新手必看！excel基础教程及常用函数操作技巧分享

Excel作为全球最受欢迎的数据处理工具之一，已经成为现代办公、学习、生活中不可或缺的“效率神器”。对于刚接触Excel的新手来说，掌握基础操作和常用技巧是迈向数据高手的第一步。本节将围绕“新手必看！excel基础教程及常用函数操作技巧分享”主题，系统梳理Excel的核心知识点，帮助大家轻松入门。

一、Excel基础入门：新手不可错过的操作指南

1、Excel界面全解读

初次打开Excel，你会看到一个清晰的界面：

• 工作簿（Workbook）：每个Excel文件就是一个工作簿，通常包含多个工作表（Sheet）。
• 工作表（Sheet）：数据输入、管理和分析的主要空间，由行和列组成。
• 工具栏：顶部的菜单区域，分为“文件”、“开始”、“插入”、“页面布局”等功能区。
• 单元格：Excel最基本的数据单位，每个单元格由行号和列字母定位，如A1。

核心要点：

• 熟悉界面布局能提升操作效率。
• 工具栏的“开始”区包含常用格式化与编辑功能，建议新手重点掌握。

2、数据输入与格式化基础

Excel的数据管理能力强大，但前提是你会正确输入和格式化数据。新手常见问题包括数据类型混乱、表格混乱、格式不统一等。

常见数据类型：

• 文本：如姓名、说明
• 数值：如工资、销售额
• 日期：如2024/06/01
• 货币：￥1000

格式化技巧：

• 调整列宽：选中列，右击“调整列宽”可让内容显示完整。
• 更改字体及颜色：在“开始”工具栏设定，突出重点数据。
• 单元格边框：使用“边框”功能让表格更美观、层次分明。
• 自动填充：输入一个序列后，拖动单元格右下角可快速填充。

实用案例：快速制作员工信息表

操作流程：

1. 新建工作表，输入表头。
2. 录入数据，使用“格式刷”统一样式。
3. 选中数据区域，添加边框+调整列宽。
4. 保存文件，命名规范如“员工信息表2024.xlsx”。

小贴士：

• 快捷键Ctrl+S：随时保存，防止数据丢失。
• 撤销操作Ctrl+Z：出错时一键恢复。

3、Excel常用功能盘点

Excel不仅能输入数据，还能进行自动化处理和分析。以下是新手必学的几个功能：

• 排序与筛选：选中表格数据，使用“排序”可按大小、日期等排序；“筛选”可快速查找特定条件的数据。
• 冻结窗格：在数据量大时，冻结表头便于浏览。
• 查找与替换：通过Ctrl+F（查找）或Ctrl+H（替换）快速定位和批量修改数据。
• 数据验证：限制输入类型，比如只能输入数字或日期，减少错误。

Excel应用场景举例：

• 财务报表统计
• 销售数据分析
• 学生成绩管理
• 项目进度跟踪

核心论点： 掌握这些Excel基础操作，可以让新手迅速提高数据处理效率，为后续深度学习打下坚实基础。

4、简道云推荐：Excel之外的高效选择

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二、Excel常用函数操作技巧详解

Excel强大的数据处理能力很大程度上依赖于其丰富的函数库。新手想要提升数据分析能力，必须学会几类高频使用的函数。本节围绕“新手必看！excel基础教程及常用函数操作技巧分享”深入解析常用函数的原理、用法和应用场景，助你快速进阶。

1、基础算数函数

核心函数：

• SUM（求和）：统计一组数据的总和。
• • 用法：=SUM(A1:A10) 计算A1到A10的总和。
• AVERAGE（平均值）：求一组数据的平均数。
• • 用法：=AVERAGE(B2:B15)
• MAX/MIN（最大值/最小值）：找出一组数据中的最大或最小值。
• • 用法：=MAX(C1:C20) 或 =MIN(C1:C20)

案例：销售业绩统计表

操作演示：

• 总销售额：=SUM(B2:B5)，结果为32000元。
• 平均销售额：=AVERAGE(B2:B5)，结果为8000元。
• 最高销售额：=MAX(B2:B5)，结果为12000元。

要点总结：

• 算数函数提高数据统计效率，适合财务、销售、库存等场景。
• 推荐在表格底部或侧边用函数自动汇总，避免手动计算出错。

2、逻辑与查找函数

核心函数：

• IF（条件判断）：根据条件返回不同结果。
• • 用法：=IF(A2>10000, "优秀", "达标")
• VLOOKUP（垂直查找）：在数据表中查找并返回需要的值。
• • 用法：=VLOOKUP(E2, A2:B10, 2, FALSE)
• COUNTIF（条件计数）：统计符合条件的数据个数。
• • 用法：=COUNTIF(B2:B10, ">8000")

案例：员工考勤分析

实用操作：

• 判断是否满勤：=IF(B2=22, "满勤", "未满勤")
• 统计满勤人数：=COUNTIF(B2:B4, 22)，结果为1。

查找函数优势：

• 数据量大时，手动查找容易遗漏，VLOOKUP可一键定位。
• IF和COUNTIF适合做自动化报表、数据分组、考核分析等。

核心论点： 逻辑与查找函数是Excel数据智能处理的基础，能极大提升报表自动化和错误排查能力。

3、文本处理与日期函数

核心函数：

• CONCATENATE（连接文本）/CONCAT/ TEXTJOIN：将多个单元格内容合并为一个。
• • 用法：=CONCATENATE(A2, "部门")
  • 用法：=TEXTJOIN("-", TRUE, A2:C2)
• LEFT/RIGHT/MID（截取文本）：提取字符串左侧、右侧或中间指定长度的字符。
• • 用法：=LEFT(A2, 3) 取左侧3个字符
• TODAY/NOW（当前日期与时间）：快速插入当前日期或时间。
• • 用法：=TODAY() 或 =NOW()
• DATEDIF（日期间隔）：计算两个日期之间的天数、月数、年数。
• • 用法：=DATEDIF(A2, B2, "d")

案例：客户信息处理

实用技巧：

• 合并姓名和手机号：=CONCATENATE(A2, "-", B2)，结果“张三-13912345678”。
• 截取手机号后4位：=RIGHT(B2, 4)，结果“5678”。
• 计算注册到今天的天数：=DATEDIF(C2, TODAY(), "d")。

文本与日期处理场景：

• 批量生成编号、摘要
• 自动化生日提醒、合同到期预警
• 数据脱敏处理、格式化显示

技巧总结：

• 文本与日期函数让数据处理更智能，尤其适合客户管理、合同管理等场景。
• 推荐结合IF、VLOOKUP等函数实现更复杂的数据处理流程。

4、函数组合与进阶应用案例

函数组合思路：

• 在实际工作中，单一函数往往难以满足复杂需求，函数嵌套和组合是进阶关键。
• 比如：=IF(AND(A2>5000,B2="男"),"高薪男员工","其他")，将IF、AND、逻辑组合应用。

案例一：自动化员工评级

公式示范：

• =IF(AND(B2>10000,C2="女"),"优秀女员工",IF(B2>10000,"高薪男员工","普通员工"))
• 实现多条件判断与分级，自动填充评级。

案例二：批量查找与数据补全

• 使用VLOOKUP结合IFERROR处理查找失败时的返回值，如：
• • =IFERROR(VLOOKUP(A2, E2:F10, 2, FALSE), "未找到")

核心论点： 函数组合能解决多层次数据需求，是Excel高级应用的必备技能。新手建议从嵌套IF、VLOOKUP+IFERROR等常用组合入手，逐步提升数据自动化能力。

三、Excel数据分析与报表实战技巧

Excel除了基础操作和函数应用外，更大的价值在于其强大的数据分析和报表自动化能力。本节将围绕“新手必看！excel基础教程及常用函数操作技巧分享”主题，结合实际场景，剖析数据分析方法和报表制作技巧，帮助新手实现从数据收集到洞察的全流程优化。

1、数据透视表：快速分析海量数据

数据透视表是Excel最强大的数据分析工具之一，能让你几步完成复杂的汇总与分类统计。

操作流程：

1. 选中原始数据，点击“插入”菜单下的“数据透视表”。
2. 设置字段：拖动需要统计的字段到“行/列/值/筛选”区域。
3. 自动生成汇总报表，支持一键切换统计维度。

案例：销售数据透视分析

透视结果示例：

优势总结：

• 无需复杂公式，几步即可分析全局数据，适合新手入门。
• 支持切片器、分组、汇总，快速洞察业务趋势。

2、图表可视化：直观展示数据结果

数据分析不只是数字，更需要可视化。Excel支持多种图表类型，如柱状图、折线图、饼图等，方便展示趋势和结构。

图表制作流程：

1. 选中数据，点击“插入”菜单，选择需要的图表类型。
2. 调整图表样式、颜色、标签，突出重点。
3. 添加标题、说明，提升报表专业度。

案例：销售趋势图

• 制作折线图，清晰展示销售额随月份变化趋势。
• 用颜色区分高低区间，便于领导决策。

核心论点： 图表是数据故事的“语言”，新手学会制作和美化图表，能大幅提升Excel报表表达力。

3、自动化报表与数据保护

Excel支持多种自动化报表制作方式，避免重复劳动和手动错误。

实用技巧：

• 动态公式：使用表格“命名区域”，公式随数据扩展自动更新。
• 条件格式：设置数据变化颜色、图标等，自动预警异常。
• 数据保护：设置工作表/单元格保护，防止误操作。

自动化案例：月度业绩评分表

• 使用IF函数自动评分，结合条件格式突出“优秀”员工。
• 设置保护，评分公式不能被修改。

数据协作与在线办公新趋势

随着团队协作需求提升，Excel的本地文件模式逐渐“捉襟见肘”——多人编辑、流程审批、数据分析越来越需要云端协作工具。这时，简道云等在线数字化平台成为新选择。

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四、总结与简道云推荐

本文围绕“新手必看！excel基础教程及常用函数操作技巧分享”主题，从Excel基础操作、常用函数到数据分析和报表实战，系统梳理了新手必学的核心知识。通过结构化讲解与案例演示，帮助大家快速掌握数据录入、格式化、自动化统计、逻辑判断、查找引用及数据可视化等技能。Excel依然是数字化办公的基础，但面对更复杂协作和数据管理需求，简道云等在线零代码平台成为越来越多企业和团队的新选择。

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本文相关FAQs

1. Excel常用函数到底怎么选？新手面对一堆函数会不会懵圈，怎么快速找到自己需要的那个？

刚开始学Excel的时候，最头疼的可能就是一打开函数库，几十上百个函数看得眼花缭乱。其实，绝大多数日常工作，只用到其中一小部分。新手往往会被“函数太多不知道用哪个”卡住，怎么快速定位到自己想实现的功能对应的函数呢？

你好，刚入门Excel确实很容易被函数的数量吓到，但其实选用函数有一些技巧：

• 先明确需求：比如你是要统计数据、筛选信息、还是处理文本？不同场景对应不同函数。
• 常用函数优先掌握：SUM、AVERAGE用来算数，IF用来做条件判断，VLOOKUP用于查找，COUNT/COUNTA统计数量，DATE类函数处理时间。
• 利用Excel的“插入函数”功能：在公式栏点“fx”，输入关键词或简单描述，系统会推荐相关函数和用法，非常适合新手。
• 搜索知乎或百度：比如“Excel怎么统计某列有多少个非空单元格”，通常能找到别人遇到过类似问题的解决方案。

我自己的经验是，先把常用的10来个函数玩熟了，遇到新需求再查新函数。慢慢用多了，函数用法就能融会贯通。更深一步，建议你可以整理一个自己的“函数速查表”，平时遇到新问题就往上面补充，效率会提升很多。

如果你觉得Excel内置的函数还不够灵活，也可以尝试一些在线表单和数据管理工具，比如简道云，支持可视化配置和各种自动化操作，不需要写公式就能玩转数据。 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

你有没有遇到过某个场景，找不到合适的函数解决？可以分享一下，说不定大家能帮你一块分析~

2. Excel怎么用公式做数据筛选？基础筛选功能太有限，有没有更灵活的操作方法？

很多时候，Excel自带的筛选功能只能满足简单的过滤，比如选出某个文本或数值。可实际工作中，经常需要更复杂的条件，比如“筛选出大于某个值、同时满足某个文本包含某关键词的数据”。新手可能不知道怎么用公式实现“多条件筛选”，总感觉有点难上手。

这个问题我体会太深了，毕竟工作里遇到的筛选需求五花八门。用公式筛选其实没那么难，常用方法如下：

• 用IF和AND/OR组合：比如=IF(AND(A2>100,B2="已完成"),"符合","不符合")，这样可以实现多条件判断。
• 用筛选辅助列：在表格旁边新建一列，用公式判断每行是否符合你的筛选条件，然后用Excel的筛选功能选中“符合”的行。
• 用FILTER函数（高版本Office支持）：比如=FILTER(A2:C100,(B2:B100="已完成")*(A2:A100>100))，能直接筛出符合条件的数据。
• 高级筛选功能：Excel有个“高级筛选”，可以设置复杂条件区域，适合批量筛选。

我一般用辅助列法，方便直观还可随时更改条件。你试试哪个方法更顺手？如果你的Excel版本不支持FILTER函数，也可以用公式+筛选结合起来玩。

你在筛选数据时有没有遇到公式返回错误或者筛不到数据的情况？欢迎留言一起探讨~

3. Excel函数嵌套到底怎么写？新手老是搞不清括号和参数顺序，有没有实用的写法和避坑经验？

很多学Excel的新手，刚接触函数嵌套就容易迷糊，比如IF里套VLOOKUP，再加上SUM，括号嵌套一多就容易出错，调试起来又头大。实际工作里，嵌套用得特别多，怎么才能写得又快又准，避免各种“公式错误”？

这个问题真的太常见了，我自己刚学的时候也被括号搞得焦头烂额。给你分享几个实用经验：

• 公式拆分法：先把复杂公式拆成几步，在不同单元格里分别写好，再合并到一个公式里。
• 利用Excel的“公式审核”功能：选中公式，点“公式”菜单里的“公式审核”，能一步步看公式是怎么计算的，排查问题很方便。
• 括号配对技巧：输入公式时，Excel会高亮当前括号对应哪一对，可以有意识地一步步确认，不要一次全写完。
• 先写里层函数，再往外扩展：比如IF(VLOOKUP()),就先把VLOOKUP那部分写好，确认没错再嵌到IF里。
• 参数顺序看提示：很多函数输入参数时，Excel会弹出提示，按顺序输入不会错。实在不确定就随时查帮助文档。

我平时遇到复杂需求，都会先分步写，调试通过再合并。这样不仅出错率低，也方便后期维护。你有没有遇到过嵌套公式不知道怎么拆开写的情况？欢迎来一起分享下~

4. Excel数据透视表和常规函数到底什么区别？新手到底什么时候选用透视表，什么时候用函数？

很多人学Excel的时候对数据透视表和常规函数的边界很模糊，总觉得都能统计、汇总数据，但实际用起来就会纠结到底该用哪个工具。新手容易陷入“能不能用函数直接做透视表的事”、“透视表是不是万能”的疑问，怎么判断具体场景选哪个？

这个问题特别有代表性。简单说下我实际用Excel的体会：

• 数据透视表适合做动态汇总、分组统计，比如快速看每个月销售额、不同类别的总数。它操作简单，拖拖拽拽就能出结果。
• 常规函数适合做细颗粒度的运算，比如用SUMIFS统计某个条件下的总和，用COUNTIF统计符合条件的数量，还有复杂的数据校验。
• 透视表适合做分析和可视化，但不能对原始数据直接做很多自定义处理，比如文本拼接、复杂逻辑判断就得用函数。
• 函数灵活度高，但写起来更复杂，适合做自动化或批量处理。

我通常先用透视表做总览，发现问题再用函数细化处理。举个例子：如果你要看每个部门的销售额，直接用透视表；如果还要细分统计某产品、某时间段，就用SUMIFS、COUNTIFS等函数。

你最近有遇到过“透视表做不了的统计”或者“函数太复杂不会写”的情况吗？可以留言一起讨论下具体场景，看哪个方法更高效！

5. Excel基础操作学会了，怎么快速提升自己的表格自动化和数据分析能力？有没有进阶成长路线可以参考？

很多新手学完基础操作和常用函数后，就会开始琢磨“怎么让表格自己动起来”、“怎么用Excel做更高级的数据分析”。但面对各种宏、VBA、插件、外部工具，容易没头绪。到底该怎么一步步提升技能，有没有靠谱的进阶路径？

这个问题我很有感触，毕竟Excel真正强大的地方，就是自动化和数据分析。给你分享下我的成长路线：

• 深入学习常用函数：把SUMIFS、COUNTIFS、INDEX、MATCH、TEXT、DATE类函数玩熟，能应对大部分业务需求。
• 掌握数据透视表和图表：学会用透视表做动态分析，用图表直观展示数据，让你的表格更有说服力。
• 了解条件格式和数据验证：这些功能能让表格变得更智能，比如自动高亮异常值、限制输入范围。
• 学基础的VBA宏：用宏自动化重复动作，比如批量整理数据、自动生成报表。网上有很多简单的VBA教程，照着练习很快上手。
• 关注外部工具：比如Power Query做数据清洗，或者用简道云这种在线表单工具，支持数据自动流转和多端协作，非常适合办公自动化。 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

我的建议是，每次遇到新需求，先用Excel现有功能解决不了，再考虑学新技能。成长过程中可以多逛知乎、B站，看一些高手分享的案例，跟着练习收获很大。你有没有想自动化哪些表格任务？或者想做什么类型的数据分析？可以留言一块讨论进阶思路！