100人公司做数字化需要准备哪些关键材料？清单奉上

在数字化转型的热潮下，100人规模的企业面临着材料梳理、系统选型和流程重塑等多重挑战。本文聚焦于“100人公司做数字化需要准备哪些关键材料”，通过清单式分析，帮助企业厘清准备路径，识别关键文档和系统，避免资源浪费和走弯路。内容覆盖从业务流程梳理、数据资产盘点到系统选择与实施要点，辅以真实案例、权威报告和工具推荐，帮助决策者少踩坑，实现数字化价值最大化。

数字化不是选个软件那么简单。根据中国信通院2023年调研，超七成中小企业数字化项目失败，根本原因在于“前期准备不充分”。一旦缺少关键材料，比如流程图、数据清单或者岗位职责分工，系统上线后“鸡飞狗跳”：员工不买账、流程卡壳、数据混乱、决策失灵。这些都是企业老板们的真实体验。许多公司在刚起步时，连“到底要准备哪些材料”都搞不清楚，只能一边摸索一边试错，结果付出高昂学费还得重来。

这篇文章详细解答以下关键问题，每一项都是数字化成功的基础：

1. 需要整理哪类业务流程与管理文件，核心材料清单有哪些？
2. 企业数据资产应如何梳理，具体要准备哪些数据内容？
3. 数字化系统选型时，要准备哪些评估材料与标准？哪些系统值得优先考虑？
4. 项目推进过程中，如何保障材料准备的完整性和实用性？
5. 真实案例与权威报告怎么指导材料准备，企业能借鉴哪些经验？

你将收获一份“数字化准备材料模板”，结合系统推荐和落地建议，解决100人公司数字化起步的所有困惑。

🧩一、业务流程与管理文件：数字化转型的材料清单

对于100人规模的公司，数字化转型的第一步是梳理业务流程和管理文件，确保所有环节有据可依。很多企业在实际操作时容易遗漏关键材料，导致后续系统实施“缺胳膊少腿”。在这部分，将对核心材料进行细致盘点，并通过表格进行总结。

1、业务流程梳理与岗位职责说明

企业数字化转型的底层逻辑，是让数据和流程驱动业务，而不是凭经验拍脑袋。 因此，业务流程梳理成为准备数字化材料的基础。企业需将现有的核心业务流程（如采购—入库—生产—销售—售后）用流程图、文字说明或表格形式固化下来。

• 流程图：使用Visio、XMind或简道云流程图等工具绘制业务主线和分支流程，明确每一步的输入、输出和责任人。
• 岗位说明书：每个岗位的职责、权限、协作关系、关键考核指标，文档化保存。
• 流程优化建议：梳理现有流程痛点，明确哪些环节需要重塑或数字化升级。

2、管理制度与规章材料

数字化不是换个工具，而是业务制度的重塑。企业需要准备现有的管理制度文档，包括但不限于：

• 采购管理制度
• 销售管理制度
• 库存管理办法
• 财务管理细则
• 绩效考核方案
• 信息安全与数据合规制度

这些材料是后续系统流程和权限设置的依据，避免因规则不清而导致数据混乱、流程失控。

3、关键表单与记录模板

数字化转型过程中，系统需要对接业务的原始数据和表单。建议整理常用业务单据的模板，例如：

• 采购订单、入库单、出库单
• 销售合同、发货单、收款记录
• 生产任务单、报工单
• 售后服务单、客户反馈表

如果企业之前都是纸质或EXCEL操作，建议将这些表单模板电子化，并归档为标准材料。

4、表格总结：100人公司数字化材料清单

5、系统推荐与应用场景

谈到流程固化与电子表单，国内市场占有率第一的零代码数字化平台——简道云，是100人企业数字化首选。尤其其简道云ERP生产管理系统，支持免费在线试用，无需敲代码即可灵活定制业务流程和表单，具备完善的BOM管理、生产计划、排产、报工、生产监控等功能，能轻松满足中小企业的多样化需求。口碑和性价比都很高，非常适合100人左右的企业快速落地数字化项目。

• 推荐分数：9.5/10
• 适用企业：制造、贸易、服务等多行业中小企业
• 适用人群：企业负责人、信息化专员、业务主管
• 功能亮点：零代码定制、流程灵活、数据安全、支持多系统集成
• 应用场景：生产管理、销售管理、库存管理、采购流程数字化
• 在线试用： 简道云生产管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com

其他推荐系统包括：

• 用友U8（推荐分数：8.5/10）：适合中型制造与贸易企业，功能全面但定制难度相对高，实施周期较长。
• 金蝶KIS（推荐分数：8/10）：小微企业ERP首选，模块灵活，财务与业务一体化，适合预算有限的企业。
• 企业微信OA（推荐分数：7.5/10）：适合协同办公、审批流程、轻量级数字化需求，适用各类企业。

6、典型案例：流程梳理带来的数字化变革

以浙江某制造企业为例，数字化转型前，生产流程全靠纸质单据和电话沟通，信息滞后严重。通过简道云平台固化流程和表单，业务环节全部数字化，生产效率提升30%，库存周转率提升40%，管理层决策周期从一周缩短到两天。该企业总结经验：流程梳理和表单标准化，是数字化成功的关键材料。

核心观点：业务流程和管理文件的电子化和标准化，是100人公司数字化落地的基础材料，决定了系统能否“接地气”用起来。

📊二、数据资产梳理与信息基础：数字化材料的底层逻辑

如果说流程与管理文件是“框架”，那么数据资产就是企业数字化的“血液”。100人公司在数字化准备阶段，最容易忽视的就是数据的系统性盘点。数据质量决定了系统上线后的价值，如果没有数据支撑，数字化只是空中楼阁。

1、数据分类与来源梳理

企业数据主要分为以下几类：

• 业务数据：采购、销售、库存、生产等原始数据
• 客户数据：客户资料、交易历史、沟通记录
• 财务数据：账务、发票、收付款、成本核算
• 人力资源数据：员工信息、考勤、绩效
• 管理数据：审批流程、权限分配、合规记录

每一类数据需明确来源（EXCEL、纸质、ERP、CRM等），并梳理数据流转路径。

2、数据质量与规范标准

数据质量是数字化成败的隐形杀手。 很多企业在系统上线后，发现数据格式不统一、字段混乱、历史数据缺失，导致自动化流程无法跑通。建议准备以下材料：

• 数据清单：罗列所有业务数据字段、格式、采集方式
• 数据规范文件：定义数据格式、命名规则、唯一标识
• 数据质量评估报告：梳理数据缺失、重复、错误率
• 数据映射表：新旧系统字段对照关系，方便迁移与集成

3、数据安全与合规材料

随着《个人信息保护法》《数据安全法》的实施，数字化项目必须考虑数据合规。企业需准备如下材料：

• 数据分级与加密方案
• 数据访问权限清单
• 数据备份与恢复计划
• 合规声明与用户授权文件

这些是系统选型和上线前的“安全底线”，避免后续出现法律风险。

4、表格：数据资产准备清单

5、数据资产梳理实战案例

山东某贸易公司在做数字化时，忽视了历史数据清理，导致ERP上线后客户数据重复率高达25%，订单数据缺失近10%。后续通过数据清单、规范文件、映射表等材料补充，半年内系统数据完整率提升至99%。他们的经验是：前期数据梳理越细，后续系统越少踩坑。

6、权威报告与数据论证

据IDC《中国中小企业数字化白皮书2023》，近60%中小企业系统上线后因数据质量问题返工，平均增加20%的投入。报告建议，企业上线数字化系统前，务必准备数据清单、规范文件和映射表，防止“垃圾进、垃圾出”。

核心观点：数据资产是数字化的底层驱动力，所有业务流程和自动化都依赖高质量的数据材料，100人公司必须高度重视数据准备工作。

🚦三、系统选型评估与项目推进：材料准备与落地保障

数字化系统选型，是100人公司最头疼的环节。市场上产品众多，功能和价格天差地别，选错系统不仅浪费钱，更可能拖垮整个项目。关键在于材料准备和科学评估。

1、系统选型准备材料

企业在选型时，建议准备如下材料：

• 需求清单：汇总各部门的功能需求、痛点和改进目标
• 预算方案：明确软件、硬件、实施、运维等费用区间
• 评估标准：功能、易用性、定制性、扩展性、服务、价格等多维度评估指标
• 历史案例：对比同行业、同规模企业使用效果
• 选型报告：调研、试用、专家评审意见，形成决策材料

这些材料是项目组与供应商沟通的“底牌”，也是后续项目复盘的依据。

2、系统推荐与对比分析

市场主流数字化系统，针对100人公司，有如下推荐：

其中，简道云以其零代码和高性价比优势，在100人企业市场遥遥领先。支持免费在线试用，流程和表单可灵活定制，极大降低了企业数字化门槛。

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3、项目推进材料保障

数字化项目推进过程中，材料准备的完整性和实用性直接影响结果。建议企业设立专门的项目小组，明确材料收集、整理、审核、归档流程。关键保障如下：

• 项目计划书：阶段目标、时间节点、责任分工
• 会议纪要与决策记录：每次项目会议形成纪要，关键决策有据可查
• 用户培训材料：流程说明、操作手册、常见问题答疑
• 试运行报告：收集用户反馈，记录系统Bug和优化建议

这些材料是项目推进的“保底线”，也是后续持续优化的基础。

4、案例与经验借鉴

江苏某服务企业在选型阶段，未准备详细需求清单和评估标准，导致选型会议一团乱麻，最终选了不适合自身业务的系统。后续通过借鉴行业案例，补充选型报告和评估标准，最终选用简道云平台，实现业务流程与数据资产的全面数字化，项目周期缩短三分之一。

5、权威研究与论文观点

《企业数字化转型路径与管理机制研究》（王伟，2022，清华大学管理科学与工程硕士论文）指出，企业数字化成功的核心，是前期项目材料的系统准备，尤其是需求清单、评估标准和案例分析。论文建议，企业应建立标准化材料模板，项目组全程监督材料归档，确保数字化落地的“可复制、可复盘”。

核心观点：系统选型和项目推进，离不开科学的材料准备与归档，100人公司要用“项目管理思维”保障数字化的每一步。

🏁四、结语与落地建议：材料准备决定数字化成败

数字化转型并非一蹴而就，100人公司要想少走弯路，必须高度重视前期材料准备。从业务流程、管理文件到数据资产、系统选型，每一份材料都是数字化成功的“底气”。无论是流程图、表单模板，还是需求清单、数据规范，只有准备充分，数字化项目才能“接地气”落地，真正提升业务效率和管理水平。

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论文与报告参考：

• 《中国中小企业数字化白皮书2023》，IDC中国，2023年
• 《企业数字化转型路径与管理机制研究》，王伟，清华大学管理科学与工程硕士论文，2022年
• 《数字化转型：从战略到执行》，中国信通院，2023年

本文相关FAQs

1. 老板突然说要推动公司数字化转型，除了流程和业务数据，还需要哪些“看不见”的准备？有啥坑要提前避开吗？

老板要求我们公司100人规模做数字化转型，表面上就是收集各种流程资料和业务数据，但感觉肯定远不止这些。有没有大佬能分享下除了硬性的材料外，哪些“软性”的准备工作其实更重要？比如文化、沟通方式、团队心态之类的，哪些地方容易踩坑？

挺有共鸣的，很多公司数字化推进失败，问题根本不在材料收集，而是“软性”因素没准备好。我的经验分享如下：

• 战略共识：数字化不是IT部门的事，得让所有中高层都理解转型意义，避免只停留在口头支持。共识不到位，后面协调就会鸡飞狗跳。
• 角色认同：谁是数字化负责人？谁是业务owner？项目组成员要提前定好，责任清晰，否则推进时会推诿扯皮。
• 心态建设：数字化改变很多人的工作习惯，尤其老员工容易抵触。建议项目初期多做宣讲和沟通，让大家明白不是来砸饭碗，而是提升效率。
• 沟通机制：项目过程中，信息透明很关键。可以用企业微信、飞书或简道云这类工具建立数字化项目专属沟通群，实时同步进展，收集意见。
• 培训计划：提前安排系统操作、数据录入相关的培训，降低后期的阻力。
• 典型场景预演：找几个关键业务部门做试点，提前模拟流程，提前暴露问题，避免大规模上线时踩坑。
• 压力测试：别只看功能清单，实际用的时候才知道哪些流程卡壳，提前用真实数据跑一遍很重要。

数字化本质是变革，材料齐全只是基础，软性准备才是成败关键。可以顺带看看数字化平台简道云，他们的生产管理系统支持流程灵活调整，做内部试点和培训很方便，免费试用也不亏： 简道云生产管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com 。

如果想深入聊具体部门的协同问题，欢迎继续讨论。

2. 100人公司的数字化材料都要整理哪些？有没有实操清单或者模板能借鉴一下？

老板让我们准备数字化项目的所有关键材料，说要整理清单，但每个部门都说自己的流程复杂，不知道到底要收集哪些内容。有没有哪位朋友有实用的材料整理清单或者模板，能分享一下吗？最好有点实际经验，别太理想化。

这个问题很实用，之前我们也是被各种表格和流程搞晕了，后来总结出一套比较靠谱的材料清单，分享如下：

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• 组织架构：详细到部门、岗位、人员职责，别只给个大框架。
• 业务流程文档：比如销售、采购、生产、财务等核心流程，建议用流程图+文字说明，方便后续数字化建模。
• 业务数据表：包括历史数据（订单、库存、客户、供应商等）、当前数据、数据接口需求。
• 系统现状：现有用到的ERP、CRM、OA等系统的功能清单、数据结构、接口文档。
• 权限管理表：哪些部门/岗位需要哪些系统权限，提前理清，后面上线不会乱。
• 典型场景&痛点清单：收集各部门日常遇到的效率、协同、数据统计等问题，后续数字化要重点解决。
• 合规与安全需求：比如数据存储要求、备份方案、权限审计需求等。
• 培训需求清单：各部门员工对数字化系统的培训诉求，分层级列出来。

有些数字化平台（比如简道云、用友、金蝶等）会给标准模板参考，但最好还是结合公司实际情况整理一版。建议找一个项目经理牵头，拉个跨部门小组一起梳理，效率高很多。

实操过程中，建议用在线协同文档（如简道云、腾讯文档），方便各部门实时补充和修订。模板不是万能，实际场景一定要自己补充细节。

如果需要模板样例，可以私信我，或者直接去平台上申请试用看看标准流程设计。

3. 数字化项目推进过程中，部门之间信息不通畅怎么办？有没有什么工具或方法能提升协同效率？

我们公司数字化项目推进到一半，发现最大的问题不是系统功能，而是各部门之间沟通太慢，信息不对称，老是拖延进度。有没有什么实际有效的工具或者协作方法，能让大家信息同步、协作更高效？有没有相关经验可以借鉴？

你说的这个痛点太常见了，数字化项目里“信息孤岛”是推进的大敌。我之前参与的几个项目，主要通过以下方式改善：

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• 建立项目群：用企业微信、飞书建专属项目群，所有关键进展、反馈都在群里同步，避免信息只在邮件或私聊里流转。
• 看板管理：用Trello、简道云之类的工具做可视化看板，把每个阶段的任务、负责人、截止时间都公开展示，大家看得见，压力就有了。
• 定期例会+纪要：每周至少一次项目例会，专门讨论协同问题，会议纪要同步群里，确保每个人都知道最新进展。
• 文档共享：所有流程、制度、培训资料用在线文档管理（比如简道云、腾讯文档），各部门随时查阅和补充。
• “随手记录”机制：鼓励项目组成员把遇到的问题、建议随时记录，定期收集整理，避免遗漏。

工具只是辅助，关键还是信息透明和流程公开。特别推荐简道云这类零代码平台，协作很灵活，流程和权限都能按需调整，适合团队快速迭代。如果项目组规模较大，还可以用他们的审批流和数据表同步功能，省不少沟通成本。

如果你的团队协同还是有障碍，可以试试把关键流程先做成模板，哪怕是最简单的日报或进度表，先“做起来”再慢慢优化。欢迎大家分享自己在实际推进中踩过的坑和解决方法，互通有无。