管理、考勤管理、薪酬管理、绩效考核、财务管理等。
• 应用场景：适用于大型企业和跨国公司。
• 适用企业和人群：适用于大型企业、跨国公司以及有复杂管理需求的企业。

4.3 BambooHR

• 推荐分数：8.5/10
• 介绍：BambooHR是一款专注于中小型企业的人力资源管理软件，提供简洁易用的HR管理功能。
• 功能：员工信息管理、合同管理、考勤管理、薪酬管理、绩效考核等。
• 应用场景：适用于中小型企业的人事管理。
• 适用企业和人群：适用于中小型企业、创业公司以及需要简单易用HR管理系统的企业。

🔚 五、总结与推荐

签订劳动合同的过程涉及多个步骤和细节，HR需要确保每一步都合法合规，以避免潜在的法律风险。通过本文的详细解释，相信HR可以更好地掌握签订劳动合同的必备步骤，确保每一份劳动合同都能合法有效地签订。

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本文相关FAQs

1. 签订劳动合同前应该注意哪些事项？有啥坑需要避开？

刚毕业找了份工作，马上要签劳动合同了，但是听说签合同之前有很多坑要避开。有没有大佬能分享一下签合同前需要注意哪些事项，避免被坑？

你好！刚步入职场，签订第一份劳动合同确实是件重要的大事。为了避免被坑，可以从以下几个方面入手：

• 确认用人单位的资质 查验公司营业执照、组织机构代码证等证件，确保公司是否合法经营。可以通过网上查找公司信息，看看公司的信用记录和员工评价。
• 明确岗位职责和工作内容 在签合同前，务必确认自己的岗位职责和工作内容。避免签完合同后，发现工作内容与面试时描述的不符，导致工作不愉快。
• 薪资待遇及支付方式 确认工资构成（基本工资、绩效奖金、提成等）和支付方式（现金、银行转账）。确保这些条款在合同中清晰列明，避免后期工资纠纷。
• 工作时间和休假 合同中应明确规定工作时间、加班规定及加班费、休假政策等。尤其要注意是否符合劳动法规定，避免超时工作却得不到相应的加班费。
• 试用期规定 明确试用期的时长和试用期工资，试用期不能超过6个月，且工资不得低于正式工资的80%。
• 社保和公积金 确认公司是否按规定缴纳社保和住房公积金，了解具体缴纳基数和比例。社保和公积金是员工的重要福利，不能忽视。
• 保密协议和竞业限制 如果合同中包含保密协议和竞业限制条款，务必仔细阅读。了解这些条款对自己未来职业发展的影响，避免因违约而承担高额赔偿。
• 劳动合同的期限及续签 合同期限及续签条款也需要明确，有些公司会在合同期满后不续签，导致员工措手不及。

签订劳动合同前，一定要仔细阅读合同条款，有不明白的地方及时向公司人事咨询，确保自己的权益得到保障。

2. 签订劳动合同过程中容易忽略的细节有哪些？如何避免？

签合同的时候总感觉有些细节容易被忽略，导致后续出现问题。有没有什么容易忽略的细节？该怎么避免这些问题？

你好！签订劳动合同时确实有很多容易忽略的细节，下面我分享一些常见的细节及避免方法：

• 合同文本的有效性 劳动合同必须是一式两份，双方各自留存一份，并且都要有签字盖章。合同文本上没有签字盖章的，可能会导致合同无效。
• 合同文字内容的准确性 合同中的每一条款都要仔细阅读，确认无误。特别是涉及金额、日期、工作内容等重要信息，务必核对准确。
• 补充协议和附件 有些公司会在劳动合同之外附加补充协议或附件，这些文件同样具有法律效力。一定要一并阅读并签署，确保所有条款都清楚了解。
• 合同期限 合同期限要明确，避免出现合同到期后公司不续签的情况。特别是短期合同，要提前了解续签条件。
• 劳动合同的变更条款 合同中可能会有变更条款，规定劳动合同可以在特定条件下进行变更。这些条款需要特别注意，避免公司单方面变更合同内容。
• 劳动保护和劳动条件 合同中应明确规定工作环境、劳动保护措施等内容，特别是一些特殊岗位，需要有详细的安全防护措施。
• 违约责任 合同中双方的违约责任需要明确，尤其是涉及到经济赔偿的条款。了解这些条款对自己可能带来的影响，避免因违约承担高额赔偿。
• 解除合同的条件 合同中应明确规定解除合同的条件和程序，特别是公司单方面解除合同的情况。了解这些条款，有助于在遇到纠纷时保护自己的权益。
• 培训费用和服务期 有些公司会在合同中规定培训费用和服务期条款，如果员工在服务期内离职，需要承担培训费用。要注意这些条款，避免因离职而承担高额培训费用。

签订劳动合同时，一定要保持冷静，细心阅读每一条款，有疑问及时向公司人事或专业律师咨询，确保自己的合法权益不受侵害。

3. 合同签订后发现问题怎么办？有哪些补救措施？

签完合同后才发现有些条款不合理或者有问题，这种情况怎么办？有什么补救措施吗？

你好！签订劳动合同后发现问题确实让人头疼，但也不必过于担心，可以通过以下方法进行补救：

• 与公司沟通 发现合同问题后，首先可以尝试与公司沟通，说明问题所在，争取通过协商解决。很多公司会愿意配合修改合同，避免后续纠纷。
• 书面补充协议 如果协商一致，可以通过签订书面补充协议的方式，对原合同进行修改和补充。补充协议同样具有法律效力，双方签字盖章后生效。
• 劳动仲裁 如果与公司协商未果，可以向当地劳动仲裁委员会申请劳动仲裁。劳动仲裁是解决劳动争议的合法途径，可以通过仲裁维护自己的合法权益。
• 劳动监察 如果发现合同中有违法条款，可以向当地劳动监察部门举报。劳动监察部门会对公司进行调查，并督促公司整改，保障员工合法权益。
• 法律援助 在遇到复杂劳动合同纠纷时，可以寻求专业律师的帮助。通过法律援助，可以更好地了解自己的权益，并采取相应的法律措施。
• 自我保护 在合同问题未解决前，注意保留相关证据，如合同文本、工作记录、沟通记录等。这些证据在后续维权过程中非常重要。
• 使用专业HR系统 使用专业的HR系统，如简道云HRM人事管理系统，可以帮助公司和员工更好地管理劳动合同，避免合同管理中的各种问题。简道云HRM具备完善的员工入转调离、考勤、薪酬、考核、培训等管理功能，支持免费在线试用，无需敲代码就可以灵活修改功能和流程，非常适合中小企业使用。推荐链接： 简道云HRM人事管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com

签订劳动合同后发现问题并不可怕，关键是要及时采取措施，通过合法途径维护自己的权益。希望这些建议对你有所帮助！