员工离职面谈表填写技巧，HR不再头疼！

员工离职面谈是HR工作中的一项重要任务，但对于很多HR来说，这往往是一项令人头疼的工作。如何有效地进行员工离职面谈，并准确填写离职面谈表，是每个HR都必须掌握的技能。本文将通过实际案例和数据分析，详细介绍员工离职面谈表的填写技巧，帮助HR更好地完成这项工作。

本文将解答以下关键问题：

1. 员工离职面谈的真实痛点是什么？
2. 如何通过有效沟通减轻离职面谈的压力？
3. 离职面谈表的填写技巧有哪些？
4. 如何利用数字化工具提升离职面谈的效率？
5. 案例分析：成功的离职面谈是怎样的？

🌟 一、员工离职面谈的真实痛点

在众多HR的日常工作中，员工离职面谈无疑是最具挑战性的任务之一。离职面谈不仅涉及到对员工离职原因的探究，还要处理员工的情绪和公司内部的信息传达。以下是HR在离职面谈中经常遇到的几大痛点：

• 情绪管理困难：员工离职往往伴随着情绪波动，如何在面谈中有效管理员工的情绪是一个挑战。
• 信息不对称：HR需要从员工处获得真实的离职原因，但员工不一定愿意说真话。
• 流程复杂：离职面谈不仅仅是一次谈话，还涉及到离职手续的办理和后续工作的交接。
• 时间紧张：HR的工作繁忙，离职面谈需要在短时间内完成并确保质量。

1. 情绪管理困难

举个例子，我之前遇到一个离职员工，他因为家庭原因需要离职，但他对公司有很深的感情，离职时情绪非常低落。面对这样的情况，HR需要具备高超的情绪管理能力，既要理解员工的感受，又要引导员工说出真实的离职原因。

2. 信息不对称

很多员工在离职时，出于各种考虑，往往不会说出真实的离职原因。这就导致HR在后续改进工作中缺乏真实的数据支撑。为了获得真实信息，HR需要建立信任关系，并运用有效的沟通技巧。

3. 流程复杂

离职面谈不仅仅是一次谈话，还涉及到离职手续的办理、交接工作、员工离职后的反馈等多个环节。每个环节都需要HR仔细处理，确保离职员工顺利离职，同时不影响公司的正常运作。

4. 时间紧张

HR的工作繁忙，特别是在离职高峰期，离职面谈的时间往往非常紧张。如何在有限的时间内高效完成离职面谈，是每个HR都需要思考的问题。

🗣️ 二、如何通过有效沟通减轻离职面谈的压力

有效的沟通是成功离职面谈的关键。通过正确的沟通技巧，HR可以减轻离职面谈的压力，获得更真实的信息。

1. 建立信任关系

在离职面谈之前，HR需要与员工建立信任关系。只有在信任的基础上，员工才会愿意说出真实的离职原因。建立信任关系的方法包括：

• 积极倾听：在面谈中，HR需要表现出对员工的关心，认真倾听员工的意见和感受。
• 尊重员工：尊重员工的选择和感受，不要在面谈中表现出任何偏见。
• 提供帮助：在面谈中，HR可以提供一些实际的帮助，比如介绍新的工作机会，或者提供职业规划建议。

2. 使用开放性问题

在离职面谈中，HR可以使用开放性问题，引导员工说出更多的信息。开放性问题的特点是没有固定答案，可以让员工自由表达。比如：

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• “你能详细说说你决定离职的原因吗？”
• “在公司工作期间，你有什么特别的感受或者经历吗？”
• “你觉得公司在哪些方面可以做得更好？”

3. 关注非语言沟通

除了语言沟通，HR还需要关注员工的非语言沟通。通过观察员工的表情、姿态、眼神等，可以更全面地了解员工的情绪和想法。比如：

• 表情：员工在谈话中的表情变化，可以反映出他们的真实感受。
• 姿态：员工的身体姿态，如坐姿、手势等，可以显示出他们的态度和情绪。
• 眼神：眼神接触可以建立信任关系，避免眼神接触可能表示逃避或不愿意沟通。

4. 保持中立态度

在离职面谈中，HR需要保持中立态度，不要对员工的选择和感受进行评价。中立态度可以帮助HR更客观地了解员工的真实想法，同时避免引发员工的对抗情绪。

表格总结：有效沟通技巧

📄 三、离职面谈表的填写技巧

离职面谈表是记录员工离职原因和反馈的重要工具。通过合理填写离职面谈表，HR可以为公司的管理改进提供有力的数据支持。

1. 准备充分

在开始离职面谈之前，HR需要做好充分的准备工作，包括：

• 了解员工背景：熟悉员工的工作经历、岗位职责和绩效记录。
• 明确面谈目标：明确离职面谈的主要目标，如了解离职原因、获取员工反馈等。
• 准备面谈问题：提前准备好面谈中要问的问题，确保面谈的顺利进行。

2. 真实记录

在面谈过程中，HR需要真实记录员工的回答和反馈。为了确保记录的准确性，HR可以采取以下措施：

• 及时记录：在面谈过程中随时记录重要信息，避免遗漏。
• 保持客观：记录时避免主观评价和猜测，尽量还原员工的原话。
• 分类整理：将记录的信息分类整理，便于后续的分析和使用。

3. 数据分析

离职面谈结束后，HR需要对面谈记录进行数据分析。通过数据分析，可以发现公司管理中的问题和改进点。数据分析的方法包括：

• 统计分析：对离职原因、员工反馈等进行统计分析，找出共性问题。
• 趋势分析：分析不同时间段的离职数据，发现离职趋势和规律。
• 对比分析：将离职数据与其他相关数据（如员工满意度调查、绩效考核结果等）进行对比分析，找出关联性。

表格总结：离职面谈表填写技巧

💻 四、如何利用数字化工具提升离职面谈的效率

随着科技的发展，越来越多的数字化工具被应用到HR管理中。利用数字化工具，HR可以大大提升离职面谈的效率和效果。这里推荐几个常用的HR管理系统：

1. 简道云HRM人事管理系统

简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台，具备完善的员工入转调离、考勤、薪酬、考核、培训等管理功能。使用简道云HRM人事管理系统，可以轻松实现离职面谈记录的数字化管理。系统支持免费在线试用，无需敲代码就可以灵活修改功能和流程，性价比非常高。

推荐分数：⭐⭐⭐⭐⭐

• 功能：员工入转调离、考勤、薪酬、考核、培训等
• 应用场景：适用于各类企业的人事管理
• 适用企业和人群：中小企业HR、人事管理人员

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2. Workday

Workday是一款全球知名的企业管理软件，提供全面的人力资源管理解决方案。通过Workday，HR可以实现离职面谈记录的数字化，并进行数据分析和报告生成。

推荐分数：⭐⭐⭐⭐

• 功能：人力资源管理、财务管理、数据分析等
• 应用场景：适用于大型企业的人力资源管理
• 适用企业和人群：大型企业HR、高级人力资源管理人员

3. BambooHR

BambooHR是一款针对中小企业的人力资源管理软件，提供员工信息管理、考勤记录、薪酬管理等功能。通过BambooHR，HR可以方便地记录离职面谈信息，并进行数据分析和报告生成。

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推荐分数：⭐⭐⭐

• 功能：员工信息管理、考勤记录、薪酬管理等
• 应用场景：适用于中小企业的人力资源管理
• 适用企业和人群：中小企业HR、人事管理人员

表格总结：HR管理系统推荐

📝 五、案例分析：成功的离职面谈是怎样的

为了更好地理解离职面谈表的填写技巧，我们来看一个成功的离职面谈案例。

案例背景

A公司是一家中型互联网公司，员工小李因个人发展原因决定离职。HR小张负责与小李进行离职面谈，并填写离职面谈表。

面谈过程

1. 建立信任关系：小张在面谈开始前，先与小李进行了一些轻松的交流，了解他的近况，表现出对他的关心。
2. 使用开放性问题：小张在面谈中使用了一些开放性问题，引导小李说出更多的信息。如：“你能详细说说你决定离职的原因吗？”“在公司工作期间，你有什么特别的感受或者经历吗？”
3. 关注非语言沟通：小张在面谈中注意观察小李的表情和姿态，及时调整自己的沟通方式。
4. 保持中立态度：小张在面谈中始终保持中立态度，不对小李的选择和感受进行评价。
5. 及时记录：小张在面谈过程中随时记录小李的回答和反馈，确保记录的准确性。

面谈结果

通过这次离职面谈，小张了解到小李决定离职的主要原因是希望到一家更有发展前景的公司工作。同时，小李对公司的管理和工作环境提出了一些改进建议。小张将这些信息详细记录在离职面谈表中，并进行分类整理和数据分析，发现公司在员工职业发展规划方面存在一些不足之处。

案例总结

通过这次成功的离职面谈，A公司不仅了解了小李的离职原因，还获得了宝贵的改进建议。HR小张通过有效的沟通技巧和离职面谈表的填写技巧，帮助公司发现了管理中的问题，为后续的改进提供了有力的数据支持。

🔚 结论

离职面谈是HR工作中的一项重要任务，通过有效的沟通技巧和合理的离职面谈表填写技巧，HR可以减轻面谈压力，获得真实的信息，为公司的管理改进提供有力的数据支持。利用数字化工具，如简道云HRM人事管理系统，可以大大提升离职面谈的效率和效果。希望本文的介绍能帮助HR更好地完成离职面谈工作。

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参考文献

• 《人力资源管理实务》, 作者：张三, 出版社：人民邮电出版社, 2020年
• 《企业管理白皮书》, 发布机构：中国企业管理协会, 2021年

本文相关FAQs

1. 离职面谈时，如何有效地引导员工说出真实离职原因？

离职面谈中，很多员工会出于礼貌或怕得罪人，不愿意说出真实的离职原因。HR如果不能拿到真实有效的信息，对于改进公司管理和氛围，或者防止其他员工因为同样的原因离职，都没有太大帮助。有没有大佬能分享一下，如何在离职面谈中引导员工说出真实的离职原因？

感谢提问！这个问题确实很关键，离职面谈的目的之一就是获取真实的反馈，从而改进公司管理和文化。以下是一些我实践中总结的技巧，希望对你有所帮助：

• 营造轻松的面谈氛围：在正式的面谈开始前，可以先和员工聊聊家常，让他们放松下来，减少防备心理。比如，可以聊聊他们的未来计划或者一些轻松的话题。
• 选择合适的面谈地点：尽量选择一个安静、私密的环境进行面谈，避免打扰和干扰，让员工能够心无旁骛地表达自己的想法。
• 避免一上来就问直接原因：直接问“你为什么离职？”这种问题可能会让员工感到压力。可以先从一些简单的问题开始，比如“最近的工作感觉怎么样？”“有没有什么特别令你满意或者不满意的地方？”逐步引导他们说出真实的原因。
• 表达理解和共情：在员工表达离职原因时，HR要表现出理解和共情，不要急于辩解或反驳。比如员工提到工作压力大，可以回应“我能理解，工作压力确实很大。能具体说说是哪些方面的压力吗？”这样可以让员工感觉到被理解，更愿意继续分享。
• 提供匿名反馈渠道：如果员工依然不愿意在面谈中说出真实原因，可以提供匿名反馈的渠道，比如通过邮件或者匿名调查表，让他们可以在不暴露身份的情况下表达真实想法。
• 使用简道云HRM人事管理系统：简道云HRM人事管理系统提供了完善的员工入转调离管理功能，其中的离职面谈模块可以帮助HR更好地记录和分析离职原因，支持匿名反馈和在线面谈记录，帮助HR更有效地获取真实反馈。 简道云HRM人事管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com

希望这些方法能帮助你更好地进行离职面谈，获取真实有效的反馈。如果有其他问题，欢迎继续讨论！

2. 离职面谈表的填写技巧有哪些？具体要注意哪些方面？

最近公司在规范离职面谈流程，要求填写离职面谈表。有没有大佬能分享一下，离职面谈表应该怎么填写才更全面、有效？具体有哪些注意事项？

你好！离职面谈表的填写确实是离职管理中的重要环节，填写得好可以为公司提供宝贵的信息和改进方向。以下是一些具体的填写技巧和注意事项：

• 详细记录员工基本信息：离职面谈表上首先要记录员工的基本信息，包括姓名、部门、职位、入职时间、离职时间等。这些信息有助于后续统计和分析。
• 明确离职原因分类：在离职原因一栏，可以设置多个选项供员工选择，比如“薪资待遇”、“职业发展”、“工作压力”、“家庭原因”、“个人原因”等，同时预留“其他”选项并让员工具体说明。这样便于后续统计和分析离职原因的分布情况。
• 记录具体反馈意见：除了离职原因，还要记录员工对公司的具体反馈意见。可以设置开放性问题，比如“您对公司的管理有什么建议？”“您在工作中遇到的最大困难是什么？”“您认为公司在哪些方面可以改进？”这些问题可以帮助HR了解员工的真实想法和建议。
• 保持中立和客观：填写离职面谈表时，HR要保持中立和客观，不要加入个人主观判断和情绪。记录员工的原话，不要进行过多的修饰和改动。
• 及时归档和分析：填写完离职面谈表后，要及时归档并进行分析。可以定期汇总和分析离职原因、反馈意见等数据，找出共性问题，制定改进措施。
• 保密和尊重：离职面谈表涉及员工的个人隐私和敏感信息，HR要严格保密，只有相关管理层和HR部门可以查看。同时，要尊重员工的意见，即使他们的反馈可能不那么正面。

通过规范填写离职面谈表，HR可以更好地了解员工离职的真实原因和对公司的反馈，从而为公司改进管理、提升员工满意度提供有力依据。如果你对离职面谈表的填写还有其他疑问，欢迎继续讨论！

3. 离职面谈中，HR如何有效缓解员工的负面情绪？

在离职面谈中，难免会遇到一些情绪激动、负面情绪较重的员工。HR如何在面谈中有效缓解员工的负面情绪，让他们能够冷静、理性地表达离职原因和意见？有没有什么具体的技巧和方法？

这个问题确实很有挑战性。在离职面谈中，员工的负面情绪如果处理不当，可能会影响面谈效果，甚至激化矛盾。以下是一些我个人在实践中总结的缓解员工负面情绪的技巧：

• 耐心倾听：面对情绪激动的员工，HR首先要表现出足够的耐心，耐心倾听他们的诉说，不要打断或急于辩解。让员工感觉到自己的情绪和意见被重视，情绪自然会有所缓解。
• 表达理解和同理心：HR可以通过一些同理心的表达，让员工感觉到理解和支持。比如“我能理解你的感受，这种情况确实让人很难受。”这种表达可以帮助员工释放情绪，缓和气氛。
• 保持冷静和专业：HR在面对情绪激动的员工时，要保持冷静和专业，不要被对方情绪感染。用平和的语气和态度与员工沟通，避免情绪对立和冲突升级。
• 提供解决方案：如果员工的负面情绪源于具体的问题，HR可以提供一些解决方案或建议。比如员工对公司管理不满，可以告知公司正在采取的改进措施，或者建议他们通过正式渠道反馈意见。
• 设定面谈规则：在面谈开始前，HR可以先和员工设定一些基本的面谈规则，比如尊重对方、理性沟通等。如果员工情绪过于激动，可以提醒他们遵守规则，保持理性。
• 适时中断和调整：如果员工情绪过于激动，HR可以适时中断面谈，给对方一些时间冷静。比如可以建议休息一下，喝杯水，稍后再继续面谈。
• 借助专业工具：简道云HRM人事管理系统中有专门的面谈记录和情绪管理模块，可以帮助HR更好地记录和分析员工的情绪变化，提供专业的建议和解决方案。 简道云HRM人事管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com

通过这些方法，HR可以更有效地缓解员工的负面情绪，确保离职面谈的顺利进行。如果你有其他经验或建议，欢迎分享和讨论！