如何用Excel看板制作项目进度管理表？详细步骤教程

在数字化时代，项目进度管理已成为企业、团队以及个人实现高效协作与目标达成的关键环节。无论是软件开发、市场营销还是产品设计，及时掌控任务进展、资源分配和风险预警，都能大幅提升项目成功率。对于没有复杂项目管理系统需求的用户来说，如何用Excel看板制作项目进度管理表，成为一种极具性价比且易上手的解决方案。

一、项目进度管理的本质与Excel看板的优势

1、项目进度管理的核心痛点

很多人的项目管理通常会遇到以下问题：

• 信息零散，难以追踪任务状态
• 进度更新滞后，沟通不畅
• 缺乏直观的数据可视化，影响决策
• 资源分配与优先级混乱
• 团队成员责任不明确

Excel看板正是解决上述痛点的有效工具。通过结构化表格、条件格式、甘特图等功能，Excel可以帮助我们：

• 明确每个任务的负责人、截止时间与完成状态
• 实现动态进度跟踪和风险预警
• 可视化展示项目整体进度，便于汇报与分析
• 支持自定义字段，灵活适应不同项目需求

2、什么是Excel看板？

Excel看板是指利用Excel表格、公式、条件格式、数据透视表等功能，模拟类似于Jira、Trello等专业看板工具的任务进度管理界面。常见的Excel看板包括：

• 任务分栏（如待办、进行中、已完成）
• 项目甘特图
• 进度百分比与状态自动化标识
• 负责人、优先级等多维度信息展示

这种看板形式不仅操作简单，而且易于定制，非常适合中小团队、个人项目以及企业初期数字化转型场景。

3、Excel看板项目进度管理的优势

用Excel看板制作项目进度管理表，相较于传统纸质记录或单一任务列表，具备以下突出优势：

• 高灵活性：可根据项目实际需求自定义列、字段、格式
• 低门槛：几乎人人会用Excel，无需额外学习复杂软件
• 数据可视化：通过颜色、图表等直观展示进展与瓶颈
• 易于协作：支持多人在线编辑与共享（如Office 365/OneDrive）
• 成本低：无需购买专用项目管理软件

🎯 案例分析：市场部新产品推广项目 >市场部在推广新产品时，通过Excel看板，将任务分为“待办”、“进行中”、“已完成”三栏，每栏下按负责人、截止时间、优先级分组。项目经理每天更新进度，团队成员一目了然任务分工与状态，极大提升了执行效率。

4、Excel看板与专业工具的对比

📝 温馨提示：对于更复杂的流程审批、在线数据统计和团队协作需求，除了Excel以外，也可以选择更专业的零代码数字化平台——简道云。简道云是国内市场占有率第一的零代码平台，拥抱2000w+用户和200w+团队，能替代Excel进行高效的在线数据填报、流程审批、分析与统计。欢迎体验 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

二、详细步骤教程：如何用Excel看板制作项目进度管理表？

接下来，我们将围绕如何用Excel看板制作项目进度管理表这一核心问题，分步讲解实际操作流程，帮助你从零搭建一个既美观又实用的项目进度管理表。

1、需求分析与初始规划

在动手之前，先明确以下几个问题：

• 项目规模与周期有多长？
• 需要跟踪哪些维度？如任务、负责人、截止日期、进展、优先级等
• 参与人员数量、协作方式
• 是否需要进度可视化（如甘特图、进度条）

根据实际需求，设计一个大致的表格结构。例如：

2、Excel表格结构搭建

步骤一：创建基础表格结构

• 打开Excel，新建工作表并设置表头（如上表所示）
• 为每一列设置合适的数据类型（日期、文本、下拉菜单等）

步骤二：任务状态自动化设置

• 利用Excel的数据验证功能，为“状态”列设置下拉菜单，如“待办”、“进行中”、“已完成”
• 可用条件格式让不同状态行自动变色，提升可读性
• 例如：“已完成”行显示绿色背景，“进行中”显示黄色，“待办”显示灰色

步骤三：进度百分比与进度条

• 在“进度百分比”列输入如 10%、50%、100%
• 利用条件格式的“数据条”功能，自动生成进度条视觉效果

步骤四：任务优先级与负责人分组

• 为“优先级”列设置下拉菜单（高、中、低）
• 用筛选功能快速切换不同负责人的任务列表

步骤五：甘特图制作

• 新增一张工作表，用条形图+日期序列模拟项目甘特图
• 通过公式自动计算任务持续天数和进度
• 利用图表的条件格式，突出显示关键节点

🛠 操作技巧列表： >- 使用 $ 锁定表头，方便滚动查看- 数据验证（Data Validation）设置下拉菜单，减少手动输入错误- 利用“筛选”功能实现快速查询、分组- 应用条件格式提升表格可视化效果- 用“公式”自动计算进度、剩余天数等关键指标

3、进阶功能：数据透视与动态分析

数据透视表应用场景：

• 按负责人统计任务数量、完成率
• 按状态分组，快速汇总项目整体进展
• 分析各阶段瓶颈与资源分配

例如，将任务表数据导入数据透视表后，可以一键生成：

动态图表展示进度变化：

• 利用Excel的折线图、条形图，展示项目随时间的进度趋势
• 设置图表动态刷新，数据变动时自动更新

自动提醒与预警设置：

• 用公式计算“剩余天数”
• 条件格式标记临近截止的任务（如剩余天数≤2，背景变红）

4、协作与共享实践

多人协作场景：

• 使用Office 365/OneDrive，将Excel文件保存至云端，实现实时多人编辑
• 设置权限，保证数据安全

版本管理与备份：

• 定期保存历史版本，便于回溯和问题追踪
• 利用Excel的“批注/评论”功能，团队成员可以对任务进展或问题进行沟通记录

移动办公支持：

• 利用Excel手机版，随时随地更新任务状态
• 通过邮件、微信等方式快速分享项目进度表

🚀 案例实操：软件开发迭代进度跟踪 >某IT团队采用Excel看板，每个需求/任务按“开发”、“测试”、“上线”分阶段管理。不同成员每天填写进度，数据透视表自动统计各阶段完成率。项目经理通过甘特图快速发现延期风险，及时调整资源和优先级，实现高效项目交付。

5、常见问题与优化建议

• 表格过大易混乱？
• 建议分模块、分工作表管理，或利用筛选、分组功能提高查阅效率
• 协作时冲突怎么办？
• 采用云端Excel，避免多人同时编辑冲突，并设置合理的编辑权限
• 进度滞后如何预警？
• 条件格式+公式自动提醒，及时发现风险点
• 数据分析不够直观？
• 多用图表、数据透视表，将枯燥的数字转换为可视化信息

三、Excel看板制作项目进度管理表的实战案例与创新应用

在实际工作中，如何用Excel看板制作项目进度管理表远不止基础的任务分栏和状态跟踪。通过创新应用，可以极大提升项目管理效率和团队协作体验。

1、跨部门协作项目：市场+研发+运营

背景：一家电商公司计划上线新产品，涉及市场、研发、运营多个部门。

Excel看板实践流程：

• 制作多部门任务分栏，按部门-负责人分组
• 每个任务关联相关部门，设置优先级和依赖关系
• 通过数据透视表动态统计各部门完成率
• 每周自动生成进度报告，便于管理层汇报

创新应用要点：

• 利用“超链接”功能，将任务与详细文档、资源库关联
• 通过“条件格式”对关键任务、瓶颈环节自动高亮
• 用“筛选”功能，快速切换各部门视图，便于跨部门协作

2、敏捷开发Sprint看板

背景：软件团队采用敏捷开发，每2周一个Sprint。

Excel看板实践流程：

• Sprint任务分为“待办”、“开发中”、“测试中”、“已完成”四栏
• 每栏下按负责人、截止日期细分任务
• 进度百分比+数据条实时跟踪每个Sprint进展
• 数据透视表自动统计每个Sprint完成率、延期率

创新应用要点：

• 用公式自动计算每个Sprint的平均开发周期
• 条件格式标记延期任务，推动及时沟通
• 利用图表展示不同Sprint的进度趋势，便于迭代优化

3、年度战略项目甘特图

背景：企业年度战略项目，周期长、任务多、节点复杂。

Excel看板实践流程：

• 用条形图+日期序列制作详细甘特图
• 每个关键节点设置提醒、负责人、依赖任务
• 进度条、剩余天数自动计算，图表动态更新
• 汇总表自动统计整体进度、完成率、延期风险

创新应用要点：

• 用公式实现自动预警：如某任务剩余天数≤3，自动高亮
• 数据透视表按季度统计完成任务数、延期率
• 利用“评论”功能记录每个节点的问题与改进建议

💡 实战总结： >通过Excel看板，不同类型的项目都能实现结构化管理与高效协作。无论是跨部门协同、敏捷开发还是战略项目，Excel看板都能灵活适应、快速部署，助力项目目标高质量达成。

4、Excel看板的局限与优化方向

虽然Excel看板制作项目进度管理表在灵活性和低门槛方面表现突出，但也有一些局限：

• 协作效率受限于本地文件或云端同步能力
• 自动化程度有限，需手动输入/公式维护
• 项目复杂度提升时，表格易臃肿，难以维持可读性

👍 优化建议： >- 项目复杂时，建议分阶段、分模块管理，避免单表过大- 多利用公式、条件格式提升自动化和可视化效果- 对于流程审批、数据填报、统计分析等更复杂需求，可考虑使用专业数字化平台。比如简道云，拥有零代码搭建、强大的数据管理和流程自动化能力，是Excel的高效升级版。 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

四、总结与简道云推荐

综上，如何用Excel看板制作项目进度管理表已成为团队提升项目管理效率、实现目标达成的实用方法。通过合理规划表格结构，灵活应用公式、条件格式、数据透视表等功能，你可以轻松搭建高效的进度管理表，实现任务分工、进度跟踪、风险预警和可视化汇报等多重需求。无论是个人项目还是企业团队，Excel看板都能为你的项目管理赋能。

当然，随着业务发展和管理需求提升，Excel看板也面临协作效率、自动化和流程管理等方面的挑战。此时，推荐你体验国内市场占有率第一的零代码数字化平台——简道云。简道云能在线实现数据填报、流程审批、分析与统计，助力2000w+用户和200w+团队高效协作，是Excel的强力升级版。欢迎试用： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

希望本文能帮助你理解并掌握Excel看板制作项目进度管理表的详细步骤，助力你的项目管理迈入数字化新阶段！ 🚀

本文相关FAQs

1. Excel项目进度看板需要哪些核心字段？怎么设计字段才实用？

有不少朋友在用Excel做项目进度管理时，一上来就复制模板，但其实每个项目的需求不一样，字段设计很关键。比如有没有必要加“优先级”、“负责人”、“截止日期”、或“当前进度百分比”？字段太多太杂容易乱，太少又不够用。到底哪些字段才是刚需，怎么设计更合理呢？

你好，我做项目管理也踩过不少坑，说说我的经验。

• 一般项目进度看板，核心字段建议包含：任务名称、负责人、开始时间、截止时间、当前进度（百分比或阶段）、优先级、备注。
• 任务名称要具体，避免“整理资料”这种泛泛的描述，建议用动词+对象，如“汇总五月销售数据”。
• 负责人很重要，尤其多人协作时，能追溯责任。
• 时间字段建议用日期格式（YYYY/MM/DD），这样便于后期筛选和条件格式化。
• 进度建议用百分比或阶段描述，比如“进行中”、“已完成”，这样可以直观反馈项目状态。
• 优先级分个“高/中/低”即可，不用太细，否则评判标准不统一。
• 备注可以简单补充，比如遇到的困难、资源需求等。

如果觉得字段太多，可以根据实际情况删减，但上面提到的几个基本可以满足绝大多数项目需求。顺便说一句，如果觉得Excel表格太死板，也可以试试简道云这类在线工具，字段可以随心拖拽，还能自动提醒和统计，体验提升不少： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

你们项目如果有特殊流程，还可以加自定义字段，比如“审批状态”或“相关文档链接”。建议别一味套模板，结合自己团队需求来调整，后续维护起来也更轻松。

2. Excel项目进度看板怎么实现自动化更新？有没有快捷的方法？

手动更新进度真的很麻烦，尤其是任务多的时候容易漏掉。有没有什么方法可以让Excel里的项目进度自动化更新，比如用公式、条件格式或者别的技巧？想要省点事，求大神支招。

嘿，这个问题真是太有共鸣了，谁还没被手动更新折磨过呢。

• 可以用Excel的公式来自动计算进度，比如用“已完成任务数/总任务数”得到百分比，在进度栏用=ROUND(已完成/总任务数,2)*100%。
• 如果你用的是团队协作，建议每个成员都在自己的表格里填写进度，然后通过“数据透视表”统一汇总，这样更新很高效。
• 条件格式也是个利器，比如设置“进度大于80%”自动变绿色，“小于50%”变红色，视觉上一看就知道哪些任务有风险。
• Excel的“筛选”和“排序”功能可以快速定位到延期或进度滞后的任务，省去一项项翻查的麻烦。
• 如果项目大、任务多，Excel的“宏”功能能批量处理数据，但入门门槛稍高，如果你不熟编程可以先用上面的公式和条件格式。
• 还可以用“数据有效性”限制进度填写格式，比如只允许输入0%-100%之间的数字，减少错填的情况。

如果你已经被Excel的手动更新烦透了，不妨研究下有没有适合自己的自动化插件，或者干脆用简道云这种在线工具，一键同步，团队协作更顺畅。

3. 如何用可视化图表提升Excel项目进度看板的直观性？

纯表格看起来真的很枯燥，有什么办法能让项目进度一目了然？比如加甘特图、进度条或者其他可视化元素，用Excel能做到吗？有没有什么简单易用的技巧分享？

你好，这个问题确实很实用，毕竟项目表一看就是密密麻麻，领导一眼扫过去都懵。

• Excel自带“条形图”、“柱状图”和“饼图”，用来展示整体进度分布很直观。比如用“已完成/总任务”做一个进度饼图，团队成员一看就知道整体推进到哪儿了。
• 甘特图是项目管理的老朋友，其实Excel也能做。方法是：用“条件格式”把任务的开始和结束日期对应到横轴上，然后填充颜色，就能模拟出时间线效果。市面上也有甘特图模板，自己套用下就行。
• 进度条可以用条件格式里的“数据条”，在进度栏自动显示长度，视觉上很明显，比单纯写数字好用多了。
• 如果需要更高级的可视化，比如多项目对比，还可以用“组合图表”，把不同维度的数据叠加展现，适合团队汇报。
• 别忘了Excel的“切片器”，配合数据透视表筛选不同项目状态，点一下就能切换视角，非常方便。

当然，如果觉得Excel各种图表折腾太费劲，很多人会用简道云这类工具，图表拖拽式搭建，数据实时联动，展示效果非常酷炫。

你们在做进度汇报时，试试这些方法，领导满意度会飙升！

4. 多项目协作时怎么用Excel看板进行权限和版本管理？

很多公司项目不是单人单表，都是团队一起协作。Excel虽然方便，但在多人编辑、权限控制和版本管理方面貌似比较弱，怎么解决这些痛点？有没有实际用过的小技巧？

嗨，这个问题真的很现实，Excel多人协作确实有点头疼。

• 如果大家都用同一个表格，建议放在企业云盘（如OneDrive、Google Drive），开启“协作编辑”功能，能看到谁在编辑、实时同步，减少数据冲突。
• 权限方面，可以设置只读/编辑权限，有些云端服务支持细分到单个sheet或者字段，避免误删误改关键数据。
• 版本管理最简单的方法是定期备份，比如每周存一个历史版本，命名方式统一（如“项目进度_20240601”）。这样出错还能回溯。
• Excel自带“更改历史”功能，能显示最近的编辑记录，但功能有限，不太适合复杂协作。
• 如果多部门协作，建议每个部门维护自己的sheet，再用总表汇总，这样既避免数据冲突，也便于权限分隔。
• 还可以用VBA写点自动保存和版本控制的小脚本，技术上可行，但维护成本略高。

说实话，如果团队规模大，Excel的权限和版本管理真不如专业工具，比如简道云，权限分级细致，版本回溯一键搞定，协作体验好很多。

如果你们团队Excel用到瓶颈，不妨考虑下这些在线工具，省心不少。

5. Excel项目进度看板如何结合任务提醒和自动预警功能？

项目拖延是常态，很多时候不是没人管，是没人提醒。Excel能不能做成那种自动提醒或预警功能，比如任务快到期自动高亮，或者推送消息？有没有实战案例分享下？

哈喽，这个功能我自己用过，非常有用。

• Excel的“条件格式”可以实现基本预警，比如设置“截止日期-今天小于3天”自动变红，任务快到期就醒目提示。
• 可以用公式比如=IF(截止日期-TODAY()<3,"即将到期","")，在备注栏里自动弹出提醒内容。
• 如果用的是Office 365，可以配合Outlook使用“任务提醒”功能，把Excel任务同步到日历，到点自动弹出通知。
• 利用VBA可以实现更复杂的自动提醒，比如弹窗或邮件通知，不过需要一定编程能力，网上有不少开源脚本可以参考。
• 如果团队协作，自己提醒还不够，建议结合企业微信或钉钉，把Excel表里的任务导出，批量推送到群里，大家都能收到提醒。
• 当然，Excel做提醒毕竟有限，像简道云这类工具，自动预警、到期推送、消息提醒都能一键设置，对于项目管理简直不要太省事。

如果你在项目推进中经常遇到拖延和遗忘，可以从条件格式和公式入手，逐步完善提醒机制。实在觉得不够用，考虑外部工具辅助，会更高效！