员工旷工通知书的正确使用方法，避免职场纠纷

在企业日常管理中，员工旷工的情况时有发生。如何正确使用员工旷工通知书，既能传达管理意图，又能避免职场纠纷，是不少HR面临的现实问题。本文将深入探讨这一话题，提供实用的解决方案，帮助企业在处理员工旷工问题时更加规范和高效。

在处理员工旷工问题时，以下关键问题需要重点关注：

1. 如何正确编写和使用旷工通知书？
2. 怎样通过制度化管理避免旷工行为？
3. 如何在法律框架内处理旷工问题，避免职场纠纷？
4. 哪些管理工具能辅助处理员工旷工问题？

一、正确编写和使用旷工通知书

1. 编写旷工通知书的基本要素

旷工通知书是企业在处理员工旷工问题时的一种正式文书，在编写时需要注意以下几点：

• 标题明确：直接标明“旷工通知书”，以便员工了解其性质。
• 员工信息：包括员工姓名、工号、部门等基本信息。
• 旷工事实：详细描述员工的旷工情况，包括具体日期、时间段等。
• 公司规定：引用公司相关规章制度，说明旷工行为的性质及后果。
• 处理意见：明确公司对旷工行为的处理决定，如警告、罚款、解除劳动合同等。
• 公司盖章：通知书需加盖公司公章，以示正式性和权威性。

2. 合理使用旷工通知书的时机

旷工通知书的使用要讲究时机和方式，以免引发不必要的矛盾。通常情况下，旷工通知书的发放应在确认员工旷工事实后及时进行，并通过正式的渠道送达员工。

3. 旷工通知书的法律效力

旷工通知书虽然不是法律文书，但具有一定的法律效力。企业在发放旷工通知书时，必须保证其内容真实、程序合法，以便在发生劳动争议时能够作为证据使用。例如，旷工通知书需由专人送达，并要求员工签收，如果员工拒绝签收，可以通过邮寄或公告等方式送达。

二、通过制度化管理避免旷工行为

1. 建立健全的考勤制度

考勤制度是企业管理的重要组成部分，有效的考勤制度可以大大减少员工旷工的发生。企业在制定考勤制度时，应明确以下几点：

• 考勤时间：包括上下班时间、休息时间等。
• 请假程序：详细规定请假申请、审批流程和审批权限。
• 旷工定义：明确旷工的定义和认定标准。
• 奖惩措施：规定旷工行为的处罚措施及奖励机制。

2. 加强员工管理与沟通

良好的管理与沟通能够有效预防员工旷工。企业可以通过以下方式加强员工管理与沟通：

• 定期培训：对员工进行规章制度、职业道德等方面的培训，提高员工的责任意识。
• 沟通渠道：建立畅通的沟通渠道，及时了解员工的困难和需求，提供必要的帮助。
• 人文关怀：关注员工的心理健康，适时给予关怀和鼓励，增强员工的归属感。

3. 运用现代化管理工具

现代化管理工具可以大大提高企业的管理效率，减少员工旷工的发生。我有一个客户通过使用 简道云HRM人事管理系统，实现了员工考勤、请假、薪酬等管理的数字化，极大地提升了管理效率。简道云HRM具备完善的员工入转调离、考勤、薪酬、考核、培训等功能，支持免费在线试用，无需敲代码就可以灵活修改功能和流程，性价比很高，适用于各类企业。推荐大家试用： 简道云HRM人事管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com 。

三、在法律框架内处理旷工问题

1. 遵循法律法规

在处理旷工问题时，企业必须遵循《劳动合同法》、《工会法》等相关法律法规，确保处理程序合法合规。例如，《劳动合同法》第39条规定，员工严重违反用人单位的规章制度，用人单位可以解除劳动合同。因此，企业在解除劳动合同前，必须确保员工的旷工行为符合“严重违反规章制度”的标准。

2. 保留证据

在处理旷工问题时，企业需注意保留相关证据，包括旷工通知书、考勤记录、员工签字确认的文件等。这些证据在发生劳动争议时，可以作为有力的证明材料。

3. 合理调解

如果旷工问题引发劳动争议，企业应尽量通过调解的方式解决纠纷。调解可以在企业内部进行，也可以通过劳动争议调解委员会进行。调解的目的是在不伤害员工尊严的前提下，达成双方都能接受的解决方案。

案例分析

举个例子，我之前处理过一个员工旷工的案例。该员工连续三天未请假旷工，根据公司的考勤制度，公司发出了旷工通知书，并要求员工签字确认。员工认为公司处理不当，提出了劳动仲裁。最终，公司提供了旷工通知书、考勤记录等证据，证明处理程序合法，仲裁结果支持了公司的决定。

表格：旷工处理流程总结

结论

正确使用员工旷工通知书，既能有效传达管理意图，又能避免职场纠纷。通过建立健全的考勤制度、加强员工管理与沟通、运用现代化管理工具，并在法律框架内处理旷工问题，企业可以大大减少员工旷工的发生，维护企业的正常运作。推荐大家试用 简道云HRM人事管理系统，它具备完善的员工入转调离、考勤、薪酬、考核、培训等管理功能，支持免费在线试用，无需敲代码就可以灵活修改功能和流程，口碑很好，性价比也很高。 简道云HRM人事管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com

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参考文献

• 《中华人民共和国劳动合同法》
• 《企业人力资源管理白皮书》，中国企业联合会，2021

本文相关FAQs

1. 员工旷工通知书怎么写才不会引发法律纠纷？

很多HR或者老板在写旷工通知书的时候，往往因为措辞不当或者程序不到位，导致法律纠纷。那么，旷工通知书到底该怎么写才能避免这些问题呢？有没有实战经验可以分享一下？

大家好，这个问题确实困扰了不少HR和管理者。写旷工通知书不仅要明确表达公司的立场，还要确保符合法律规定，避免引发不必要的纠纷。以下是几点经验分享：

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• 明确旷工事实：通知书中应详细描述员工旷工的具体时间、天数和相关事实。比如“2023年10月10日，员工张三未按规定时间上班且未请假，旷工一天。”
• 说明公司规章制度：引用公司员工手册或者规章制度中的相关条款，明确旷工行为的定义和后果。比如“根据《公司员工手册》第五章第三条规定，未经请假连续旷工超过三天的，视为自动离职。”
• 提出改正措施：给员工一个改正的机会，说明如果继续旷工将会采取的进一步措施。比如“请在收到本通知书后三日内与人力资源部联系，说明情况，否则将按旷工处理。”
• 程序合法：确保通知书的发放程序合法，最好通过邮件、短信等有记录的方式发送，并保留发送记录。
• 注意措辞：措辞要客观中立，避免带有情绪化和攻击性的语言，比如“你怎么老旷工”这种语气要避免。
• 法律咨询：在发出通知书前，最好咨询法律顾问，确保内容和程序符合劳动法要求。

如果以上几点都做到位，相信能大大降低因为旷工通知书而引发的法律纠纷风险。

2. 员工收到旷工通知书后拒不承认怎么办？

我们公司最近遇到一个问题，有个员工收到了旷工通知书后，死活不承认自己旷工，还说要去劳动仲裁。这种情况应该怎么处理啊？

这个问题确实让人头疼，不过也不是完全没有解决办法。遇到这种情况，可以考虑以下几步：

• 收集证据：首先要做的就是收集员工旷工的证据，包括考勤记录、监控录像、同事证词等。证据越充分，越有利于公司的立场。
• 再次沟通：在证据确凿的情况下，再次与员工进行沟通，明确告知其旷工事实和公司规章制度。如果员工有合理解释，也可以适当考虑。
• 调解处理：如果员工依然拒不承认，可以通过调解的方式解决。邀请双方代表进行调解，争取达成一致意见。
• 法律途径：如果调解无效，员工坚持要走法律途径，那么公司也要做好应对的准备。提前咨询法律顾问，准备好相关证据，积极应对劳动仲裁。
• 记录在案：将整个处理过程详细记录在案，作为以后处理类似问题的参考。

有时候，员工并不是完全无理取闹，可能是对公司的规章制度不了解或者有误解。因此，适当的沟通和解释非常重要。

3. 怎样利用HR系统管理员工旷工情况，提升管理效率？

公司最近因为旷工问题搞得人心惶惶，想问一下，有没有什么好的HR系统可以帮助我们更好地管理员工的旷工情况，提升整体管理效率？

这个问题其实也困扰了很多公司。一个高效的HR系统不仅可以帮助管理旷工情况，还能提升整体的管理效率。以下是一些推荐：

• 简道云HRM人事管理系统：简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台，其HRM人事管理系统具备完善的员工入转调离、考勤、薪酬、考核、培训等管理功能。它支持免费在线试用，无需敲代码就可以灵活修改功能和流程，口碑很好，性价比也很高。推荐链接： 简道云HRM人事管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com
• 钉钉：钉钉也是一个不错的选择，它不仅可以记录员工的上下班时间，还能设置提醒，避免员工忘记打卡。同时，它的请假审批流程也非常方便，能够及时了解到员工的请假情况。
• 人力资源系统（HRIS）：这种系统通常包括考勤管理模块，可以实时记录和分析员工的出勤情况，生成报表，帮助HR及时发现和处理旷工问题。
• 工时管理软件：一些专门的工时管理软件也能提供详细的考勤记录和分析功能，帮助企业更好地管理员工的工作时间。

选择合适的HR系统，不仅能有效管理旷工情况，还能提升整体管理效率，减少人为错误和纠纷的发生。希望这些推荐对你有帮助。