员工旷工通知书写作技巧，法律与沟通的平衡

数字化时代，企业管理者面临的挑战不仅在于提升效率和生产力，还包括如何处理员工的考勤问题，尤其是旷工。旷工不仅影响团队士气，还可能对企业运营造成直接损失。本文将深入探讨撰写员工旷工通知书的技巧，解析在法律和沟通之间找到平衡的策略，帮助管理者在应对旷工问题时更加游刃有余。

关键问题：

1. 员工旷工通知书的基本要素有哪些？
2. 如何在通知书中保持法律合规？
3. 如何通过有效沟通解决旷工问题？
4. 数字化工具如何帮助管理考勤问题？

📝 一、员工旷工通知书的基本要素

撰写一份合格的员工旷工通知书，需要包含几个基本要素，以确保信息的完整性和准确性。

1. 旷工事实的陈述

通知书首先要明确旷工的事实，包括旷工的具体日期和时长。准确的时间记录是通知书的基础，可以避免日后可能的争议。

2. 旷工的影响

详细描述旷工对工作和团队的影响，量化损失，例如：项目延误、客户投诉等。这样可以让员工更直观地理解旷工的严重性。

3. 法律依据与公司政策

引用相关法律法规和公司规章制度，说明旷工行为的处理依据。引用法律条文增强通知书的权威性，如《劳动法》第39条规定的内容。

4. 处理措施与期望

通知书中要明确公司对旷工行为的处理措施，如扣薪、警告、甚至解雇。同时，表达对员工行为的期望，鼓励改进。

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⚖️ 二、法律与合规性

在撰写员工旷工通知书时，法律合规性是重中之重。任何忽视法律的行为都可能带来不必要的法律风险。

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1. 熟悉相关法律法规

管理者需要熟悉《劳动法》、《劳动合同法》等相关法律法规，确保通知书中的内容完全符合法律要求。例如，《劳动合同法》第39条规定，员工严重违反公司规章制度的，公司可以解除劳动合同。

2. 公司规章制度

企业的考勤管理制度需要依法制定，并通过合法程序告知全体员工。清晰的规章制度是处理旷工问题的基础。

3. 书面通知与证据留存

通知书应采用书面形式，并通过员工签字确认或邮件等方式确保员工已接收。证据留存是日后处理争议的重要保障。

4. 合理的处理措施

处理旷工行为时，企业应避免过于严厉的惩罚，合理合法的措施不仅有助于问题的解决，也能维护员工的基本权益。

案例分析：某公司因未依法制定考勤制度，直接解雇旷工的员工，结果员工起诉公司，法院判决公司败诉，需支付员工赔偿金。这个案例提醒我们，只有合法合规的处理方式，才能有效避免法律风险。

💬 三、沟通的艺术

旷工通知书不仅仅是一份惩罚通知，更是企业与员工沟通的重要载体。有效的沟通可以扭转局面，改善员工行为。

1. 理解旷工原因

在发出通知书前，管理者应与员工沟通，了解其旷工的真实原因。有时，旷工可能是由于个人或家庭原因，理解与同情有助于找到解决办法。

2. 建设性的反馈

通知书应避免过于指责，而是提供建设性的反馈，指出旷工行为的不足，并提出改进建议。

3. 表达期望与支持

在通知书中，表达公司对员工改进的期望，并提供必要的支持，如心理辅导、工作调整等。积极的态度有助于员工重新投入工作。

4. 建立沟通渠道

确保员工在收到通知书后，有机会与管理层沟通，表达自己的意见和建议。双向沟通有助于达成共识，解决问题。

举个例子：我有一个客户，在处理员工旷工问题时，通过与员工的有效沟通，了解其家庭困难后，提供了灵活的工作安排，最终员工不仅改正了旷工行为，还对公司非常感激，提高了工作效率。

🛠️ 四、数字化工具的应用

在管理旷工问题时，数字化工具可以提供极大的帮助。高效的管理系统不仅能提升考勤管理的准确性，还能简化通知书的撰写流程。

1. 简道云HRM人事管理系统

简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台，其HRM人事管理系统具备完善的员工入转调离、考勤、薪酬、考核、培训等管理功能。使用简道云HRM人事管理系统，可以高效管理员工考勤，自动生成考勤报表，极大简化旷工通知书的撰写流程。

推荐分数：9.5/10

功能：

• 考勤管理：自动记录员工出勤情况，生成考勤报表。
• 通知书模板：内置旷工通知书模板，简化撰写流程。
• 员工沟通：提供员工沟通渠道，促进双向沟通。

应用场景：适用于各类企业，尤其是员工人数较多、考勤管理复杂的企业。

适用人群：HR管理者、部门负责人。

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2. 钉钉

钉钉是一款广泛使用的企业管理工具，提供考勤、通讯、项目管理等多种功能。钉钉的考勤管理功能可以实时记录员工的打卡情况，并自动生成考勤报表，方便管理者查看和处理旷工问题。

推荐分数：9.0/10

功能：

• 考勤打卡：支持多种打卡方式，实时记录。
• 通讯工具：提供即时通讯功能，便于管理者与员工沟通。
• 报表生成：自动生成考勤报表，简化管理流程。

应用场景：适用于各类企业，尤其是需要频繁沟通、协作的团队。

适用人群：所有企业员工，尤其是HR管理者。

3. 企业微信

企业微信是微信团队为企业打造的办公沟通工具，具有考勤打卡、通讯、OA审批等功能。企业微信的考勤功能可以精准记录员工的出勤情况，并支持导出考勤报表，方便处理旷工问题。

推荐分数：8.5/10

功能：

• 考勤打卡：支持多种打卡方式，精准记录出勤情况。
• 通讯工具：提供企业级即时通讯功能。
• OA审批：支持各类审批流程，简化办公流程。

应用场景：适用于各类企业，特别是中小型企业。

适用人群：企业员工、HR管理者。

📝 五、结论

撰写员工旷工通知书不仅仅是一次警告，更是一次沟通与改进的机会。通过法律合规的通知书内容、建设性的沟通方式以及高效的数字化工具，管理者可以有效处理旷工问题，提升企业管理水平。

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简道云HRM人事管理系统作为一个高效的数字化管理工具，能够极大简化考勤管理和通知书撰写流程，是企业管理者的不二选择。

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参考文献：

• 《中华人民共和国劳动法》
• 《中华人民共和国劳动合同法》
• 《现代企业管理》白皮书

本文相关FAQs

1. 员工旷工多次，公司应该怎么写通知书才能不违法？

有时候遇到员工旷工多次的情况，作为HR或管理者，想要写一份合规的旷工通知书，但是又不想因为措辞不当而引发法律纠纷，有没有大佬能分享一下经验？

大家好！这个问题确实是很多HR头疼的一个点。员工旷工，特别是多次旷工，不仅影响公司的正常运作，还可能影响团队士气。但在处理这种问题时，一定要注意法律合规，避免不必要的劳动纠纷。这里给大家分享一些写旷工通知书的经验：

• 明确旷工事实：在通知书中详细写明旷工的具体时间、天数，确保数据准确无误。这样可以避免员工对旷工事实的质疑。
• 引用公司规章制度：在通知书中引用公司相关的规章制度，明确指出员工的行为违反了哪些具体条款。这样不仅让员工有据可依，也显示公司处理问题的严谨态度。
• 告知法律依据：引用相关的劳动法律法规，说明员工旷工的行为已经触犯了哪些法律条文。这样可以增加通知书的法律效力，让员工明白问题的严重性。
• 提出改正要求：在通知书中明确提出对员工的改正要求，比如要求其在规定时间内提交书面说明，或者在一定期限内改正行为。这体现了公司给员工改正错误的机会，避免员工觉得公司处理过于强硬。
• 告知后果：最后，通知书中需要明确告知如果员工继续旷工，将会面临哪些后果，比如扣工资、记过甚至解除劳动合同。这样可以起到警示作用，督促员工改正行为。

以上几点是写旷工通知书时需要注意的几个方面，希望能对大家有所帮助。如果大家还有其他问题，欢迎继续讨论！

2. 员工旷工后如何沟通才能避免矛盾升级？

有时候员工旷工后，沟通不好很容易引发矛盾升级，甚至导致员工离职。有没有什么好的沟通技巧可以分享？

这个问题确实很重要，旷工问题如果处理不好，确实容易引发员工与公司的矛盾。这里分享一些个人经验，希望对大家有所帮助：

• 寻找合适的沟通时机：选择一个合适的时间和地点进行沟通，确保双方都处于较为冷静的状态。避免在情绪激动时沟通，以免矛盾激化。
• 态度要真诚：沟通时要表现出真诚的态度，让员工感受到公司对他的重视和关心。可以从关心员工的角度出发，询问其旷工的原因，了解员工的实际困难。
• 倾听员工的声音：在沟通中，要学会倾听，不要一味指责。通过倾听，了解员工的想法和感受，找到问题的根源。只有了解问题的根源，才能找到解决问题的方法。
• 提供帮助和支持：如果员工因为个人原因导致旷工，比如家庭问题或身体不适，可以提供一些帮助和支持，比如调整工作时间、提供心理咨询等。这样可以让员工感受到公司的关怀，增加对公司的认同感。
• 明确公司的立场：在沟通中，也要明确公司对旷工问题的立场和要求。既要让员工明白公司的规章制度和纪律要求，也要让员工明白旷工行为对公司的影响。
• 制定改进计划：最后，可以和员工一起制定一个改进计划，明确改进措施和时间表。这样既能帮助员工改正问题，也能增强员工的责任感。

沟通是解决问题的关键，希望以上几点能对大家有所帮助。如果大家在实际操作中遇到其他问题，欢迎继续讨论！

3. 公司如何借助数字化工具管理旷工问题？

现在很多公司都在推行数字化管理，有哪些工具可以帮助公司更好地管理员工旷工问题？

数字化管理确实是现代企业管理的一个重要趋势，尤其在处理员工旷工问题上，数字化工具可以提供很多便利。这里给大家推荐几个好用的工具：

• 简道云HRM人事管理系统：简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台，简道云HRM人事管理系统具备完善的员工入转调离、考勤、薪酬、考核、培训等管理功能。通过这个系统，公司可以轻松记录和管理员工的考勤数据，及时发现旷工问题，并自动生成相关报告。更重要的是，简道云支持免费在线试用，无需敲代码就可以灵活修改功能和流程，性价比非常高，非常适合中小企业使用。 简道云HRM人事管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com
• 钉钉：钉钉是阿里巴巴推出的一款企业办公软件，除了常见的即时通讯功能外，还具备强大的考勤管理功能。公司可以通过钉钉记录员工的上下班打卡情况，自动生成考勤报表，方便HR进行管理。
• 企业微信：企业微信是腾讯推出的一款企业办公软件，同样具备考勤管理功能。通过企业微信，员工可以方便地进行上下班打卡，公司可以实时查看考勤数据，及时发现旷工问题。
• 人事管理系统：市面上还有很多其他的人事管理系统，比如Moka、薪人薪事等，这些系统都具备考勤管理功能，可以帮助公司更好地管理员工考勤数据。

使用数字化工具进行管理，不仅可以提高管理效率，还能减少人为错误，让管理更加规范化。如果大家有其他好用的工具，也欢迎在评论区分享！